Oleh; Tubagus Raymond

Pentahapan dalam melakukan perhitungan UC perlayanan

TAHAP 9: LAPORAN UC PERLAYANAN BERKALA & EVALUASI

Pada tahap ini terkait dengan 3 unit/tim adhock mengacu pada penjelasan sebelumnya, yaitu urusan akuntansi biaya (urusan UC perlayanan), cost manager unit, & tim RS. Berikut adalah kegiatan ketiga unit/tim adhock yang terkait dengan laporan biaya, laporan UC perlayanan & evaluasi.

1. Unit akuntansi biaya (urusan UC perlayanan).

Setelah melewati 8 tahapan, pada tahap ini unit/urusan UC perlayanan akan melakukan pekerjaan sbb;

• Menyajikan laporan biaya perunit untuk setiap bulan,
• Menyajikan laporan UC;
  • Setiap 6 bulan,
  • Setiap 3 bulan,
  • Setiap 1 bulan.
• Selalu melakukan koordinasi dengan manager cost unit pelayanan & tim RS terkait dengan adanya tambahan unit pelayanan, tambahan layanan di ruangan, atau adanya perubahan dalam ”pemicu biaya”.

2. Cost management unit.

Cost management unit (CMU) berada di setiap unit pelayanan. CMU akan melakukan review berkelanjutan dan tinjauan berkala terkait dengan biaya & pemicu biaya. Perubahan jenis layanan disetiap unit (bertambah atau berkurang) sangat mungkin terjadi. CMU harus dijadwalkan untuk secara berkala melakukan untuk tinjauan terhadap ”pemicu biaya” yang komprehensif. Setiap ”pemicu biaya” di unit pelayanan harus direview setiap satu hingga dua tahun. Kecuali ada tambahan jenis layanan yang segera membutuhkan identifikasi ”pemicu biaya.

Setelah berada pada tahap ini, tugas setiap Cost management unit aalah;

• Berkoordinasi dengan urusan UC perlayanan dalam hal suplai data biaya yang dibutuhkan,
• Mengevaluasi ”laporan biaya unit”-nya setiap bulan untuk dilakukan perbaikan kedepannya,
• Secara berkala melakukan review terhadap ”pemicu biaya” (1-2 tahun sekali), kecuali ada tambahan jenis pelayanan baru di unit layannya yang mendesak untuk segera diidentifikasi ”pemicu biaya”.
• Berkoordinasi dengan Tim RS & urusan UC perlayanan apabila ada tambahan unit pelayanan baru.

3. Tim RS.

Sebagai perwakilan manajemen tugas tim RS yang terberat adalah pada tahap 1-8. Sedangkan pada tahap ini, tugas tim RS adalah;

• Berkoordinasi dengan urusan UC perlayanan untuk memastikan bahwa laporan biaya unit & laporan UC perlayanan terus dihasilkan secara berkala,
• Berkoordinasi dengan cost management unit & urusan UC perlayanan apabila ada tambahan unit pelayanan baru,

Pemicu biaya atau cost driver sangat penting dan berperan dalam mengaplikasikan akuntansi biaya RS dengan metode ABC. Satu hal yang perlu diingat bahwa ”pemicu biaya” dapat berbeda antara 1 RS dengan RS lainnya. Karena  itu, mencontoh dari RS lainnya untuk diterapkan (misalnya untuk 1 unit pelayanan tertentu) sangat mungkin sulit diimplementasikan. Permasalahan ketersediaan data, karakteristik RS, dll menjadi penyebab antar RS dengan unit layanan yang sama, tidak akan memiliki ”pemicu biaya” yang sama. Karena ”pemicu biaya” merupakan bagian dari sistem akuntansi biaya di suatu RS yang dikembangkan berdasarkan pertimbangan banyak faktor.

Meskipun proses perhitungan UC perlayanan dengan metode ABC terlihat kompleks, namun dengan melaksanakan 9 tahapan seperti yang diuraikan sebelumnya akan secara efektif mengurangi waktu dan investasi sumber daya yang diperlukan. Pemanfaatan 9 tahapan ini akan merampingkan implementasi, memberi pelajaran & dampaknya bagi unit pelayanan, serta memastikan kredibilitas biaya unit. Setelah melalui ke 9 tahapan diatas, proses selanjutnya biasanya akan mempersingkat implementasi dari 2 bulan atau lebih menjadi kurang dari 1 bulan.

Organisasi pelayanan kesehatan (seperti RS), membutuhkan data biaya untuk membuat keputusan yang tepat. Biaya “asumsi” seperti metode konvensional (seperti double distribution, RCC atau metode lainnya) sangatlah tidak layak. Tanpa data biaya yang kredibel dan terperinci, pada dasarnya tidak mungkin bagi organisasi kesehatan untuk mengelola kegiatan operasional secara strategis. Sudah waktunya bagi RS yang belum melakukan investasi dalam akuntansi biaya untuk melakukannya dan menjadi lebih siap untuk industri yang menantang dan cepat berubah.

Pada tahap awal untuk implementasi ke 9 tahapan diatas, disarankan melalui bimbingan professional yang berpengalaman dilengkapi software khusus perhitungan UC perlayanan. Setelah itu, RS dapat melakukan prses perhitungan UC perlayanan dengan metode ABC (dibantu software khusus) minimal 3 bulan sekali secara mandiri.