Pendahuluan

Persediaan merupakan salahsatu item penting di RS. Karena itu, persediaan harus dikelola dengan baik & harus terus dalam pengendalian manajemen. Pengendalian persediaan yang efektif akan meyakinkan manajemen RS terkait keamanan investasi persediaan. Banyak alasan yang dimiliki organisasi pelayanan kesehatan (termasuk RS) dalam mengelola inventaris mereka secara efektif, termasuk pelacakan perangkat, perlindungan investasi dan kepatuhan kontrak.

Terkait dengan strategi (cara) organisasi pelayanan kesehatan & RS dalam melakukan pengendalian persediaan & inventaris medis lainnya, Hamlett[1], mengungkapkan 3 hal yaitu; investment protection, medical device tracking, & contract compliance

Investment Protection

Instrumen bedah merupakan investasi besar bagi sebagian besar organisasi layanan kesehatan. Beberapa instrumen bedah stainless steel kecil banyak ditemukan di kantor dokter gigi, tetapi beberapa yang digunakan di RS, dapat menelan biaya $ 50.000 hingga $ 100.000 atau lebih. Karena instrumen ini tidak dapat dengan mudah diganti karena biaya atau ketersediaan yang sulit, maka organisasi layanan kesehatan harus mengelola persediaannya secara efektif. Sistem yang efektif memungkinkan organisasi untuk melacak penggunaan dan ketersediaan instrumen ini. Sehingga, dapat mengurangi peluang kehilangan dan pencurian. Selain itu juga memungkinkan organisasi untuk mengelola rotasi instrumen secara efektif antara operasi, sterilisasi, dan penyimpanan.

Medical Device Tracking

Banyak organisasi layanan kesehatan yang mengelola alat implan seperti klip aneurisma dan cairan tulang belakang otak (cerebral spinal fluid shunts). Perangkat medis ini dan implan lainnya memiliki pemantauan yang ketat. Semua informasi dan pergerakan perangkat harus didokumentasikan. Semua perangkat medis yang diimplantasikan memiliki nomor seri. Nomor seri ini dapat menadi alat untuk melacak pergerakan perangkat mulai dari pabrik hingga implantasi akhir pada pasien.

Sistem kontrol persediaan yang efektif memungkinkan organisasi layanan kesehatan untuk menentukan perangkat implan mana yang digunakan pada pasien tertentu untuk operasi tertentu. Ini merupakan informasi yang tak ternilai, karena perangkat yang ditanamkan dapat menyebabkan segala jenis reaksi yang merugikan pada pasien. Organisasi kesehatan, pabrikan, dan distributor perangkat medis menggunakan informasi ini untuk melacak sejarah dan pergerakan perangkat medis.

Contract Compliance

Banyak organisasi layanan kesehatan seperti apotek dan RS memiliki kontrak pembelian dengan distributor serta produsen produk yang berhubungan dengan perawatan kesehatan. Dengan  kontrak ini, layanan kesehatan dapat membeli barang-barang dengan potongan harga. Memaksimalkan kontrak juga bergantung pada sistem kontrol persediaan yang efektif. Karena, sistem yang tidak efektif dapat mengarah pada dua kemungkinan yaitu; membeli terlalu banyak atau terlalu sedikit. Kemungkinan mana pun dapat memiliki dampak negatif pada organisasi layanan kesehatan.

Saat mengalami kehabisan persediaan karena manajemen persediaan yang tidak efektif, RS dapat memaksa pembelian di luar ketentuan kontrak. Sehingga mendapatkan harga yang lebih tinggi dari harga kontrak. Selain itu juga menciptakan perbedaan harga pembelian dan membuat layanan kesehatan tidak patuh dengan ketentuan kontrak. Sistem kontrol persediaan yang baik akan mengurangi risiko kehabisan stok dan membuat organisasi mematuhi kontrak pembelian kelompok.

[1] Kenneth Hamlett, what are the advantages of inventory control in a healthcare organization?