Pendahuluan

Beberapa konsep seperti Lean Process, Six Sigma, dan metodologi peningkatan kinerja lainnya, berkaitan dengan bagaiman merancang dan mengendalikan proses dalam organisasi untuk mencapai efisiensi yang optimal. Prinsip lean diterapkan untuk mendesain alur kerja yang lebih baik dalam menghemat waktu, memotong redundansi, dan meningkatkan produktivitas. Prinsip tersebut akan bekerja dengan baik di lingkungan berbasis mesin, di mana ada ukuran pasti dimana suatu proses akan tetap statis, rutin, dan berulang (Madden, 2018)[1]. Madden menambahkan bahwa apabila konsep tersebut diterapkan pada industri berbasis layanan (seperti praktik medis di RS), maka akan terlihat variabilitas yang tinggi dalam hasil karena ada konsistensi yang kurang dalam hal proses berulang. Hal ini terjadi karena banyaknya interaksi antar manusia dalam organisasi pelayanan kesehatan. Mesin sangat bagus dalam mengerjakan tugas yang sama berulang kali, dan mengkombinasikan interaksi manusia.

Berdasarkan penjelasan pada paragraf sebelumnya terlihat bahwa sangat tepat bagi organisasi pelayanan kesehatan untuk menggunakan konsep Dynamic Work Design. Konsep ini lebih fokus pada motivasi dan kinerja individu yang melakukan suatu pekerjaan, serta melihat siapa yang harus terlibat dalam penyelesaian masalah dan eskalasi. Dengan menempatkan fokus pada manusia, keterampilan serta kemampuan beradaptasi mereka, metodologi ini memungkinkan pekerjaan dirancang pada fokus sumber daya organisasi yang paling berharga, yaitu orang-orangnya.

Dua bentuk desain

Agar mengetahui bahwa konsep DWD ini benar-benar menarik untuk diterapkan pada praktik medis, Madden (2018)selanjutnya menjelaskan mengenai dua bentuk desain yang lebih mendalam yaitu:

1. Process design

Biasanya berkaitan dengan memetakan langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mengkonversi bahan menjadi produk jadi atau bekerja melalui proyek dari awal hingga akhir sepanjang batas waktu yang ditentukan.

2. Organization design

biasanya berfokus pada kebutuhan tata kelola organisasi, menangani hal-hal seperti struktur pelaporan, tanggung jawab sumber daya di berbagai tingkatan, dan penugasan kerja. Madden (2018) menambahkan bahwa tidak banyak yang memperhitungkan siapa yang ditugasi melaksanakan pekerjaan dari desain semacam itu. Di situlah dynamic work design (DWD) menjadi penting. ‘Work design’ berfokus pada perancangan pekerjaan yang memperhitungkan keterampilan dan kemampuan pelaksana tugas. Seringnya, work design didasarkan pada karyawan ideal, yang dalam praktiknya karyawan semacam itu jarang ada. Oleh karena itu, work design berupaya menciptakan karya yang mengenali kekuatan dan kelemahan karyawan, serta menciptakan dasar untuk mengembangkan pekerjaan yang akan melibatkan dan memuaskan mereka yang diberi tugas.

Masih menurut Madden, walaupun pendekatan yang selama ini telah digunakan terus menghasilkan hasil yang efisien dalam praktik, namun akan menguntungkan jika organisasi melihat cara yang lebih baik dalam membawa orang ke dalam persamaan kerja. Madden memberikan 2 alasan bagi organisasi untuk berpindah dan menerapkan DWD; 1) dalam industri jasa, seperti praktik medis, kinerja kita sering kali mencerminkan bagaimana praktik dinilai oleh pelanggan/pasien; dan 2) tenaga kerja yang terlibat memungkinkan pengembangan budaya organisasi yang sesuai dan kemampuan untuk menyebarkan perubahan lebih cepat dalam lingkungan yang sangat dinamis.

Pada hari tertentu, di setiap praktik medis ada sejumlah proses yang ditantang menggunakan cara lain. Memeriksa pasien di meja depan relatif bekerja dengan baik, seperti verifikasi nama pasien, tanggal lahir, informasi asuransi, dan sebagainya. Tetapi apa yang terjadi ketika kelayakan asuransi pasien tidak memenuhi syarat? atau bagaimana ketika pasien meninggalkan kartu asuransinya di rumah? atau saat mereka tidak memiliki jumlah copay mereka ? Langkah-langkah proses statis untuk check-in pasien dapat secara konsisten dipengaruhi oleh pasien yang tidak sesuai dengan proses yang terkait dengan layanan. Selanjutnya, Madden (2018) mengatakan bahwa organisasi perlu berpikir dalam hal desain 'statis' dan 'dinamis' ketika mengembangkan proses alur kerja di seluruh organisasinya. Desain statis didapat melalui diagram proses, rencana proyek, dan bagan organisasi, serta dengan mengidentifikasi bagaimana hal-hal seharusnya bekerja. Sedangkan desain dinamis mendeskripsikan bagaimana suatu praktik dapat merespons ketika sesuatu tidak berjalan seperti yang direncanakan. Dalam konteks praktik medis, hal-hal yang tidak berjalan sesuai rencana sebagian besar berasal dari pasien. Artinya, praktik medis (dalam organisasi pelayanan kesehatan) jauh lebih dinamis. Untuk beroperasi secara efisien dan efektif dalam lingkungan seperti itu, penting untuk memberdayakan orang yang memiliki kendali dalam hal bagaimana mereka merespons sesuai dengan keahliannya, dan memberi mereka pemahaman mengenai tujuan apa yang ingin dicapai, hal ini demi layanan pelanggan yang jauh lebih unggul.