Pendahuluan

Fungsi pengendalian merupakan salahsatu bidang managemant control system (MCS). MCS dijalankan melalui sistem komprehensif dan memiliki kerangka kerja untuk mengendalikan dan memantau aspek internal bisnis (seperti SDM) serta perilaku dan lingkungan eksternal (seperti pengembangan industri, misalnya peraturan baru untuk suatu produk). Organisasi yang telah mengadopsi MCS dapat menggunakannya untuk tindakan keuangan & non keuangan, yang akan berdampak langsung pada area yang dipantau.

Tulisan ini akan membahas 3 hal terkait MCS yaitu; Elements, functions, & advantages of a MCS.

Elements of management control system

Menurut Bhasin (2019)[1], elemen inti yang menentukan efektivitas dan keberhasilan kerangka kerja MCS adalah sebagai berikut;

1. Aligning with goals and strategies of a company

Langkah pertama yang perlu dilakukan sebelum menerapkan MCS adalah memahami kebijakan, strategi, dan tujuan operasional perusahaan yang ingin dipenuhi. Hal ini penting untuk menyelaraskan tujuan MCS dan tujuan operasional organisasi, sehingga keduanya dapat saling melengkapi. Karena apabila ada perbedaan, maka MCS menjadi tidak berharga dan tidak efektif. Implementasi MCS tidak akan memerlukan perubahan dalam tujuan inti atau kebijakan perusahaan. Walaupun demikian, sistem tetap harus diintegrasikan sedemikian rupa sehingga terbukti benar dan memastikan efisiensi maksimum dalam operasi organisasi.

2. A perfect fit inside the organizational structure

Pertimbangkan struktur organisasi yang ada, karena MCS harus sesuai dengan kerangka kerja yang ada saat ini. Pahami struktur pengambilan keputusan dan buat MCS yang mampu memahami dan meningkatkan kinerja, bukan menghambatnya dalam hal apa pun. Proses ini dapat dilakukan dengan membagi tanggung jawab sesuai kerangka baru sehingga kontrol menjadi lebih fokus pada sistem baru

3. Motivating via reward systems

Memiliki program promosi untuk memotivasi karyawan sangat penting dalam menunjukkan tingkat kreativitas, efisiensi, dan produktivitas tertinggi. Salah satu alasan untuk menggunakan MCS adalah memotivasi karyawan, sehingga tujuan organisasi tercapai. Promosi adalah bagian dari MCS, dan hal ini daat dilakukan dengan pemberian hadiah. Termasuk kenaikan gaji, bonus atau hadiah materi seperti akses ke klub kesehatan, tiket masuk untuk food court, atau pemberian voucher.

Functions of management control system

Masih menurut Bhasin (2019), fungsi MS adalah sbb;

1. Operational objectives

Garis besar MCS adalah mendokumentasikan tujuan jangka panjang maupun jangka pendek suatu organisasi. Hal ini dapat berkaitan dengan kinerja non-finansial dan finansial serta tujuan sosial.

2. Operational policies and strategies

MCS dapat menjabarkan dan mendokumentasikan kebijakan yang ada di organisasi bersama dengan sumber daya dan peralatan yang diperlukan untuk menerapkan strategi yang tepat.

3. Organizational processes

Alat-alat diperlukan untuk menilai kinerja proses organisasi. MCS dapat membantu mengumpulkan informasi dan data dari berbagai sumber sehingga manajemen dapat memeriksa apa dan bagaimana operasinya. Sistem ini memuat kebijakan dan strategi yang terperinci.

4. Comparing performances

Esensi sebenarnya dari sistem bisnis adalah membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang diinginkan perusahaan. Struktur, sumber daya, kerja, perencanaan, implementasi, dokumentasi, dan perbandingan adalah bagian dari bisnis. MCS dapat membantu perusahaan dalam membandingkan kinerja tentang kebijakan dan tujuan organisasi. Sehingga dapat mengambil berbagai langkah yang diperlukan sesegera mungkin untuk pertumbuhan perusahaan.

5. Rectifying deviations

Fungsi dari MCS adalah untuk melakukan tindakan yang sesuai sehingga dapat memperbaiki penyimpangan dan mengambil langkah-langkah perbaikan untuk mengembalikan perusahaan pada jalur pertumbuhan.

8 Advantages of a management control system

MCS dapat digunakan dan diimplementasikan oleh berbagai entitas bisnis. Beberapa keuntungan dari mengadopsi sistem ini menurut Bhasin (2019), adalah sbb;

1. MCS yang efektif akan memfasilitasi pengumpulan data yang relevan & menawar-kan informasi kepada manajemen, sehingga operasi dapat berjalan dengan baik,
2. Mengkomunikasikan tujuan organisasi dengan cara yang tepat dan jelas,
3. Memastikan bahwa manajer, serta karyawan lainnya, memahami rencana tindakan tertentu untuk mencapai tujuan perusahaan,
4. Membantu menghasilkan umpan balik di setiap tahap,
5. Meluruskan kembali alur dan membuat penyesuaian yang sesuai,
6. Membantu dalam proyeksi dan penganggaran,
7. Membuat koordinasi dan komunikasi yang lebih baik, sehingga mengarah pada penyelarasan tujuan perusahaan,
8. MCS bertindak sebagai perantara antara karyawan dan manajer karena memberikan informasi yang diperlukan dari yang pertama ke yang terakhir.

[1] Hitesh Bhasin, 2019, Management Control System: Objectives, Functions and Advantages