Pendahuluan

Piutang timbul akibat adanya penundaan pembayaran yang dilakukan oleh pihak ketiga atas terjadinya transaksi kredit pada masa sebelumnya. Bagi organisasi, penundaan pembayaran berarti akan menunda masuknya kas. Hal tersebut secara langsung mempengaruhi kelancaran siklus pendapatan perusahaan. Karena itu, agar tidak mengganggu kegiatan operasional akibat penundaan kas masuk dari piutang, maka perlu pengelolaan piutang yang baik. Hal tersebut pada umumnya dapat dilakukan dengan membatasi jumlah piutang, meminimalkan waktu penggumpulan piutang, serta melakukan penagihan yang baik dan rutin.

Kartu piutang

Pada sistem akuntansi manual, kartu piutang merupakan catatan pembantu yang memuat semua informasi piutang dari pihak ketiga. Kartu ini memuat informasi mengenai data pelanggan, syarat dan ketentuan piutang, batas jangka waktu piutang, serta mutasi penambahan dan pelunasan piutang. Sebagai alat monitoring piutang, kartu ini bertujuan untuk mengetahui riwayat kredit masing-masing pelanggan. Riwayat kredit dapat dijadikan dasar pemberian kredit selanjutnya. Hal ini berlaku pada bisnis perusahaan.

Implementasi kartu piutang di sektor RS agak berbeda. Karena karakteristik model industri, piutang RS tidak sama persis dengan sektor lainnya. Misalnya, pasien yang mendapatkan pelayanan di IGD, sesuai aturan harus dilakukan layanan terlebih dahulu. Hal ini tentu saja berbeda dengan industri non RS, dimana sebelum piutang terjadi akan dilakukan kontrol ketat mengacu pada informasi dari kartu piutang. Secara umum piutang di RS dapat berasal dari; 1) pasien pribadi, 2) piutang pasien perusahaan, 3) piutang pasien BPJS, 4) piutang pasien asuransi kesehatan swasta, 5), piutang pasien JAMKESDA (jika ada), 6) piutang pasien lainnya.

Penggunaan kartu piutang di RS harus mengacu pada pengelompokkan piutang. Agar efektif, analisis umur piutang berbasis kelompok piutang.

Hubungan kartu piutang dengan analisis umur piutang

Informasi kartu piutang akan membantu manajemen dalam mengetahui fluktuasi piutang yang terjadi, sebagai dasar analisis piutang. Analisis umur piutang dilakukan untuk mempermudah evaluasi dan penilaian risiko piutang. Hasil dari evaluasi dan penilaian risiko tersebut akan sangat berhubungan dengan penentuan kebijakan manajemen, seperti pemberian, penagihan dan pelunasan piutang dari pihak ketiga.

Salahsatu cara untuk mengurangi risiko piutang adalah dengan mengurangi jumlah kredit yang akan diberikan pada pihak ketiga. Hal ini penting untuk meyakinkan manajemen bahwa kredit/piutang yang ada ”sangat mungkin “ tertagih. Karena itu, sebelum memberikan kredit, perusahaan harus mereview riwayat piutang pihak ketiga. Agar mendapatkan gambaran jelas mengenai ”proses piutang” di perusahaan bisnis pada umumnya, berikut adalah gambaran proses terjadinya piutang. Misalkan perusahaan A ingin mengajukan kredit, setelah dilakukan pengecekan pada kartu piutangnya, diketahui bahwa perusahaan A pernah memiliki piutang sebesar 100 jt.

Informasi kartu piutang akan terkait dengan 2 hal yaitu; 1) kebijakan krediit (piutang) & 2) analisis umur piutang. Mengacu pada contoh diatas, terlihat bahwa pelunasan kredit sebelumnya yang dilakukan oleh perusahaan A dilakukan secara lambat. Maka untuk kredit berikutnya, jatah kredit perusahaan A akan sangat mungkin untuk dikurangi.  Sedangkan untuk analisis umur piutangnya, dibuat daftar perpiutang. Secara teknis, hal ini dilakukan dengan melakukan pengelompokan piutang berdasarkan umur piutang. Pengelompokan piutang dibagi menjadi kelompok piutang yang sudah jatuh tempo dan yang belum jatuh tempo.

Pada sektor RS, kebijakan pengurangan jumlah kredit tidak “sama persis” dengan yang terjadi di sektor lainnya. Pengurangan jumlah kredit misalnya, mungkin hanya bisa dilakukan untuk piutang dari asuransi perusahaan/swasta. Sedangkan untuk BPJS, manajemen RS akan mengedepankan ”negosiasi”. Dalam analisis umur piutang, RS akan membuat penggolongan per kelompok piutang, sehingga dapat mudah dilihat analisisnya seperti apa.

Kartu piutang dalam SIM terintegrasi di RS

RS yang sudah menggunakan SIM terintegrasi, tidak membutuhkan lagi kartu piutang manual. Dalam SIM terintegrasi, kartu piutang sudah terbentuk secara otomatis setelah ada transaksi penjualan kredit. Begitu juga dengan analisis umur piutang. Analisis ini dapat terbaca dan terrekap dari kartu piutang dalam sistem secara otomatis juga. Sehingga saat mereview piutang, kita dapat mengetahui informasi mutasi dan riwayat piutang masing-masing dari pihak ketiga, analisis umur piutang yang dapat dikelompokkan (per kelompok piutang, per periode, urutan jatuh tempo, nama perusahaan, dll) dan daftar pihak ketika yang sudah di blacklist dari kartu piutang.

Saat ini kita sudah memasuki era industri 4.0. Dengan teknologi saat ini, seharusnya banyak RS yang sudah beralih dari sistem manual ke SIM terintegrasi. Hal ini perlu dilakukan karena sistem ini akan sangat mendukung tingkat validitas data. Sementara sistem manual memiliki banyak kelemahan antara lain; rawan dengan kesalahan/ kecurangan, penelusuran data sulit dilakukan, dan membutuhkan waktu yang lama (karena semua prosesnya manual). Sistem manual juga membutuhkan SDM yang kompeten. Sedangkan dalam SIM terintegrasi, semua transaksinya saling terkait, semua datanya terdokumentasi dengan rapi dan otomatis sehingga mudah dalam penelusuran data. SIM terintegrasi di RS juga akan memiliki tingkat validitas tinggi & tidak membutuhkan waktu pengerjaan yang lama karena banyak data yang sudah otomatis terbentuk dan tidak perlu SDM yang banyak.