Pendahuluan

Investasi dalam aset (aktiva lancar dan aktiva tetap) di organisasi pelayanan kesehatan difokuskan pada layanan dan kepuasan pasien. Namun, RS terkadang lalai dalam mengelola aset yang dimilikinya (pengelolaan persediaan secara tidak efisien dan menghabiskan terlalu banyak waktu/mismanajemen dalam aktiva tetap). Sangat diperlukan untuk mengganti proses manual yang tidak efisien & memungkinkan human error ke system yang berbasis tekhnologi informasi.

Manajemen aset yang dimaksud dalam tulisan ini adalah manajemen yang terkait dengan persediaan dan aktiva tetap. Dalam manajemen persediaan sangat dibutuhkan otomatisasi sistem manajemen persediaan. Sedangkan dalam manajemen aktiva tetap (inventaris/peralatan medis), dibutuhkan penggunaan tag aset untuk penggunaan instrumen medis yang efisien.

Alasan penerapan manajemen aset

Menurut Chauhan[1], terdapat beberapa alasan penting mengapa industri pelayanan kesehatan harus menerapkan sistem manajemen asset (inventaris) yang baik yaitu;

1. Improves patient experience,

Aset dan peralatan yang dikelola secara efektif akan menciptakan citra positif bagi pasien serta RS.

2. Track of Medication,

Obat merupakan barang yang mudah rusak. Oleh karena itu, obat-obatan dan persediaan bank darah perlu dilacak secara teratur untuk menghindari kadaluwarsa yang diikuti oleh pemborosan yang dihasilkan.

3. Increased Visibility,

Sebagai hasil dari sistem pelacakan dan pengelolaan perangkat medis yang tepat, visibilitas peralatan dan hal-hal lain akan meningkat, karena dapat ditemukan kapan pun dibutuhkan. Oleh karena itu, lokasi peralatan yang dapat dilacak sangat penting.

4. Availability of Equipment,

Dokter serta penyedia layanan kesehatan lainnya, harus menghadapi keadaan darurat setiap hari. Oleh karena itu, ketersediaan peralatan yang tepat di waktu yang tepat sangat penting.

5. Short Healthcare Workflow,

Mengelola inventaris secara manual dan rutinitas fisik, menjadi tidak perlu.

6. Track of Inventory Level,

Sangat penting untuk menyimpan data yang akurat dan real-time. Organisasi pelaanan kesehatan tidak dapat mengambil risiko kehilangan atau kekurangan inventaris terutama saat dokter menangani masalah kesehatan kritis. Sistem manajemen inventaris harus memiliki fitur penting berupa peringatan dan pemberitahuan, setiap kali inventaris berada di bawah atau di atas tingkat yang telah ditentukan sebelumnya.

7. Execute the Supply Management System:

Sistem ini membantu RS untuk mengurangi pengeluaran dan menjaga struktur anggaran. Ini akan melibatkan perolehan sumber daya, manajemen persediaan, pengiriman barang, dan layanan potensial untuk penyedia dan pasien.

8. Automated Inventory Management:

Organisasi pelayanan kesehatan harus mengadopsi sistem manajemen inventaris otomatis untuk melacak dan menelusuri inventaris yang digunakan di RS setiap hari. Untuk pelacakan yang efektif dan akurat serta pengelolaan pemanfaatan aset, gunakan barcode, dan tag dengan nomor identifikasi unik. Sehingga, perawat dan dokter dapat memindai tag kode batang dengan perangkat pemindai atau smartphone untuk menyimpan data yang diperlukan yang secara bersamaan ditransfer ke sistem melalui sistem manajemen otomatis untuk memastikan pelaporan yang akurat.

9. Asset Tags for Chech-in and Check-out:

Tag aset digunakan untuk meningkatkan efisiensi sistem manajemen inventaris otomatis. Melalui sistem, pengguna dapat menetapkan label ke peralatan dengan kode batang yang disematkan dengan nomor identifikasi unik untuk setiap item. Pemberian tag ini memungkinkan proses pencatatan check-in dan check-out secara cepat.

10. Investment Protection:

Sebagian besar organisasi pelayanan kesehatan telah berinvestasi dalam peralatan berat dan mahal untuk memenuhi permintaan pasien. Selalu ada kebutuhan pemeliharaan rutin peralatan ini untuk fungsionalitas dan daya tahan jangka panjangnya. Oleh karena itu, sistem manajemen inventori harus memiliki fitur yang dapat melacak pemeliharaan dan juga dapat memberi peringatan jadwal pemeliharaan agar tidak terlewat.

[1] Mukta Singh Chauhan, (tanpa tahun), How Functional is Inventory Management in Healthcare Industry?