Pendahuluan

Mengelola siklus pendapatan sangat penting bagi RS, karena semakin cepat pendapatan diterima (dibayar), maka akan semakin sehat aktivitas operasionalnya. Hal ini terutama terkait dengan pendapatan non kas (piutang). Pengelolaan piutang menjadi krusial karena dapat berdampak negatif pada aktivitas operasional karena berkurangnya uang masuk. Beberapa RS bahkan telah melakukan dan mengembangkan alat pelaporan dan pelacakan, dengan memanfaatkan teknologi.

Tulisan ini akan mengangkat terkait pendapat professional dalam mengurangi jumlah hari piutang. Penjelasan dalam tulisan ini, mengacu pada tulisan Sanborn (2017)[1], terkait cara Tim Panks (senior vice president of finance for Dignity Health), & Doug Hires (senior vice President for Optum360), dalam mengurangi hari piutang.

Cara Panks & Hires dalam mengurang hari piutang

Panks dan Hires mengatakan bahwa ada beberapa cara untuk menargetkan pengurangan hari piutang dalam siklus pendapatan. Pengurangan yang signifikan membutuhkan kolaborasi dengan kepemimpinan dari area lain dari siklus pendapatan, atau bahkan dari kelompok di luar sistem, seperti pembayar kontrak.

1. A/R reduction efforts with targeted payers

Untuk mempercepat proses penerimaan pembayaran, Panks dan Hires mengatakan mereka memilih 11 pembayar kontrak teratas dengan jumlah hari piutang tagihan terbesar selama 90 hari dari tanggal layanan. Dengan pendekatan kolaboratif dan kepemimpinan perawatan terkelola dari RS, maka hal ini dapat mengatasi "klaim yang bermasalah".

Sebelum detail dikirim ke pembayar, tim perlu meninjau dan mengidentifikasi transaksi untuk dicari statusnya saat ini. Apabila dianggap perlu informasi tambahan lain, maka segera dipercepat secara internal untuk penyelesaiannya. Transaksi yang tersisa diajukan ke pembayar terkait untuk penyelesaian. Setiap minggu, atau setiap hari sesuai kebutuhan, adakan pertemuan dengan pembayar dan kantor untuk meninjau transaksi, berikan informasi tambahan segera setelah diminta.

Panks dan Hires  mengatakan bahwa dalam kuartal pertama, hari piutang selama 90 hari telah berkurang $ 100 juta untuk 11 pembayar. Pada kuartal kedua telah berkurang total $ 200 juta dari awal proyek. Selain fokus ini, tim peninjau dapat mengidentifikasi dan mengembangkan kerjasama strategi mitigasi dengan pembayar terkait permasalahan klaim.

2. Improved financial clearance rate

System's patient access group meluncurkan inisiatif untuk menargetkan beberapa pendorong penolakan atau rebill, termasuk pengembangan solusi alur kerja otomatis, dasbor, dan pelatihan ekstensif untuk memanfaatkan pelaporan waktu real time dan peluang operasional. Perbaikan termasuk izin keuangan, yang didefinisikan sebagai persentase transaksi, verifikasi dan pemberitahuan yang diselesaikan berdasarkan tanggal layanan, dan peningkatan penagihan.

Panks dan Hires mengatakan bahwa fasilitas dengan cepat melihat peningkatan dalam tingkat izin keuangan. Saat proyek diluncurkan, tingkat izin keuangan berkisar antara 25 hingga 75 persen. Saat ini, 70 persen dari fasilitas berada di atas target 95 persen, dengan semuanya lebih dari 80 persen. Peningkatan tingkat izin keuangan menghasilkan lebih sedikit penolakan dan penurunan hari piutang. Pengumpulan uang tunai di tempat juga mengalami peningkatan 30 persen dari tahun ke tahun.

3. Cross-functional collaboration

Staf penagihan seringkali membutuhkan informasi dari bagian lain sebelum mengajukan klaim, dan keterlambatan dalam mendapatkan informasi itu mengarah pada lebih banyak hari piutang dan risiko penolakan pengajuan yang tidak tepat waktu. Tim peninjau siklus pendapatan lintas fungsi dengan para pemimpin kunci dari seluruh sistem harus memantau tren ini,  sekaligus mengembangkan cara-cara untuk mengurangi hari piutang dan mendiskusikan peluang untuk memperbaiki proses.

Laporan harian dan mingguan dikirimkan kepada para pimpinan untuk melacak kinerja terhadap sasaran. Tim peninjau bertemu setiap minggu untuk tinjauan tren, keberhasilan, hambatan dan proyeksi untuk minggu berikutnya. Sebagai contoh, saat tim penagihan merencanakan proyek untuk mengurangi akun yang tidak ditagih, mereka harus memasukkan kode khusus, sehingga setiap pengeditan coding dapat dijawab secara real time, bukan ditunda untuk hari kerja berikutnya. Hasilnya, dalam tiga bulan pertama setelah kolaborasi, mereka dapat mengurangi dan mempertahankan $ 200 juta di seluruh sistem.

[1] Beth Jones Sanborn (Managing Editor), 2017, Revenue cycle leaders share top 3 ways to reduce days in accounts receivable