Pendahuluan

Peningkatan volumen pasien akibat pandemi COVID-19, membuat SDM organisasi pelayanan kesehatan meluangkan lebih banyak waktu untuk merawat pasiennya. Karena itu, penting bagi manajemen RS & organisasi pelayanan kesehatan lainnya, untuk mempertimbangkan penggunaan teknologi yang dapat membantu mengurangi waktu SDM. Penggunaan tekhnologi dalam mengelola persediaan dapat mengimbangi tuntutan yang berkembang sambil memprioritaskan kesehatan, keselamatan, dan pengalaman pasien mereka.

Salah satu solusi paling berdampak dalam teknologi fasilitas kesehatan adalah solusi yang berfokus pada manajemen persediaan. Pengembangan manajemen persediaan secara melalui alat otomatis di organisasi pelayanan kesehatan akan dapat membantu meringankan beberapa beban administrasi staf. Hal ini dapat membantu, tidak hanya di masa pandemi tetapi juga pasca pandemi. Terkait dengan pengembangan sistem manajemen persediaan (di saat pandemi & pasca pandemi), Stewart (2021)[1], mengngkapkan beberapa hal yaitu; Improving Workflow, PAR Management, Patient Safety, & Staff Satisfaction. Keempat hal tersebut akan dibahas berikut.

Improving Workflow

Kemampuan untuk menemukan peralatan dengan cepat sangat penting. Selama COVID-19, pasien sangat membutuhkan peralatan medis seperti ventilator, pompa infus, dan banyak lagi. Waktu yang terbuang dalam proses pencarian peralatan dapat menjadi kerugian yang signifikan bagi perawatan pasien. Dengan mengotomatisasi manajemen aset persediaan, staf dapat mengoptimalkan waktu mereka dan dengan cepat menemukan dan mengidentifikasi berapa banyak peralatan yang tersedia. Mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan peralatan medis yang diperlukan, memungkinkan seorang dokter untuk merawat pasien dengan cepat dan efisien, yang pada akhirnya akan meningkatkan kualitas perawatan.

PAR Management

RS sering mengandalkan staf untuk mempertahankan PAR levels peralatan medis bergerak. Namun, dengan bergantung pada manusia, sangat mungkin terjadi human error. Disamping itu, juga dapat menyebabkan waktu terbuang, yang sebenaryna dapat digunakan kembali untuk kegiatan nilai tambah lainnya. Tanpa data historis dan analitik untuk mendorong pengambilan keputusan, ada juga potensi kekurangan atau kelebihan pesanan peralatan medis seluler. Hal ini sering menyebabkan pesanan terburu-buru dan pembelian atau persewaan yang tidak perlu yang diperlukan untuk memenuhi permintaan atau biaya terkait karena pemeliharaan seumlah peralatan yang lebih besar yang tidak perlu.

Manajemen persediaan PAR-level, memungkinkan RS untuk mengetahui dengan tepat kapan jumlah minimum atau maksimum aset tercapai, sehingga memicu permintaan kerja kepada personel tertentu (biasanya tim pemasok pusat), untuk mengisi ulang sesuai kebutuhan. Ini memastikan perangkat medis penting untuk perawatan pasien selalu tersedia, tanpa penundaan. Tantangan yang sedang berlangsung terkait dengan staf dan pesanan pasokan semakin bertambah dengan pandemi COVID-19. Karena itu, melalui otomatisasi manajemen persediaan akan membantu manajemen dalam menjamin ketersediaan peralatan medis bergerak yang mempengaruhi perawatan pasien, seperti ventilator portabel. Peralatan ini akan mudah diakses terlepas dan memastikan staf fasilitas memiliki visibilitas ke tingkat dan penggunaan peralatan saat ini.

Dengan sistem manajemen persedia, when, an otomatis, staf dapat menyelaraskan permintaan dengan persediaan fisik secara tepat. Mengakses laporan yang menunjukkan aset mana yang dibutuhkan  (di mana, kapan, dan seberapa sering), bersama dengan pergerakan dan riwayat aset, akan memberi administrator wawasan yang lebih baik tentang pemanfaatan peralatan dan perencanaan modal peralatan.

Patient Safety

Otomatisasi manajemen persediaan juga akan berkontribusi pada keselamatan pasien dengan memberikan visibilitas yang lebih besar ke status aset. Alat otomatis memungkinkan staf untuk memastikan peralatan telah dibersihkan sebelum digunakan pasien lain. Misalnya, beberapa alat manajemen persediaan dapat diatur untuk mengirim peringatan otomatis jika peralatan belum melewati departemen pemrosesan steril pusat pada waktu yang tepat setelah digunakan oleh pasien.

Staff Satisfaction 

Mendapatkan alat pelindung diri (APD) selama pandemi, tidak dapat diprediksi di banyak fasilitas kesehatan. Tantangan khusus ini menempatkan petugas kesehatan garis depan dalam bahaya dan menambah lebih banyak ketegangan pada situasi stres tinggi. Teknologi manajemen persediaan dapat memberikan cara mudah bagi dokter untuk mengajukan permintaan pasokan dan dukungan, termasuk APD. Beberapa solusi juga memberi staf kemampuan untuk menentukan tingkat urgensi untuk setiap permintaan dan mengakses status waktu nyata pesanan mereka.

Mempersingkat alur kerja staf dengan menghilangkan tantangan seperti peralatan yang salah tempat, atau kekurangannya, dapat meningkatkan kepuasan staf dan memungkinkan mereka untuk fokus hanya pada melakukan perawatan pasien. Peningkatan alur kerja dan pengurangan hambatan operasional telah terbukti mengarah pada kepuasan kerja yang lebih kuat secara keseluruhan dan mengalir ke retensi staf dan kualitas pelayanan.