Oleh; Tubagus Raymond

3.  Manfaat SIM terintegrasi bagi manajemen

Kasus diatas menarik untuk dijadikan pelajaran bagi manajemen RS. Modul billing system yang telah digunakan di banyak RS di Indonesia, memang hanya mengakomori merupakan transkasi penjualan dan tidak untuk kepentingan lainnya (seperti pengendalian biaya bahan medis habis pakai). Modul ini bahkan telah digunakan lebih dari 5 tahun di banyak RS, tanpa mengembangkan SIM yang lebih luas dan terintegrasi. Pada kasus diatas pengembang SIM RS berhasil memanipulasi manajemen RS dengan tampilan depan sehingga tampak telah terpasang 3 modul. Padahal hanya 2 modul (billing system & akuntansi), itupun tidak terintegrasi. Sebagai informasi, software “akuntansi mandiri” banyak di jual di pasar dengan harga “relatif” murah.

Perubahan cara pandang manajemen & pemilik tentang SIM RS harus dilakukan, seandainya ingin memaksimal SIM menjadi keunggulan untuk bersaing. Persaingan RS kedepan sangat membutuhkan dukungan informasi yang cepat, akurat, & terintegrasi, yang dihasilkan dari SIM terintegrasi. Apabila dirancang dengan baik saat pengembangan SIM dengan beberapa modul terintegrasi, SIM dapat mengambil alih fungsi pencatatan, pengendalian, dan pelaporan yang selama ini dilakukan oleh SDM.

Agar usaha meningkatkan pendapatan dan pengendalian biaya dapat berhasil, implementasi SIM terintegrasi mutlak diperlukan di RS. Bagi RS yang telah memiliki billings system, segeralah untuk mengembankan berbagai modul lainnya dan integrasikan dengan billing system tersebut. Bagi RS yang belum memiliki billing system akan lebih mudah karena mengembangkan SIM terintegrasi sejak awal. Berikut adalah beberapa manfaat SIM SIM terintegrasi di RS;

1. Mendorong dalam meningkatkan kualitas pelayanan RS. Saat ini, masyarakat semakin teliti & hati-hati dalam memilih pelayanan kesehatan di RS. Hal ini menun-tut RS untuk mengutamakan kepuasan pasien, agar bisa bersaing dengan RS lainnya. SIM yang baik sangat diharapkan untuk dapat mendorong meningkatkan kualitas layanan. SIM-Registrasi pasien misalnya, akan dapat membantu keluarga pasien dalam mengetahui di unit mana keluarganya inap. SIM-Billing System juga akan dapat mempercepat proses pembayaran pasien saat selesai mendapatkan pelayanan kesehatan, sehingga tidak harus menunggu berjam-jam.

2. Mengintegrasikan informasi dalam menyusun laporan. Sistem pengolahan data yang tidak terintegrasi dapat menimbulkan banyak kesulitan. Berbagai data yang ada di instalasi, bagian/unt, diolah secara terpisah dengan menggunakan file terpisah, sehingga sering menimbulkan duplikasi file. Permasalahan lain yang juga sering timbul; a) Data & informasi yang tidak sinkron antar bagian yang ada di RS, b) terhambatnya realtime proses, dan c) kemungkinan terjadinya kebocoran (tidak efisien). Dengan pengembangan SIM diharapkan akan memenuhi berbagai laporan yang dibutuhkan unit tanpa harus melakukan entry ulang. 

3. Meningkatkan kinerja SDM RS. Pada sistem manual, SDM lebih banyak dimanfaatkan untuk melakukan pekerjaan administrasi seperti pencatatan, perhitungan, pengklasifikasian, penyimpanan, pengumpulan data dll, padahal pekerjaan tersebut seharusnya bisa digantikan dengan menggunakan komputer. Akibatnya untuk pekerjaan administrasi yang terlalu banyak, jumlah SDM yang diperlukan juga lebih banyak, padahal biaya SDM sekarang cukup mahal.

4. Membantu manajemen mendapatkan informasi yang akurat & tepat waktu. SIM yang dirancang terintegrasi harusnya mengakomodir semua kebutuhan informasi mulai dari manajer bawah, menengah, hingga manajemen puncak(direksi). Apabila hal ini telah dilakukan, informasi yang dihasilkan SIM merupakan informasi yang akurat, tepat waktu, sehingga akan dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan.

5. Membantu manajemen dalam melakukan pengendalian. Salahsatu sumber pendapatan penting di RS adalah obat. SIM yang baik harusnya dirancang dengan sistem validasi mulai dari PO (order pembelian), validasi manajemen atas PO, pembelian barang, penerimaan barang, validasi manajemen, hingga otomatisasi masuknya stok dalam sistem. Mutasi obat kesemua gudang akan dapat dilihat manajemen kapanpun dibutuhkan. Hal ini akan dapat menekan tingkat kebocoran dalam pengelolaan obat.

4. Modul-modul standar SIM di RS

Pengurangan jumlah SDM dalam melakukan pekerjaan administrasi seperti pencatatan, perhitungan, pengklasifikasian, penyimpanan, dan pengumpulan data, belum akan terlihat apabila RS baru menggunakan billing system saja. Apabila  RS minimal telah mengimplmentasi 3 modul SIM (Billing system, Farmasi, dan akuntansi), minimaliasi kebutuhan SDM dalam melakukan kegiatan pencatatan hingga pengumpulan data akan terlihat.

Sebagai gambaran untuk manajemen, berikut adalah beberapa modul standar yang harusnya mulai dipikirkan manajemen untuk digunakan dalam SIM terintegrasi di RS. Walaupun terlihat permodul tapi sebagai SIM terintegrasi, setiap modul tersebut haruslah saling terintegrasi.

1. Modul Registrasi & Billing Sistem. Modul ini dirancang secara khusus untuk menangani pendaftaran dan transaksi-transaksi pasien di rawat jalan, rawat inap dan rawat darurat. Semua transaksi penjualan RS (jasa maupun obat) diakomodir dalam modul ini. Demikian juga untuk transaksi pasien BPJS. CDalam konteks SIM terintegrasi, keterkaitan dengan modul lainnya seperti modul farmasi dan akuntansi juga harus diakomodir.

2. Modul Farmasi & Sistem Persediaan. Menangani masalah transaksi obat baik pembelian untuk internal, penjualan untuk pasien RS, pelanggan bukan pasien, mutasi hingga stock opname. Fungsi pengendalian, aplikasi EOQ, analisis kefarmasian, dan keterhubungan dengan modul akuntansi untukproses HPP otomatis harus diakomodir dalam modul ini.

3. Modul Rekam Medik. Modul ini menangani pencatatan data medis pasien guna keperluan informasi history   kesehatan pasien. Modul ini juga harus mengakomodir berbagai laporan yang dibutuhkan.

4. Modul Aktiva tetap. Modul ini akan mengakomodir manajemen aktiva tetap dan terintegrasi dengan modul akuntansi dalam konteks biaya penyusutan & nilai aktiva tetap yang secara otomatis akan tersaji.

5. Modul Akuntansi. Modul ini berfungsi untuk menampung & mencatat seluruh transaksi-transaksi di RS untuk menghasilkan laporan keuangan bagi pihak manajemen secara cepat dan akurat. Apabila RS telah menggunakan modul billing system, farmasi, & aktiva tetap maka semua transaksi keuangan dalam ketiga modul tersebut langsung menjadi “jurnal otomatis” saat transaksi dilakukan. Jurnal manual di modul akuntansi hanya dilakukan untuk transaksi yang tidak diluar modul yang ada. Pengakuan piutang dan hutang akan langsung masuk secara otomatis dalam daftar saat transaksi terjadi.

5. Kesimpulan.

SIM terintegrasi haruslah menjadi prioritas manajemen RS saat ini. Tuntutan pasar & kebijakan pemerintah (kebijakan pasien BPJS), mengharuskan manajemen RS untuk membenahi semua aspek di RS termasuk SIM. Investasi terhadap SIM terintegrasi haruslah mulai disandingkan dengan investasi bermodal besar yang terjadi di RS. Karena, dengan memiliki SIM terintegrasi RS akan terfokus pada SDM yang profesional baik medis maupun non medis. Pekerjaan yang bersifat administratif dan pelaporan akan langsung diperoleh dari SIM, sehingga SDM non medis hanya dibutuhkan kemampuan menganalisisnya.