Pendahuluan

Akreditasi menjadi satu hal penting bagi RS. Dalam sistem akreditasi, manajemen dituntut untuk memenuhi standar tertentu sesuai dengan kelas/tipe RS. Menyiapkan sejumlah aktiva (termasuk aktiva tetap), termasuk dalam standar yang harus dipenuhi oleh RS. Agar dapat memenuhi standar tersebut, RS harus mengeluarkan sejumlah dana yang tidak sedikit, terutama untuk berinvestasi pada aktiva tetap.

Investasi dalam aktiva yang telah dilakukan RS harus terus dijaga agar memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi organisasi, Pengelolaan aktiva menjadi hal penting, karena seringkali hal ini menyangkut hidup seseorang. Alat yang tidak berfungsi atau obat yang kedaluwarsa dapat menyebabkan kerusakan yang tidak dapat diperbaiki oleh pasien.

Tantangan yang dihadapi RS

Menurut jurnal medis (disebutkan dalam situs www.blog.ezofficeinventory.com), disebutkan beberapa tantangan teknis yang dihadapi oleh RS, meliputi:

1. Manajemen data yang buruk,

Sebagian besar dokter mengandalkan informasi yang tersimpan di komputer untuk melakukan tugas sehari-hari. Karena adanya database manual, kemungkinan kesalahan karena factor human error akan meningkat. Ini mengarah pada catatan yang salah dan hilang yang dapat menyebabkan masalah bagi RS.

2. Penyalahgunaan peralatan medis,

Kurangnya praktik administrasi yang kuat dapat menyebabkan pencampuran inventaris medis. Peralatan yang salah dapat dikirim ke tempat yang salah, dan menyebabkan kegiatan operasional menjadi berantakan. Kesalahan dalam menempatkan aset, pada akhirnya akan menghabiskan sumber daya.

3. Kerusakan perangkat yang sering terjadi,

Seringkali RS harus menangani waktu henti yang berkepanjangan akibat instrumen dan perangkat medis. Padahal, apa yang berkaitan dengan pasien tidak boleh bermasalah. Situasi seperti itu dapat dengan mudah dihindari melalui sesi perawatan rutin.

Cara mengatasi tantangan dalam mengelola aktiva RS

Tantangan dalam mengelola aktiva RS harus segera dicarikan solusinya oleh manajemen. Dalam situs  www.blog.ezofficeinventory.com, disebutkan terkait beberapa praktik terbaik manajemen aktiva RS yang dapat diadopsi dengan mudah, yaitu;

1. Hindari pemborosan dan optimalkan utilisasi

RS seringkali akan membeli lebih banyak peralatan daripada yang mereka butuhkan. Ini terjadi karena kesulitan dalam menemukan instrumen medis yang ada dalam inventaris mereka. Praktik manajemen peralatan yang buruk seperti ini tentunya akan berdampak pada keuangan RS. Hal ini juga akan menyebabkan kebutuhan ruang penyimpanan/gudang yang lebih. Untuk menghindari redudansi dan penyalahgunaan aset, maka wajib menerapkan praktik manajemen inventaris RS yang kuat.

2. Investasikan dalam dalam sistem pelacakan aktiva RS.

Hal ini akan memungkinkan manajemen untuk memberi label aset dan menambahkan lokasi peralatan di basis data. Oleh karena itu, majemen akan dapat menyimpan tag di mana peralatan berada pada waktu tertentu, dan mengurangi pengeluaran peralatan yang mahal. Perolehan informasi terkini yang penting memungkinkan manajemen mengoptimalkan penggunaan dan mencegah kelebihan persediaan peralatan medis.

3. Peluang waktu henti peralatan yang lebih rendah melalui praktik perawatan

Kebersihan dan sanitasi sangat penting dalam sektor kesehatan. Dokter, perawat dan staf klinis lainnya diharuskan menjaga kebersihan selama jam RS. Ini sangat penting karena alat kelengkapan dan instrumen yang digunakan oleh tenaga medis memiliki kemungkinan tinggi terkenak bakteri dan virus. Bayangkan saja jika ada orang yang secara tidak sengaja menggunakan peralatan yang tidak bersih untuk merawat pasien. Tindakan semacam itu akan menimbulkan konsekuensi besar dan bahkan mungkin mengarah pada masalah hukum.

4. Menerapkan jadwal perawatan rutin untuk setiap aktiva.

Salah satu praktik terbaik manajemen aktiva RS yang penting adalah menerapkan jadwal perawatan rutin. Hal ini dapat mengatasi kerusakan peralatan sebelum menimbulkan hambatan serius dalam alur kerja. Manajemen juga dapat mengatur praktik sterilisasi untuk instrumen medis kecil yang sering digunakan di RS. Sehingga dapat menurunkan kemungkinan infeksi dan menciptakan kondisi untuk lingkungan yang higienis.

5. Melacak siklus hidup aset untuk memastikan kegiatan operasional berjalan lancar

Jika tidak berhati-hati, kecelakaan dapat terjadi pada waktu tertentu. Pertanyaannya adalah apa yang akan manajemen lakukan untuk mencegahnya terjadi? Sektor kesehatan seringkali membeli peralatan mahal seperti tempat tidur RS, tandu dan persediaan besar alat-alat bedah dan obat-obatan. Melacak kondisi item inventaris ini sangat penting untuk menurunkan risiko kecelakaan.

Ccara mudah dalam menangani semua ini, adalah dengan menerapkan administrasi siklus hidup asset. Hal ini memungkinkan manajemen untuk memelihara peralatan secara efektif. Dengan menggunakan fitur ini, manajemen dapat menambahkan pesanan pembelian, jadwal perawatan, dan mengaitkannya dengan item tertentu. Selain itu juga dapat melacak tingkat penyusutan aset tertentu. Dengan menerapkan praktik seperti itu, RS menjadi tempat yang jauh lebih aman bagi dokter dan pasien.

6. Tandai setiap instrumen medis

Peralatan medis menelan biaya yang cukup mahal, sehingga merupakan salah satu aset paling berharga dalam inventaris RS. Karena sebagian besar mesin adalah investasi satu kali, penting bagi manajemen untuk melacak penggunaannya. Buat database transparan untuk menelusuri check-in dan checkout aset. Instrumen medis kecil di RS sangat mudah hilang. Dan peralatan mahal berisiko dicuri.