Pendahuluan

Perubahan merupakan sesuatu yang terus ada. Perubahan dalam teknologi, pasar, & kebutuhan konsumen membuat organisasi untuk selalu beradaptasi. Karena itu kemampuan beradaptasi manajemen dan kepemimpinan sangat penting. Organisasi dan proses yang terkait perlu dirancang untuk menyesuaikan dengan sifat pekerjaan yang mereka lakukan. Hal ini penting karena adanya tingkat ketidakpastian di lingkungan sekitarnya. Ketika lingkungan kompetitif dan pekerjaan yang terkait stabil dan dipahami dengan baik, teori kontingensi menunjukkan bahwa organisasi akan melakukan yang terbaik dengan desain mekanistik yang sangat terstruktur. Sebaliknya, ketika menghadapi situasi yang tidak pasti dan memerlukan adaptasi berkelanjutan, teori ini menunjukkan bahwa organisasi akan melakukan lebih baik dengan desain organik yang lebih fleksibel.

Menurut Repenning dkk (2018)[1], pendekatan konvensional untuk proses dan desain organisasi hampir seluruhnya statis. Karena secara implisit menganggap bahwa sekali sebuah pekerjaan telah dirancang, semuanya akan berjalan sesuai rencana. Sebaliknya, pendekatan dinamis untuk desain kerja ditunjukkan dengan melihat pekerjaan sebagai respon yang terus berevolusi dan kekurangan yang tidak dapat dihindari dalam organisasi nyata.

Menerapkan Dynamic Work Design

Desain kerja yang dinamis mengakui perubahan dan membangun mekanisme dalam meresponnya. Menurut Repenning dkk (2018), setelah para manajer mengenali kebutuhan di antara mode kerja yang lebih individual dan kolaboratif, mereka dapat membangun empat prinsip untuk menciptakan mekanisme pergeseran yang cocok dengan pekerjaan dalam organisasi mereka.

1. Separate well-defined and ambiguous work.

Perlu dilakukan pemisahkan antara pekerjaan yang terdefinisi dengan baik dan yang ambigu. Hal ini penting karena menangani kedua jenis pekerjaan dalam proses yang sama sering menimbulkan masalah. Dua jenis pekerjaan seringkali dapat dipisahkan dengan inspeksi, tetapi jika tidak bisa, maka carilah elemen dari pekerjaan yang ambigu tersebut. Ketika pekerjaan didefinisikan dengan baik, maka dapat dipindahkan ke tahap berikutnya. Sebaliknya, apabila menemukan suatu pekerjaan tertentu sering dilakukan melalui serangkaian langkah yang sama, itu pertanda bahwa terdapat ambiguitas.

2. Break processes into smaller units of work that are more frequently checked

Memisahkan proses menjadi unit kerja yang lebih kecil dan lebih sering diperiksa. Dalam pembuatan perangkat lunak tradisional dan pre-Toyota serta pengembangan perangkat lunak waterfall, penilaiannya jarang dan tidak terlalu efektif. Akibatnya, kedua pendekatan cenderung lambat menyesuaikan dengan perubahan lingkungan eksternal, serta kualitasnya hanya akan dicapai melalui siklus pengerjaan yang lambat dan mahal. Sebaliknya, ketika penilaian dilakukan sering dan efektif, proses akan sangat mudah beradaptasi dan kualitasnya akan meningkat dengan cepat. Kunci mendasar untuk meningkatkan kesesuaian proses adalah dengan membuat unit kerja yang lebih kecil dan lebih sering diperiksa.

3. Identify the chain of individuals who support those doing the work.

Perlu dilakukan identifikasi terhadap rantai individu yang mendukung dilakukannya pekerjaan. Identifikasi juga perlu dilakukan untuk rantai bantuan. Di bidang manufaktur, rantai bantuan dimulai dengan operator mesin dan SDM (mulai dari pengawas sampai ke manajer instalasi). Dalam perangkat lunak, rantai bantuan dimulai dengan seorang pengembang, bergerak melalui pemimpin tim ke manajer yang lebih senior, dan berakhir pada pelanggan. Sangat penting untuk mengidentifikasi rantai individu yang melakukan dan mendukung pekerjaan. Untuk meningkatkan kesesuaian suatu pekerjaan, maka harus mengetahui pada siapa harus menghubungi ketika ada masalah atau umpan balik diperlukan.

4. Introduce triggers and checks that move work into a collaborative mode.

Perlu juga melakukan pengenalan terhadap pemicu dan cek pemindahan pekerjaan ke mode kolaboratif. Setelah memahami rantai bantuan, ada dua mekanisme dasar yaitu : pemicu dan pemeriksaan. Pemicu adalah tes yang menunjukkan cacat atau ketidakselarasan yang kemudian memindahkan pekerjaan dari mode pabrik ke mode yang lebih kolaboratif. Sedangkan pemeriksaan melibatkan titik yang sudah ditentukan saat pekerjaan dipindahkan ke lingkungan yang lebih kolaboratif untuk penilaian. Dalam pengembangan perangkat lunak, pergeseran ini terjadi setiap hari di mana tim dengan cepat menilai keadaan proyek saat ini.