Pendahuluan

Utilisasi aktiva tetap sangat penting dalam menjamin efisien & efektivitas operasional organisasi pelayanan kesehatan. Untuk mendukung hal tersebut, organisasi pelayanan kesehatan, perlu melakukan penelusuran terhadap aktiva tetap (peralatan) yang dimiliki. Penelusuran aktiva tetap dapat meningkatkan produktivitas dan memastikan jadwal perbaikan dan pemeliharaan, serta dapat membantu mengetahui lokasi aset dan siapa yang menggunakannya. Karena itu, sangat penting bagi organisasi pelayanan kesehatan untuk menggunakan sistem penelusuran aktiva tetap.

Tips & praktek terbaik dalam penelusuran aktiva tetap

Ketika organisasi pelayanan kesehatan ingin merampingkan dan memperketat kegiatan operasionalnya, penelusuran peralatan dan aset merupakan suatu keharusan. Berapa banyak peralatan yang dimiliki, di mana disimpan, seberapa sering digunakan, atau dalam kondisi apa itu mungkin tidak akan diketahui sebelum menerapkan sistem penelusuran dengan tag aset. Sistem ini tidak hanya membantu dalam mendapatkan lebih banyak visibilitas ke aset dan peralatan, tetapi juga membuat proses audit dan pelaporan menjadi lebih mudah dan lebih cepat.

Sistem penelusuran aktiva tetap dapat membantu organisasi pelayanan kesehatan mencapai efisiensi dan meningkatkan laba dengan memanfaatkan sumber daya yang ada sebaik-baiknya. Untuk membantu dalam menelusuri peralatan secara efektif melalui sistem, Stazzone (2019)[1], memberikan beberapa tips dan praktik terbaik berikut.

1. Use an Asset Tracking Solution

Gabungkan manfaat barcode, pemindai, dan perangkat lunak serta alat penelusuran aset untuk merampingkan upaya penelusuran peralatan di organisasi. Alat yang baik memiliki fitur manfaat seperti check-out dan check-in otomatis, penelusuran peralatan berdasarkan nomor seri dan lokasi, pemberitahuan ketika peralatan terlambat, pemberitahuan pemeliharaan, dan manajemen catatan.

Beberapa jenis fitur tersebut dapat membuat penelusuran peralatan yang efisien. Salah satu fitur sistem penelusuran yang paling berguna baik untuk peralatan kecil dan besar adalah pelacakan GPS. Dengan GPS, lokasi peralatan dapat dipantau kapan saja, dari mana saja, menggunakan komputer atau perangkat seluler dengan koneksi internet. GPS biasanya juga dapat mengirim peringatan ketika peralatan dihapus dari properti tanpa izin yang sesuai. Manfaat lain dari pelacakan GPS adalah dapat menyimpan data selama beberapa hari untuk mengirimkan informasi kepada manajemen kapanpun dibutuhkan.

2. Utilize Asset Tags

Tag aset yang tahan lama merupakan solusi lain dalam penelusuran peralatan. Hampir semua jenis peralatan dapat ditandai, dan tag dapat dibuat dari berbagai jenis bahan yang tahan dengan lingkungan di mana peralatan tersebut digunakan. Tag aset biasanya berisi barcode yang memungkinkan setiap peralatan diberi nomor identifikasi unik untuk membantu dalam menemukan lokasi dengan mudah, mengakses jadwal perawatan, menentukan status peralatan, dan lainnya, hanya dengan memindai label barcode. Menggunakan tag aset juga dapat mengurangi risiko kehilangan peralatan karena kesalahan manusia atau pencurian.

Ketika organisasi menerapkan sistem tag aset, maka akan lebih mudah untuk mengetahui semua peralatan yang dimiliki. Hal ini juga dapat meningkatkan visibilitas peralatan dalam mengurangi biaya overhead dan menghemat waktu karyawan serta uang organisasi. Label barcode pada tag aset dapat meminimalisasi human error. Karyawan dapat menggunakan pemindai tanpa harus memasukkan informasi peralatan secara manual ke dalam sistem penelusuran aset.

3. Use a Unique Identification Number for Each Piece of Equipment

Penggunaan nomor seri peralatan pada label aset atau label barcode harus dihindari. Nomor seri dapat diduplikasi, sehingga dapat membingungkan pengguna dalam membedakan dua aset pada sistem penelusuran aset. Solusinya adalah dengan menggunakan nomor identifikasi unik untuk setiap peralatan, sehingga tidak memiliki nomor yang sama.

4. Stay Up to Date with Maintenance and Service

Tidak akan ada peluang menjaga peralatan tetap dalam kondisi baik dan memiliki siklus hidup yang panjang apabila organisasi tidak up to date dalam pemeliharaan dan perbaikan peralatan. Saat melakukan penelusuran peralatan, telusuri juga kondisinya, rencana pemeliharaan preventif, dan informasi garansi. Menjadi proaktif dalam memelihara peralatan dapat mencegah kerusakan dan memastikan ketersediaan peralatan yang diperlukan. Memperkirakan masa pakai peralatan dan suku cadang melalui penelusuran peralatan juga dapat mengurangi waktu henti dan penundaan di waktu mendatang. Selain itu juga dapat menciptakan alur kerja yang lancar.

Saat memilih sistem penelusuran peralatan, pastikan bahwa system yang dipilih dapat disesuaikan dan memungkinkan organisasi untuk menjadwalkan pemeliharaan dan layanan serta menyimpan jaminan dan informasi layanan. Sistem yang baik dapat memungkinkan organisasi untuk membuat dan mengelola pesanan kerja terhadap pemeliharaan peralatan dan memberikan tampilan siklus pakai peralatan. Hal ini dapat membantu dalam menjaga pemeliharaan, layanan, dan perbaikan terkini.