PRAKTER TERBAIK DALAM MELAKUKAN PERAMALAN KEUANGAN ORGANISASI PELAYANAN KESEHATAN
Pendahuluan
Proyeksi/peramalan yang lebih baik dan dinamis dapat berperan sebagai pembeda utama bagi praktik dokter, sistem kesehatan, RS, dan organisasi layanan kesehatan lainnya. Mengatasi hal ini, industri pelayanan kesehatan mulai melakukan pengembangan model peramalan layanan kesehatan. Melalui model peramalan yang efektif, akan mendukung pengambilan keputusan eksekutif untuk meningkatkan kinerja keuangan sembari memberikan layanan kesehatan berkualitas tinggi. Karena itu, tulisan ini akan mengangkat terkait praktek terbia dalam melakukan peramalan keuangan di organisasi pelayanan kesehatan.Healthcare Financial Forecasting Best Practices
Perkembangan model peramalan layanan kesehatan dalam memenuhi kebutuhan lingkungan yang terus berubah, menyebabkan manajemen mulai menggunakan metode inovatif. Menurut Luther (2023)[1], penggunaan metode inovatif dalam layanan kesehatan seperti driver-based planning, rolling forecasts, dan scenario planning, harus menerapkan praktik terbaik, yaitu: understand historical data, use the right forecasting models, consider external factors, regularly update your forecasts, involve multiple departments, use technology, maintain transparency, train staff, & validate your forecasts. Praktek terbaik ini akan dipaparkan dibawah ini.- Understand historical data.Meskipun peramalan/proyeksi tidak boleh hanya didasarkan pada data historis, namun data tetap memainkan peranan penting. Data historis dapat memberikan perbandingan dasar misalnya, atau dimasukkan ke dalam perencanaan skenario dengan memberikan bukti tentang bagaimana faktor pendorong tertentu mempengaruhi keuangan di masa lalu.
- Use the right forecasting models. Peramalan harus lebih tepat waktu dibandingkan sekadar meneruskan proyeksi kinerja historis. Tidaklah realistis untuk mengharapkan tren dan pola di masa lalu akan tidak terpengaruh oleh perubahan tren bisnis, kebijakan, dan teknologi. Misalnya, telehealth, pemantauan pasien di rumah, dan tren lainnya baru-baru ini, berkontribusi terhadap meningkatnya permintaan kunjungan ruang gawat darurat, janji temu dengan dokter, dan metrik perawatan lainnya yang tidak dapat diprediksi. Itu sebabnya perkiraan bergulir sangat cocok untuk sektor kesehatan.
- Consider external factors.Agar bermakna, manajemen perlu mempertimbangkan faktor eksternal dan internal. Perkiraan bergulir perlu diinformasikan oleh faktor-faktor pendorong berbasis nilai yang mencerminkan perubahan kekuatan pasar eksternal, serta perubahan operasional internal. Misalnya saja, inflasi pasti berdampak pada biaya, namun seberapa besar dampaknya? Memperkirakan & merencanakan skenario untuk berbagai tingkat inflasi dapat membantu penyedia layanan kesehatan merencanakan inflasi tinggi, sedang, dan rendah. Hal yang sama berlaku untuk data medis di dunia nyata, seperti kurva epidemi.
- Regularly update your forecasts.Penyedia layanan kesehatan mengadopsi perkiraan bergulir sebagai jendela bergerak yang diatur ulang setiap bulan atau kuartal, sehingga selalu mencakup 12 bulan berikutnya atau lebih. Hal ini membuat mereka selalu mengetahui perkembangan terkini di dalam & di luar organisasinya. Faktanya, beberapa organisasi lebih sering melakukan perkiraan ulang. CFO layanan kesehatan memiliki banyak alasan untuk meningkatkan ketepatan waktu & ketangkasan dalam peramalan dan perencanaan mereka. Misalnya, perusahaan layanan kesehatan dengan struktur utang yang kompleks, harus menggunakan perkiraan bergulir untuk memantau arus kas dengan cermat. Jika tidak, mereka mungkin tidak mematuhi perjanjian pinjaman, seperti mempertahankan jumlah uang tunai pada hari-hari tertentu & mungkin gagal membayar pinjaman mereka.
- Involve multiple departments.Perkiraan keuangan harus memanfaatkan SDM & data dari seluruh organisasi layanan kesehatan, namun hal ini sering kali dianggap memberatkan oleh semua orang kecuali mereka yang berada di departemen keuangan. Proses perencanaan tahunan yang menggunakan spreadsheet, terbukti sangat melelahkan & membutuhkan waktu 3 bulan atau lebih untuk menyelesaikannya. Pada akhirnya, banyak manajer departemen yang hanya merasakan sedikit manfaat dari hal tersebut. Perkiraan yang lebih tepat waktu & otomatis dapat mempercepat dan menyederhanakan proses, sehingga membantu meringankan beban departemen. Saat yang sama, mengandalkan lebih banyak data real-time dapat memberikan perkiraan nilai yang lebih besar bagi departemen, sehingga membuat mereka lebih bersemangat untuk terlibat.
- Use technology.CFO dapat memanfaatkan teknologi untuk keuntungan mereka dengan menghubungkan data operasional & keuangan untuk peramalan yang pada gilirannya dapat digunakan untuk membantu mencapai indikator kinerja utama di seluruh organisasi. Menghubungkan perangkat lunak penganggaran dan perencanaan dengan sistem ERP organisasi, mengotomatiskan & menyinkronkan data sehingga setiap perubahan yang dilakukan pada angka-angka dalam sistem langsung tercermin dalam laporan & dasbor, serta situasi bisnis saat ini selalu jelas bagi semua orang. Beberapa penyedia layanan kesehatan mengambil langkah berikutnya dengan menggunakan kecerdasan buatan (AI). Sebuah survei yang dilakukan oleh MGMA menunjukkan satu dari lima kelompok medis telah menambahkan atau memperluas penggunaan AI mereka di tahun 2023, & banyak di antaranya yang menggunakannya untuk analisis prediktif pada area kinerja utama. Di sisi lain, banyak departemen keuangan & departemen lain di organisasi layanan kesehatan masih menggunakan spreadsheet, sehingga menghambat pengumpulan & analisis data untuk peramalan dan perencanaan.
- Maintain transparency.Sinkronisasi data operasional dan keuangan dengan menghubungkan perangkat lunak penganggaran dan perencanaan dengan sistem ERP berarti data dari seluruh organisasi dimasukkan dalam satu tempat terpusat. Hal ini menciptakan satu versi informasi yang disepakati dan selalu diperbarui dan dapat dilihat oleh semua orang yang memerlukannya.
- Train staff.Karena keuangan yang meluas, penempatan staf menjadi perhatian di banyak departemen keuangan. Meskipun penerapan otomatisasi & sentralisasi data dapat meringankan sebagian beban kerja mereka, staf mungkin menolak perubahan tersebut & tetap berpegang pada cara lama dalam bekerja dengan spreadsheet & email. CFO dapat mendorong perubahan yang lebih positif dengan mengalokasikan sumber daya tambahan untuk melatih & meningkatkan keterampilan karyawan agar dapat menerapkan alat yang lebih efisien & efektif.