Pendahuluan

Penyajian berbagai laporan terkait keuangan bagi manajemen, menunjukkan betapa pentingnya akuntansi dalam organisasi pelayanan kesehatan. Penerapan praktek akuntansi yang baik dapat meningkatkan berbagai hal, termasuk dapat mengurangi atau menghilangkan ketidakefisienan, kekurangan, dan pemborosan yang sering ditemukan di fasilitas/ruang perawatan medis.

Untuk meningkatkan kualitas informasi akuntansi, sangat diperlukan fasilitas prosedur dan praktik akuntansi yang memungkinkan penyajian laporan terkait keuangan menjadi valid. Hal ini terkait dengan peran informasi akuntansi dalam mendukung manajemen dalam pengelolaan pendapatan dan pengeluaran.

Manajemen siklus pendapatan  & masalah dalam akuntansi

Menurut Infinger (2017)[1], manajemen siklus pendapatan (Revenue Cycle Management/RCM) dalam layanan kesehatan berfungsi mengelola pembayaran atas pelayanan medis yang telah diberikan, pemrosesan klaim, dan pendapatan yang dihasilkan secara umum. Pengelolaan siklus pendapatan pasien secara efektif untuk fasilitas medis memerlukan penggunaan perangkat lunak penagihan medis khusus, untuk secara akurat mengawasi pemrosesan klaim. Faktanya, siklus pendapatan dalam pelayanan kesehatan mencakup beberapa prosedur akuntansi dasar, seperti mengumpulkan pembayaran, menentukan kelayakan, memastikan pengkodean dilakukan secara akurat, melacak klaim, dan menindaklanjuti klaim yang ditolak.

Terkait dengan hal tersebut diatas, jika staf akuntansi gagal memastikan pasien membayar tagihannya, atau gagal membuat laporan lebih akurat mengenai perusahaan asuransi yang membayar tagihan tersebut, maka pelunasan tagihan, tanggung jawab penggajian, dll akan terganggu. Masih mengacu pada pendapat Infinger (2017), di luar persoalan tagihan pasien yang tidak terbayar, masalah juga dapat dipicu dari faktor staf akuntansi. hal ini dapat terjadi apabila :

1. Accounting staff hasn’t been properly educated or trained in proper accounting  procedures/processes.

Optimalisasi RCM dapat dibandingkan dengan supply chain. Kegagalan satu staf administrasi dalam melakukan tugasnya dapat memengaruhi seluruh rantai/supply chain. Tidak melakukan pengkodean dengan benar, entri data yang tidak akurat, atau gagal melakukan tugas tertentu yang dapat secara negatif mempengaruhi laporan yang disajikan.

2. Poor staff-to-staff communication. 

Meskipun sibuk dalam melakukan banyak tugas, staf dapat memperoleh masalah apabila meremehkan peran mereka dalam proses akuntansi. Dokter dan manajer tidak dapat hanya berasumsi bahwa mereka melakukan pekerjaannya sendiri, begitu juga sebaliknya. Pertemuan rutin perlu dilakukan sehingga laporan keuangan dapat ditinjau mengenai keakuratannya dalam penagihan, pendapatan, dan piutang.

3. Improper workflow. 

Para staf akuntansi yang telah dilatih dengan benar harus dapat memastikan kelayakan pasien, status asuransi, dan jumlah pembayaran yang seharusnya. Membandingkan slip biaya dengan biaya yang hilang (jika ada) juga diperlukan. Jika tidak ada alur kerja yang baik, langkah-langkah dalam proses RCM dapat dilewatkan, tugas-tugas mungkin dilupakan, dan jumlah kesalahan dapat meningkat.  Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan yang menimbulkan biaya.

Mengapa akuntansi dalam pelayanan kesehatan menjadi penting?

Selain kendala/masalah yang telah disebutkan, terdapat hal yang tidak dapat diabaikan. Menurut Infinger, sekitar 26% dari klaim yang diajukan secara cepat dan akurat juga ditolak dengan cepat. Dan sekitar 40% dari klaim yang ditolak tersebut, untuk beberapa alasan tidak pernah diajukan kembali. Hal ini menimbulkan kerugian substansial dari pendapatan fasilitas layanan kesehatan.

Praktik akuntansi yang buruk tidak selalu menyebabkan kebangkrutan, namun akan mempengaruhi berbagai proses. Seluruh operasi yang berkaitan dengan akuntansi harus ditinjau dan diperiksa ulang demi akurasi, ketepatan waktu, dan efisiensi. Setidaknya, pastikan bahwa setiap SDM mengerti betapa pentingnya akuntansi yang dikelola dengan baik untuk kelangsungan hidup seluruh organisasi.