Pendahuluan

Pemberian layanan kesehatan di industri pelayanan kesehatan, sangat terkait dengan tersedianya peralatan khusus, bahan, dan obat-obatan. Karena itu, implementasi manajemen persediaan yang efisien sangat penting dalam mengelola dan menyimpan persediaan medis. Persedian yang yang tidak bias ditelusuri, tidak hanya berdampak buruk pada operasional organisasi, tetapi juga menyebabkan staf menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menemukan persediaan. Persediaan yang tidak dapat diakses saat dibutuhkan, juga dapat membahayakan nyawa seseorang.

Empat alasan mengapa industri pelayanan kesehatan harus mengadopsi sistem manajemen persediaan otomatis.

Mengelola persediaan merupakan hal yang krusial di RS. Hal ini terkait dengan kenaikan biaya dan meningkatnya permintaan pelanggan yang secara signifikan. Menurut Davidson (2017)[1], ada empat alasan penting mengapa industri peayanan kesehatan harus mengadopsi sistem manajemen inventori otomatis, yaitu; 1) Inventory management is investment protection, 2) Medical device tracking, 3) Contract compliance, & 4) Control the spread of disease.

Inventory management is investment protection

Investasi RS ke aktiva tetap (perlatan & persediaan) menelan biaya yang tidak sedikit. Karena itu, sangat diperlukan sistem manajemen yang memungkinkan aktiva tersebut bias ditelusuri dengan mudah saat hendak dipakai. Sistem manajemen inventaris yang efektif tidak hanya memungkinkan organisasi layanan kesehatan melacak penggunaan dan ketersediaan alat-alat ini, tetapi juga mengurangi kemungkinan kehilangan dan pencurian. Selain itu, organisasi juga dapat lebih efisien mengelola rotasi alat antara operasi, sterilisasi, dan penyimpanan.

Medical device tracking

Organisasi layanan kesehatan yang mengelola perangkat medis implan, seperti aneurysm clips dan cerebral spinal fluid shunts, harus mengikuti panduan manufaktur yang ketat dan harus mendokumentasikan data serta pergerakan perangkat. Perangkat medis yang dapat diimplantasikan semuanya memiliki nomor seri yang dapat melacak pergerakan perangkat tersebut, mulai dari pabrik sampai pada pasien saat menjalani implantasi. Ketika organisasi layanan kesehatan menerapkan sistem kontrol inventaris, stafnya dapat lebih mudah menentukan perangkat implan yang digunakan pada pasien tertentu untuk operasi tertentu. Ini merupakan informasi yang sangat penting apabila perangkat yang ditanamkan dapat menyebabkan reaksi yang merugikan pada pasien.

Matt Fitterer, Account Executive di Orthopaedic Solutions menyampaikan bahwa barang-barang harus disimpan dan dikelola di dalam kantor medis, untuk menghindari kehilangan. Barang- barang terus berrotasi, dan banyak klien yang tidak mengetahui keberadaannya serta tidak memiliki cara untuk mengetahui siapa yang terakhir menggunakannya. Dia menambahkan bahwa ketika peralatan medis, obat-obatan, dan persediaan bedah harus secara manual dimasukkan ke dalam basis data, butuh terlalu banyak waktu dan ini memiliki kemungkinan kesalahan akibat salah perhitungan.

Contract compliance

Industri pelayanan kesehatan dan farmasi umumnya memiliki kontrak pembelian group dengan distributor dan produsen produk perawatan kesehatan. Jenis kontrak ini bermanfaat karena barang dapat dibeli dengan biaya lebih murah. Manajemen persediaan memainkan peran penting dalam sebagian besar kontrak ini. Jika RS menggunakan proses kontrol inventaris manual atau tidak melacak inventaris sama sekali, maka apabila membeli item terlalu banyak maka akan terjadi masalah.

Control the spread of disease

Manfaat penting lain dari manajemen persediaan dalam layanan kesehatan adalah untuk mengontrol penyebaran penyakit. Bahkan, penelitian membuktikan bahwa manajemen persediaan membantu mencegah mad-cow disease menyebar melalui fasilitas medis tertentu di Inggris. Saat alat bedah dapat dilacak dengan benar, maka dapat mencegah alat tersebut terinfeksi dengan pasien lain. Jadi dapat dikatakan bahwa pengendalian penyakit dimulai dengan manajemen inventaris.

Selain itu, ketika organisasi layanan kesehatan mempertahankan tingkat persediaan dan peralatan yang benar saat dibutuhkan, pasien tidak akan dipindah ke layanan kesehatan lain. Tanpa kontrol inventaris yang efektif, RS tidak dapat menyimpan data yang akurat dan tepat waktu saat persediaan atau peralatan habis dan perlu dipesan ulang. Manajemen persediaan juga penting untuk memantau barang-barang yang mudah rusak seperti obat-obatan.