Pendahuluan

Persediaan merupakan aktiva lancar yang penting di RS. Apabila dilihat dari sudut pandang biaya, maka persediaan merupakan salah satu biaya terbesar dalam kegiatan operasional medis manapun. Karena itu, pengelolaan persediaan sangat penting di RS. Ketersediaan persediaan juga akan dapat mempengaruhi hidup dan mati pasein. Ketika nyawa orang dipertaruhkan dan tidak adanya persediaan maka hal tersebut akan menjadi masalah.

Begitu pentingnya pengelolaan persediaan di RS, membuat manajemen harus terus berinovasi agar pengelolaannya maksimal. Penggunan software menjadi hal yang krusial dalam mengelola dan mengendalikan persediaan.

Keuntungan mengelola persediaan di RS

Persediaan di RS sangat beragam, mulai dari obat-obatan & bahan medis lainnya, persediaan lab/radiologi/bedah/dll, hingga persediaan non medis. Meyakinkan bahwa semua persediaan selalu tetap ada merupakan tugas manajemen. Hal ini penting agar RS selalu siap melayani pasien setiap waktu dan dalam keadaan apapun. Menjaga persediaan tetap ada, menjadi tugas manajemen untuk mendukung pelayanan RS secara maksimal.

Menurut sebuah tulisan di www.nobledirect.com yang berjudul inventory control software is important in hospitals, disebutkan bahwa banyak RS yang mengelola perangkat implan seperti klip aneurisma (aneurysm clips) dan cairan tulang belakang otak (cerebral spinal fluid shunts). Semua perangkat ini telah melalui pembuatan yang ketat, selain itu juga memiliki nomor seri. Nomor seri ini dapat melacak pergerakan perangkat mulai dari pabrik hingga implantasi akhir pada pasien. Sistem kontrol persediaan yang efektif memungkinkan RS  untuk menentukan dengan tepat perangkat mana yang digunakan pada pasien tertentu untuk operasi tertentu. RS & organisasi layanan kesehatan, pabrikan, dan distributor perangkat medis menggunakan informasi tersebut untuk melacak sejarah perangkat medis dan manajemen dokumen.

Masih mengacu pada tulisan di www.nobledirect.com, banyak organisasi kesehatan memiliki kontrak pembelian dengan distributor dan produsen produk terkait kesehatan. Karena kontrak-kontrak ini, organisasi layanan kesehatan membeli barang-barang dengan potongan harga. Karena itu, sangat penting bagi organisasi pelayanan kesehatan untuk memaksimalkan kontrak sesuai dengan sistem pengendalian persediaan yang efektif. Karena, sistem pengendalian persediaan yang baik dapat mengurangi risiko kehabisan stok.

Manfaat menggunakan software persediaan untuk kontrol persediaan di RS

Manajemen persediaan memainkan peran penting dalam setiap industri termasuk RS. Saat ini, pengelolaan persediaan menjadi lebih mudah dengan adanya bantuan perangkat lunak. Hal ini menghemat waktu, uang, dan meningkatkan akurasi. Perangkat lunak pengendalian persediaan merupakan sistem yang berguna untuk melacak tingkat persediaan, pesanan, penjualan dan pengiriman.

Mengacu pada tulisan di www.nobledirect.com, setidaknya beberapa manfaat yang akan dirasakan apabila menggunakan software pengendalian persediaan, yaitu;

1. Menghemat waktu.

Jumlah waktu yang dapat dihemat sejauh ini merupakan manfaat terbesar dari perangkat lunak manajemen persediaan. Daftar persediaan diperbarui secara elektronik setiap kali penjualan dilakukan. Manajer dapat mencetak laporan keluar masuk barang setiap hari.

2. Manfaat tambahannya adalah akurasi yang tinggi.

Ketika daftar persediaan dikelola secara manual, terdapat kemungkinan besar untuk terjadi kesalahan, sehingga dapat menimbulkan masalah. Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen persediaan, seseorang dapat memastikan bahwa semua dokumen, penyajian, dan laporan yang berkaitan dengan persediaan telah valid.