Pendahuluan

Industri pelayanan kesehatan merupakan industri yang padat modal & tekhnologi. Karena itu, industri ini selalu berinvestasi pada berbagai aktiva tetap seperti; alat (medis dan non medis), perlengkapan, dan aset lainnya dalam memberikan layanan kesehatan yang berkualitas kepada pasien. Investasi yang ukup besar dalam aktiva tetap haruslah dibarengi dengan pendataan & penelusuran aset yang efektif. Hal ini harus dilakukan organisasi pelayanan kesehatan (termasuk RS), untuk memastikan pemberian layanan yang efisien dan mengurangi peralatan yang hilang.

Menurut Saha  (2019)[1], diperkirakan bahwa peralatan yang hilang dan dicuri menimbulkan kerugian bagi RS di AS mencapai $ 4.000 per tahun per tempat tidur. Sedangkan pencurian peralatan menimbulkan biaya RS setidaknya $ 52 juta per tahun. Di Indonesia, belum ada penelitian mengenai hal ini. Tetapi, hal seperti yang terjadi di AS mungkin saja terjadi.

Upaya meningkatkan proses penelusuran aset

Organisasi layanan kesehatan dapat mengambil manfaat dari penelusuran aset dalam banyak cara. Langkah penelusuran aset dapat membantu pengelolaan aset yang efisien, menghemat biaya, dan pada akhirnya dapat meningkatkan pemberian layanan. Untuk meningkatkan proses penelusuran aset organisasi pelayanan kesehatan, Saha  (2019), memberikan beberapa langkah yang perlu dilakukan, yaitu;

1. Perform a complete inventory audit and tag all assets with unique identification numbers.

Mengkategorikan aset berdasarkan jenis, mendokumentasikan nilai aset, masa kerja, informasi pabrikan, vendor suku cadang, & informasi lain mengenai setiap aset sangat penting untuk memudahkan pengelolaan aset setiap waktu. Status operasional semua aset yang ada harus didokumentasikan, serta catatan pemeliharaan sebelumnya.

Pengkategorian aset sangat penting selama audit inventaris awal, karena aset dari berbagai jenis tersebut akan memerlukan jadwal perawatan serta prosedur manajemen aset yang berbeda untuk tiap jenis atau kategori aset. Audit inventaris lengkap dan penandaan semua aset yang ada merupakan dasar dari praktik manajemen aset yang baik untuk organisasi layanan kesehatan.

2. Choose asset tags and barcode labels suitable for the application.

Sangat penting untuk memilih label aset yang tahan dalam berbagai kondisi. Foil labels dan polyester barcode labels adalah opsi yang sesuai untuk menandai berbagai aset pelayanan kesehatan, seperti peralatan komputer. Sedangkan Metalphoto® Aluminum Asset Tags dan Metalphoto® Foil Labels, ideal untuk menandai aset bernilai tinggi dengan daya tahan yang tahan lama, dan two-part asset tags berguna untuk menyederhanakan dokumentasi dan pencatatan.

3. Optimize equipment utilization with an inventory management solution.

Banyak RS yang akhirnya berinvestasi berlebihan dalam aset. Dengan menerapkan sistem manajemen inventaris RS, organisasi dapat mengurangi (atau bahkan menghilangkan) pembelian peralatan yang berlebihan dan tidak perlu dengan mengoptimalkan pemanfaatan peralatan. Pemberian label dan dokumentasi peralatan dalam database terpusat akan memudahkan staf dalam menemukan alat, perlengkapan, dan peralatan yang mereka butuhkan saat memberikan perawatan yang efisien. Hal ini juga membuat manajemen lebih mudah dalam mengelola proses pengujian, inspeksi, dan pemeliharaan yang diperlukan oleh organisasi layanan kesehatan dalam mempertahankan kepatuhannya terhadap peraturan.

4. Develop an asset lifecycle management system.

Penelusuran aset dengan menggunakan perangkat lunak manajemen aset, dapat memudahkan dalam mengelola siklus hidup untuk berbagai jenis aset. Dengan menggunakan metode ini, organisasi layanan kesehatan dapat memantau kondisi aset, mengelola jadwal perawatan, dan melacak biaya selama penggunaan aset. Organisasi dapat memilih untuk mengganti aset setelah aset tersebut terdepresiasi penuh, guna meningkatkan keselamatan dengan menarik aset tua tersebut dari layanan sebelum terjadi kecelakaan atau gangguan permanen.

Manajemen siklus hidup aset juga menyediakan data penting bagi organisasi layanan kesehatan yang dapat menginformasikan investasi peralatan di masa mendatang. Misalnya, penyedia layanan kesehatan dengan data aset historis dapat dengan mudah mengidentifikasi aset yang memiliki keunggulan antar jenis aset lain yang sama. Hal ini memungkinkan untuk memilih produsen yang menawarkan nilai terbaik saat tiba waktunya untuk mengganti peralatan.

5. Implement preventive maintenance.

RS dan organisasi layanan kesehatan lainnya mengelola sejumlah besar aset bernilai tinggi. Penelusuran aset dapat merampingkan pengelolaan program pemeliharaan preventif, yang dapat mengurangi frekuensi kerusakan tak terduga dengan mengidentifikasi potensi masalah peralatan sebelum gangguan terjadi. Selain itu, pemeliharaan preventif yang berkelanjutan dapat memperpanjang usia pakai dari aset-aset bernilai tinggi tersebut, dengan menjaganya tetap dalam kondisi kerja yang optimal. Penelusuran aset juga dapat membantu RS dalam melacak prosedur sanitasi untuk mengurangi infeksi nosokomial.

6. Implement a check-in/check-out system.

Ketika aset ditandai dengan nomor identifikasi unik, organisasi layanan kesehatan dapat menerapkan sistem check-in/check-out untuk memperoleh informasi kesediaan dan lokasi aset. Data yang dikumpulkan dari waktu ke waktu memungkinkan untuk optimalisasi investasi, sehingga aset yang sering digunakan dan terbatas saat dibutuhkan adalah aset yang harus ditambah dalam inventaris organisasi layanan kesehatan.

Apabila ada beberapa aset yang identik tetapi jarang digunakan secara bersamaan, organisasi dapat mengurangi jumlah aset tersebut dalam inventaris mereka. Hasilnya, biaya peralatan dapat menjadi lebih rendah tanpa mengorbankan ketersediaan peralatan yang vital.