Pendahuluan

Fenomenan yang terjadi di hampir semua negara saat pandemi COVID-19 adalah terjadinya peningkatan kebutuhan persediaan RS yang luar biasa, namun tidak diimbangi dengan kemampuan memproduksi persediaan tersebut secara lokal. Mengantisipasi hal tersebut, maka sangat penting bagi manajemen RS untuk membuat rantai pasokan (supply chain) yang aman. Penerapan manajemen rantai pasokan, akan membantu RS dalam meminimalisasi risiko ketidaktersediaan persediaan. Namun, satu hal yang perlu diingat bahwa untuk membantu ketersediaan persediaan bagi industri RS, diperlukan dukungan pemerintah setempat melalui berbagai kebijakan yang berpihak pada industri tersebut.

Tulisan ini akan mengangkat terkait langkah strategis yang harus diambil manajemen RS untuk memastikan ketersediaan persediaannya. Langkah strategis tersebut dapat dilakukan dengan menerapkan sistem manajemen rantai pasokan secara real time.

Kebutuhan membentuk sistem rantai pasokan yang kuat di era pandemi

Manajemen RS perlu mengambil langkah strategis untuk memastikan bahwa persediaannya memadai. Hal itu dapat dilakukan dengan menerapkan sistem manajemen rantai pasokan secara real time, yang menyediakan laporan akurat dan tepat waktu. Langkah ini penting, agar manajemen dapat mengetahui terkait persediaan yang dimilikinya saat ini dan apa yang tidak dimiliki (dibutuhkan). Lichtenwald (2020)[1], mengungkapkan 3 hal terkait bagaimana sistem manajemen rantai pasokan yang kuat dapat membantu manajemen RS di saat pandemi. Ketiga hal tersebut adalah:

First; Managing items across supply chain methodologies. Saat ini, RS melakukan pemesanan dari pemasok yang berbeda, dan kemungkinan besar pemasok tersebut tidak semuanya menggunakan metodologi yang sama. Dengan kemampuan metodologi cross-stock, tidak masalah apakah pemasok menggunakan KANBAN, EOQ/ROP, PAR, MIN/MAX atau Suppress Pick. Ketika sistem dapat mencari tanpa memperhatikan kompatibilitas metodologi, maka RS akan dapat lebih percaya pada keakuratan inventaris saat ini. Sehingga akan dapat menghemat waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk menghubungi pemasok individu, dan dapat lebih cepat memasok sesuai kebutuhan dengan menentukan dengan cepat siapa yang memiliki apa dan di mana.

Second; Tracking the supply of an item for both primary and secondary suppliers. Seperti yang ditunjukkan selama COVID-19, kemampuan untuk mengelola situasi backorder ini selalu berguna dan terkadang penting. Sistem yang berguna dan dinamis tersebut, akan menggunakan kode batang untuk menambahkan item ke daftar pilihan penyedia utama & melaporkan item yang sama ke penyedia sekunder jika penyedia utama tidak memiliki stok. Pada kondisi ini, yang perlu dihilangkan adalah kebutuhan untuk menebak dan menelusuri kembali langkah-langkah secara manual ketika penyedia utama tidak memiliki stok.

Finally; Comprehensively managing all items not controlled by the Drug Enforcement Administration. Pengendalian substantif yang termasuk dalam yurisdiksi DEA adalah faktor yang memperumit, tetapi sistem yang digunakan harus memantau semuanya kecuali pengendalian substantif tersebut. Saat ini, RS harus menerapkan sistem baru dalam melacak dan memesan beberapa barang penting. Artinya, RS harus meninggal praktek manual dalam proses tersebut. Di luar langkah-langkah masuk akal yang dimungkinkan oleh solusi rantai pasokan fungsional ini, manajemen RS mungkin ingin mulai mencari pemasok alternatif. Hal terbaik yang dapat dilakukan manajemen RS untuk organisasi dan pasiennya adalah menyimpan barang-barang yang diperlukan seefisien dan secepat mungkin.