Pendahuluan

Implementasi DWD terkadang tidak luput dari berbagai kesalahan. Karena itu, dalam Tulsan ini akan diberikan beberapa tips agar kesalahan tersebut terjadi.

Tiga kesalahan dalam implementasi DWD

Repenning (2016)[1], mengungkapkan bahwa ada tiga kesalahan umum yang harus dihindari (sekaligus merupakan tips), saat meningkatkan kinerja organisasi melalui DWD:

1. “There is no process”

Ketika kita memberi tahu orang-orang mengenai dokumen desain kerja yang ada, kita sering mendengar bahwa, “tidak ada proses dalam menyelesaikan pekerjaan”. Ini hampir pasti tidak akurat. Jika pekerjaan dilakukan secara semi-reguler, ada proses untuk melakukannya. Proses tersebut mungkin tidak tertulis, dan mungkin berbeda untuk setiap orang. Karena itu penting untuk memahami bahwa tetap ada proses meskipun itu tidak tertulis merupakan hal penting. Sayangnya, proses yang kita inginkan di tempat kerja biasanya akan sedikit mirip dengan cara kerja yang dilakukan hari ini, dan oleh karena itu akan ditolak.

Sangat penting untuk memahami tentang mengenai bagaimana dan mengapa pekerjaan itu dilakukan sebelum mencoba mengubahnya. Orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut mungkin tidak bodoh dan melalui penyesuaian pola, telah muncul beberapa cara bagus untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Jadi mulailah meninjau dengan memahami bagaimana suatu pekerjaan terjadi, walaupun jika prosesnya tidak tertulis. Hal ini akan menangkap bagaimana pekerjaan bergerak melalui sistem, orang-orang yang melakukannya, apa yang mereka terima, dan apa yang mereka transfer.

Memahami bagaimana pekerjaan dilakukan sering difasilitasi dengan mengembangkan peta proses sederhana. Bahkan jika ada proses yang formal & tertulis, tetap perlu meninjau dan melihat pekerjaan yang sedang dilakukan. Dalam banyak kasus kita akan menemukan orang-orang yang melakukan pekerjaannya dengan membuat modifikasi sendiri. Setelah paham bagaimana pekerjaan dilakukan, buat perubahan spesifik yang ditargetkan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih baik. Cara ini akan membuat kemajuan jauh lebih cepat dan dengan sumber daya yang jauh lebih sedikit.

2. “There is no standard process”

Setelah melakukan peninjauan, terutama dalam pekerjaan non-manufaktur, akar penyebab yang sering disimpulkan adalah kurangnya proses standar. ketika seorang perancang kerja menyimpulkan bahwa masalah itu berakar pada kurangnya proses standar, mereka mulai menstandardisasi semuanya (biasanya dengan bantuan konsultan). Pendekatan ini biasanya gagal dan mengikis kredibilitas.

Keinginan untuk otonomi dan kontrol atas lingkungan seseorang adalah pendorong mendasar dari perilaku manusia, sehingga orang secara alami menolak pekerjaan mereka terstandardisasi. Ini ternyata membuat kasus yang kredibel mengapa standardisasi akan membantu organisasi mencapai targetnya. Jika mencoba menstandardisasi semuanya demi kepentingan kita sendiri, maka akan sulit. Strategi yang jauh lebih produktif dimulai dengan hasil yang dibutuhkan dari proses dan kemudian melalui pemecahan masalah terstruktur, mengidentifikasi tempat-tempat tertentu di mana variabilitas dalam bagaimana suatu pekerjaan dijalankan menghasilkan masalah. Lacak sumber variabilitas tersebut ke satu atau lebih prinsip yang hilang. Dengan perkiraan ini, intervensi dapat fokus pada perbaikan bagian-bagian yang rusak untuk menghilangkan variabilitas tersebut. Cara standar dalam suatu penugasan mungkin merupakan bagian dari solusi tersebut, tetapi seringkali hanya sebagian. Sering ada alasan mengapa orang tidak melakukan hal-hal dengan cara yang sama, itu dapat ditemukan dengan melihat pekerjaannya.

Proses standar adalah bagian kunci dari desain kerja yang baik. Namun, proses standar dapat dibuat dari pemberian umpan balik yang teratur mengenai pemenuhan target atas pekerjaan mereka, dan kemudian melibatkan mereka dalam upaya memahami apa yang terjadi ketika gagal. Dengan kata lain, jangan mencoba menstandardisasi seluruh proses sekaligus. Sebaliknya, pahamilah yang dimiliki hari ini dan kemudian, mulailah memperbaiki satu masalah pada satu waktu. Hasilnya akan menjadi proses yang jauh lebih kuat dan benar-benar diikuti orang.

3. There is no accountability

Beberapa orang mengatakan bahwa masalah mereka muncul karena proses di mana para pihak/anggota tidak memiliki akuntabilitas untuk hasil. Menciptakan lebih banyak akuntabilitas dapat menjadi solusi yang kuat (meskipun harus digunakan dengan hati-hati), tetapi perlu dipandu oleh perkiraan yang cermat. Akuntabilitas biasanya muncul secara alami ketika pekerjaan dirancang dengan cara yang memungkinkan orang untuk menyesuaikan aktivitas dan niat. Jika kita mengira akuntabilitas adalah solusi yang baik, sebelum mengubah apa pun, pastikan bahwa kita telah melakukan pekerjaan dengan baik: 1) memberikan target yang jelas; 2) umpan balik reguler mengenai kemajuan terhadap target tersebut; dan 3) menghilangkan hambatan struktural (yaitu desain kerja) untuk mencapai target tersebut. Intervensi pertanggungjawaban biasanya hanya efektif ketika elemen-elemen ini sudah berhasil. Kalau tidak, intervensi akuntabilitas biasanya hanya mengarah pada dalih dan penekanan pelaporan.