Pendahuluan

Sistem manajemen SDM sangat penting dalam organisasi bisnis manapun. Karena itu, sangat baik bagi organisasi untuk mulai merancang sistem SDM agar segera dapat digunakan. Reshetilo (2018)[1], menyarankan beberapa langkah dalam merancang sistem SDM, yaitu;

• Tetapkan tujuan pekerjaan,
• Gambarkan proses ‘sebagaimana adanya’,
• Lihat apakah perlu meningkatkan alur kerja saat ini.
• Kembangkan visi untuk solusi,
• Membuat bagian kerja yang kecil.

Tetapkan tujuan pekerjaan

Saat merencanakan pengembangan sistem manajemen SDM secara custom, perlu diingat bahwa itu hanyalah alat untuk mencapai tujuan bisnis, seperti perangkat lunak otomasi bisnis lainnya. Ini akan membantu menyalurkan pemikiran ke arah yang benar dan menyelaraskan sasaran pekerjaan dengan sasaran bisnis keseluruhan. Misalnya, jika organisasi memiliki tingkat turnover tinggi dan pertumbuhan bisnis bergantung pada seberapa cepat organisasi dapat merekrut karyawan baru dan membuat mereka siap kerja, maka sistem SDM baru harus dapat fokus membantu hal tersebut.

Gambarkan proses ‘sebagaimana adanya’

Manajemen perlu mendapatkan gambaran lengkap mengenai cara kerja organisasi saat ini. Minta semua orang yang terlibat dalam SDM organisasi, untuk menggambarkan dan memetakan proses kerja mereka. Kemudian, dilakukan penggabungan semua bagian dan membuat gambaran proses SDM. Hal ini akan memberikan pemahaman lengkap terkait proses saat ini, sehingga dapat membantu menjelaskan situasi ini kepada konsultan eksternal.

Lihat apakah perlu meningkatkan alur kerja saat ini

Setelah memiliki pemahaman lengkap mengenai cara kerja semuanya, kemudian dilakukan pengamatan terkait apakah hal ini merupakan cara optimal untuk melakukan sesuatu. Perlu diingat bahwa tidak ada perangkat lunak yang akan membantu apabila proses berantakan dan tidak efisien. Yang terjadi bisa saja malah melipatgandakan kekacauan.

Kembangkan visi solusi Anda

Setelah semuanya sesuai dengan langkah sebelumnya, kemudian dapat memulai untuk memikirkan solusi khusus. Ada baiknya untuk mendapatkan bantuan profesional. Pada langkah ini, manajemen (atau tim pengembangan) perlu melakukan analisis bisnis untuk mengeksplorasi semua cara untuk dapat mengotomatisasi proses SDM. Hasil pekerjaan ini akan menguraikan:

• Fitur
• Persyaratan
• Wireframes
• Rencana pengembangan
• Teknologi

Membuat modul kerja

Rencanakan pengembangan sistem sedemikian rupa, sehingga dapat sistem dapat diuji bagian-bagiannya tanpa menunggu penyelesaian 100%. Jika tidak, maka akan berisiko kehilangan waktu dan uang sebelum dapat melihat dan mencoba system SDM khusus, dan memutuskan apakah itu yang dibutuhkan atau bukan. Sebaiknya, membagi sistem kedalam modul kerja, sehingga dapat melihat apakah sistem yang dibangu menuju ke arah yang benar dan tetap sesuai anggaran atau tidak.