Pendahuluan

Perencanaan strategis dibuat agar organisasi dapat mencapai tujuannya. Saat impementasi atas rencana strategis yang telah dibuat, organisasi membutuhkan sistem pengendalian untuk memastikan aktivitas operasional berjalan sesuai rencana. Pada kondisi inilah akan terlihat kualitas dari sistem pengendalian, apakah efektif atau tidak. Karena, sistem pengendalian yang efektif akan dapat membatasi penyimpangan dari rencana strategis. Selain itu, juga memastikan bahwa kegiatan organisasi mematuhi segala aturan yang ada.

Menurut Markgraf[1], ada beberapa hal yang dapat mempengaruhi kualitas dari sistem pengendalian yang efektif, yaitu; 1) Information Quality, 2) Planning, 3) Flexibility, 4) Objectivity, & 5) Economics. Kelima hal tersebut akan dibahas secara berurutan dibawah ini,

Information Quality

Faktor kunci dalam efektivitas sistem pengendalian adalah kualitas informasi yang diterimanya. Sistem pengendalian yang baik mendapatkan informasi yang akurat dan terbaru. Informasi ini diperoleh dari titik di mana operasi menghasilkannya, seperti angka penjualan berdasarkan faktur dan pengiriman berdasarkan slip. Hal ini memberikan waktu manajemen untuk mengevaluasi masalah dan mengambil tindakan korektif, sehingga informasi tersebut harus terbaru. Dalam banyak kasus, sistem pengendalian dapat memasok data secara real time, tetapi sistem masih harus memproses banyak data keuangan, dan hal ini seringkali menyebabkan penundaan.

Planning

Informasi sistem pengendalian yang masih mentah, tidak akan bermanfaat bagi manajemen kecuali jika terdapat perbandingan dengan tolok ukur dan target yang ditetapkan. Karena itu, perlu integrasi yang kuat antara sistem pengendalian dengan proses perencanaan. Apabila rencana strategis memerlukan tingkat kualitas tertentu yang ditentukan oleh hasil pengujian, sistem pengendalian harus mampu melacak hasil tes tersebut. Pada kondisi ini, fokus sistem pengendalian harus sesuai dengan fokus rencana strategis.

Flexibility

Sistem pengendalian yang efektif sangat fleksibel. Hal ini berarti bahwa system harus memiliki keseluruhan kemampuan akuisisi data dan pemrosesan data yang manajemen dapat sesuaikan dengan perubahan kondisi. Apabila data yang dikumpulkan dari satu sumber tidak lagi mencerminkan situasi aktual, maka manajemen harus dapat mengidentifikasi sumber data lain yang lebih baik dan mengadaptasi sistem untuk dapat menyesuaikannya. Dalam kasus seperti itu, sistem harus dapat menerima proses bisnis baru yang memungkinkan pengendalian manajemen di area aktivitas baru.

Objectivity

Manajer harus dapat membuat keputusan dan bertindak berdasarkan hasil sistem pengendalian. Mereka dapat melakukannya dengan kredibel dan membuat keputusannya diterima oleh organisasi, karena keputusan diambil berdasarkan data yang objektif dan evaluasi. Untuk mencapai objektivitas seperti itu, sistem pengendalian harus transparan dan mengukur parameter yang relevan dengan bisnis. Sistem pengendalian paling efektif yaitu saat hasilnya dapat mengindikasi jenis tindakan korektif yang diperlukan.

Economics

Biaya sistem pengendalian harus dibandingkan dengan bisnis yang dikendalikan. Manfaat yang diharapkan dan penghematan biaya yang dihasilkan dari implementasi dan penggunaan sistem pengendalian harus sejalan dengan biaya pemasangan dan pengoperasian sistem. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengurangi biaya tak terduga dan mencapai tujuan kompetitif, disamping pertimbangan terhadap sistem pengendalian yang terlalu mahal dan dapat meningkatkan biaya dan mengurangi daya saing.

[1] Bert Markgraf, (tanpa tahun), Qualities of an Effective Control System