Pendahuluan

Investasi RS dalam aktiva tetap ditujukan untuk mendukung proses pelayanan menjadi lebih baik. Jumlah dana yang tertanan dalam investasi ini tentunya cukup besar. Karena itu, sangat penting untuk mengelola aktiva tetap yang telah dimiliki agar sebesar-besarnya bermanfaat bagi RS. Pengelolaan aktiva tetap RS secara baik akan dapat meminimalkan idle capacity dalam asset, disamping mencegah berbagai kemungkinan yang dapat merugikan RS.

Salahsatu permasalahan yang akan timbul terkait dengan pengelolaan aktiva tetap adalah terjadinya kehilangan. Dalam tulisannya, Pontius (2019)[1] menyebutkan bahwa hampir $ 6 juta peralatan RS milik pemerintah AS hilang di RS Louisiana State University (LSU), dan lebih dari $ 15 juta pada peralatan yang baru dibeli tidak dilacak dengan benar sebelum digunakan.

Berbagai dampak yang ditimbulkan akibat kesalahan mengelola aktiva tetap

Berbagai dampak akan dirasakan akibat kesalahan dalam mengelola aktiva tetap RS, yaitu;

1. Akuntabilitas keuangan yang buruk,

Kegagalan untuk menandai dan memasukkan data ke dalam sistem manajemen aset akan menimbulkan salah saji dalam laporan keuangan.

2. Terbuangnya waktu SDM

Menurut Pontius (2019), mengacu pada sebuah survei yang dilakukan oleh Nursing Times menemukan bahwa lebih dari sepertiga perawat menghabiskan setidaknya satu jam untuk menemukan peralatan selama shift mereka.

3. Terganggunya pelayanan kesehatan,

Praktik manajemen aset yang buruk juga dapat menimbulkan konsekuensi yang lebih serius, yaitu terganggunya pelayanan pasien. Kursi roda, mesin X-ray, stetoskop, jarum suntik, perban, dan ribuan persediaan serta perangkat lainnya harus tersedia untuk digunakan.

Manfaat mengelola aktiva tetap secara benar

Mengacu pada tulisan Pontius (2019), setidaknya ada beberapa manfaat yang dapat dirsakan RS apabila menerapkan pengelolaan aktiva tetap dengan bak, yaitu;

1. Manfaat Manajemen Aset dengan Tag Aset

Selain menurunkan risiko aset untuk disalahgunakan dan membantu kepatuhan terhadap peraturan, ada banyak manfaat menggunakan tag (penanda) aset dalam manajemen aset. Dari perolehan sampai pemakaian/penghapusan, lokasi aset, riwayat perbaikan, jumlah, dan nilai aset dapat dengan mudah dilacak menggunakan sistem manajemen aset melalui tag asset.

2. Peningkatan Efisiensi

Manajemen aset yang tepat juga memaksimalkan efisiensi bagi karyawan terkait peralatan. Pikirkan apa yang bisa dilakukan perawat dengan jam tambahan per shift yang mereka habiskan untuk mencari peralatan. Apalagi saat menemui peralatan tersebut dengan baterai mati atau perangkat tidak berfungsi, banyak waktu yang akan hilang. Pelacakan aset menggunakan barcode secara otomatis dapat mengumpulkan data aset dengan lebih cepat, murah dan akurat daripada proses pengumpulan data manual.

3. Kemudahan dalam Memenuhi Persyaratan Kepatuhan

Peraturan pelaporan keuangan berdampak pada organisasi dalam industri apa pun. Selain persyaratan ini, RS dan organisasi layanan kesehatan sering menghadapi peraturan yang lebih ketat mengenai privasi dan perawatan pasien. Untuk organisasi yang mematuhi peraturan, akan lebih cepat dan lebih mudah untuk menghasilkan laporan yang akurat dengan data yang dikumpulkan secara otomatis dari praktik manajemen aset melalui label barcode.

4. Perawatan Pasien yang Lebih Baik

Perawatan pasien merupakan hal yang paling penting untuk organisasi kesehatan. Ketika dokter, perawat dan profesional kesehatan lainnya memiliki alat yang tepat pada waktu yang tepat, dan memiliki keyakinan bahwa alat dan perangkat berfungsi dan dikelola dengan baik, kesehatan pasien dapat dioptimalkan. Semakin sedikit waktu staf layanan kesehatan untuk mencari dan menilai peralatan, semakin banyak waktu yang dapat mereka habiskan bersama pasien.