Pendahuluan

Sistem manajemen sangat diperlukan untuk mendorong peningkatan berkesinambungan dalam organisasi. Sayangnya, hanya sedikit organisasi bisnis yang memiliki sistem manajemen yang efektif. Padahal, sistem manajemen bermanfaat dalam menempatkan kerangka kerja terstruktur untuk mengukur kinerja harian fungsi-fungsi utama dalam bisnis. Terkait dengan sistem manajemen dan management control systems (MCS), Garcia (2015)[1], mengungkapkan beberapa hal berikut; 1) Take Care Of the KPI’s And The £’s Look After Themselves, 2) How Management Control Systems Work, 3) How Management Control Systems Help You, & 4) Building An Effective Management Control System. Keempat hal yang diungkapkan Garcia tersebut akan dipaparkan berikut.

Take Care Of the KPI’s And The £’s Look After Themselves

Secara tradisional, sebagian besar laporan manajemen berbasis akuntansi dan keuangan. Padahal penting bagi manajemen untuk mengevaluasi proses bisnis. Hasil dari proses bisnis akan mencerminkan pendekatan proaktif saat menggunakan indikator operasional sehari-hari (KPI) untuk meninjau kinerja dan mengambil tindakan korektif. Karena itu, daripada menunggu laporan keuangan akhir bulan, manajemen seharusnya mulai mengidentifikasi dan bertindak atas masalah kinerja bisnis lebih cepat.

How Management Control Systems Work

MCS pada dasarnya adalah alat bisnis untuk memantau dan mengendalikan seberapa baik kinerja organisasi terhadap tujuannya. Ini menilai efektivitas manajer, memberikan umpan balik terkait kinerja individu, dan ke mana arah organisasi. Apabila memerlukan koreksi, MCS dapat memberi tahu tindakan apa yang diperlukan untuk menjaga semuanya tetap terkendali.

MCS yang baik memiliki perkiraan, perencanaan, pemantauan, pengendalian, pelaporan dan tindakan yang berfungsi di setiap tingkat manajemen bisnis. Setiap siklus akan memberi kontribusi dari tingkat bawah ke atas, yang kemudian dapat dilakukan tindakan.

MCS memastikan setiap tingkat struktur bekerja bersama secara harmonis, sehingga seluruh organisasi dapat bekerja sesuai rencana. Apabila salahsatu instrumen berhenti, maka seluruh sistem akan hancur. Melalui sistem ini, titik kegagalan dapat diidentifikasi dengan cepat. Sehingga dapat mengambil tindakan dengan individu yang bertanggung jawab sebelum segala sesuatunya terlalu jauh dari seharusnya.

How Management Control Systems Help You

MCS akan mendukung budaya peningkatan berkelanjutan dalam bisnis. Mengidentifikasi area yang perlu perbaikan, menciptakan lingkungan yang ingin berkembang dan memaksimalkan peluang bisnis. Saat implementasi, mungkin beberapa melakukan penolakan terhadap penerapan MCS yang komprehensif. Memiliki MCS yang efektif dapat menghilangkan asumsi yang tidak memiliki dasar. MCS dapat meningkatkan aliran data di seluruh organisasi dan memberi gambaran yang lebih besar tentang apa yang terjadi dalam bisnis; apa yang berfungsi dan apa yang tidak, dan di mana tindakan perlu diambil untuk mendorong peningkatan. MCS berdasar pada fakta, bukan persepsi, sehingga keterampilan pengambilan keputusan dapat lebih baik dan informasi yang diperoleh lebih banyak. 

Komunikasi merupakan hal yang penting. Melalui MCS, semua informasi dapat mengurangi jumlah waktu rapat, karena informasi secara otomatis sampai ke orang yang membutuhkannya. Apalagi, setiap waktu yang dihabiskan dalam rapat mewakili jam yang bisa digunakan dengan cara yang lebih efektif. MCS yang kuat meningkatkan kinerja dalam bisnis. Manajer bertanggung jawab untuk mencapai hasil yang jelas, dan individu tahu apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang harus mereka lakukan untuk mencapainya. 

Semua hal dalam MCS dapat mengurangi ambiguitas & ketidakpastian dalam bisnis. Hal ini membantu mengubah perilaku karyawan, memberitahu tugas & kewajiban masing-masing, serta menjauhkan dari asumsi yang tidak pasti. Hal ini dapat menggantikan budaya stagnasi dengan perbaikan terus-menerus, menyoroti bidang-bidang di mana pekerjaan dapat menjadi lebih baik & menciptakan peluang untuk pengembangan. 

Building An Effective Management Control System

Prinsip-Prinsip Dasar MCS adalah; 1) apa yang ingin kita lakukan, 2) bagaimana kita akan melakukannya, 3) bagaimana kinerja ini dikelola, & 4) bagaimana masalah ini diidentifikasi dan diselesaikan. Agar peluang dapat diidentifikasi, informasi harus mengalir dalam semua tingkatan. Sehingga dapat mengambil keputusan & tindakan. Informasi yang tepat harus sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat. Berikut adalah beberapa karakteristik yang harus dicari dalam sistem untuk mengetahui efektivitasnya dalam meningkatkan kinerja;

• • Pekerjaan yang dirancang dengan baik dan alur kerja yang mengurangi duplikasi dan aktivitas bernilai rendah,
  • Pelaporan dan komunikasi yang jelas, dengan struktur manajemen minimalis,
  • Peran & tanggung jawab yang jelas didefinisikan di semua fungsi,
  • Manajer bekerja sebagai fasilitator dan pelatih dengan tim, bukan sekedar pimpinan,
  • Staf memiliki fokus bersama yang mendorong tujuan,
  • Telah mempersiapkan perencanaan,
  • Target & sasaran yang dikomunikasikan dengan baik melalui elemen-elemen sistem,
  • Program manajemen yang secara proaktif memantau kemajuan dan mengambil tindakan korektif tepat waktu,
  • Pelaporan yang relevan, singkat dan tepat waktu yang berdasarkan fakta dan memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan informasi,
  • Ada pelaporan real time dan ringkasan masalah operasional, konsekuensi terukur dan akar penyebabnya,
  • Rapat yang efektif untuk menganalisis kondisi yang tidak sesuai jadwal dan mendorong perencanaan tindakan untuk menyelesaikan akar permasalahan,
  • Peningkatan berkelanjutan yang menyeluruh di seluruh organisasi, yang didorong oleh perencanaan operasional,
  • Secara aktif mencari metode praktik terbaik dan menerapkannya di seluruh tim.

[1] Linda Garcia, 2015, What Is a Management Control System?