TIPS DALAM MENGIMPLEMENTASIKAN PRAKTEK TERBAIK DALAM PENELUSURAN AKTIVA TETAP
Pendahuluan
Investasi dalam aktiva tetap yang dilakukan suatu RS, harus dibarengi dengan kemampuan manajemen dalam mengelolanya. Salahsatu cara manajemen dalam mengelola aktiva tetapnya adalah dengan menggunakan alat penelusuran aset tetap. Hal ini tidak hanya dapat membantu mengenal kedalaman aktiva tetap secara lebih baik (seperti bangunan, peralatan, tanah, dll), tetapi juga memberikan informasi lebih menyeluruh mengenai nilai aset sebenarnya yang dipegang.
Sangat penting bagi semua organisasi bisnis (seperti RS), untuk mengenal cara paling efektif dalam melakukan proses penelusuran aktiva tetap. Menurut Saha (2019)[1], ada 4 tips dalam memulai penelusuran aktiva tetap dalam suatu organisasi bisnis, yaitu;
- Choose Your Fixed Asset Tracking Solution
- Don’t Mistake Fixed Asset Tracking for Inventory Management
- Create a Fixed Asset Database
- Take a Closer Look at the Performance of Your Fixed Assets
Choose Your Fixed Asset Tracking Solution
Saat ini kita hidup dalam zaman di mana penelusuran aset tetap dapat sesederhana berinvestasi dalam perangkat lunak, perangkat GPS untuk kendaraan dan peralatan yang dapat dipindahkan, barcode, dan pemindai. Apabila menggunakan alat seperti ini, organisasi bisnis dapat dengan akurat mengetahui data, tanpa kesalahan manusia atau pencurian. Walaupun pada awalnya suatu organisasi perlu mengeluarkan modal untuk mengintegrasikan sistem khusus yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, tetapi sistem otomatis ini ditujukan untuk menghemat uang dalam jangka panjang. Sehingga tidak heran bahwa semakin banyak bisnis menggunakan alat ini untuk mendapatkan pembacaan yang akurat atas aset tetap mereka.
Don’t Mistake Fixed Asset Tracking for Inventory Management
Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat oleh bisnis terkait manajemen supply chain adalah bahwa mereka mengacaukan praktik penelusuran aset tetap dengan manajemen persediaan. Karena kedua ilmu ini sepenuhnya berbeda, maka akan terjadi kesulitan apabila dilakukan analisis dengan menggunakan metode yang sama persis. Penelusuran aset tetap menyangkut item berwujud dan tidak berwujud yang sudah dimiliki organisasi bisnis secara langsung. Hal ini meliputi kendaraan, peralatan, bangunan, dll. Aktiva tetap yang dimiliki sangat berpotensi untuk dapat membuat organisasi bisnis lebih banyak uang apabila memilih untuk menyewa atau menjualnya di masa mendatang.
Aktiva tetap memainkan peran besar dalam cara nilai suatu organisasi bisnis. Di sisi lain, manajemen persediaan hanya memperhatikan barang-barang yang telah diproduksi untuk dijual. Oleh karena itu, keduanya sepenuhnya terlihat berbeda, dengan tujuan yang berbeda.
Create a Fixed Asset Database
Dalam menginvestasikan modal pada penelusuran aktiva tetap secara otomatis, dibutuhkan basis data aktiva yang sesuai dengan kebutuhan khusus suatu organisasi. Mulailah dengan memasukkan masing-masing dan setiap data aktiva tetap ke dalam basis data pilihan. Tambahkan ruang yang mengharuskan karyawan untuk membuat catatan mengenai detail setiap aset, termasuk perubahan kondisi, deskripsi umum, serta tolok ukur aset yang sangat sensitif. Memiliki database yang bisa diperbarui setiap saat dapat membuat audit dan keputusan anggaran yang lebih lancar.
Take a Closer Look at the Performance of Your Fixed Assets
Untuk bisnis yang sedang berkembang, berpegang pada aktiva tetap dapat menjadi bantuan atau penghalang. Dalam suatu kemajuan, perhatikan pada biaya keseimbangan, peluang, dan risiko, terkait dengan apa yang dimiliki organisasi. Mungkin setiap organisasi bisnis berinvestasi pada peralatan mahal lima tahun lalu yang diperlukan pada saat itu, namun pada bisnis saat ini, teknologi itu telah memperlambat laju produksi atau bahkan tidak digunakan sama sekali. Ini merupakan contoh aktiva tetap yang berada di akhir siklus hidupnya.
Sebagai manajer, mungkin sulit mengenali eksentrisitas ini dalam kehidupan sehari-hari, tetapi begitu organisasi memiliki sistem penelusuran aktiva tetap, hal yang sebenarnya dibutuhkan dalam produktivitas organisasi bisnis akan menjadi jauh lebih jelas.
[1] Varsha Saha, 2019, 4 Best Practices for Fixed Asset Tracking