SOLUSI ATAS PERMASALAHAN PENCATATAN AKTIVA TETAP DI RS
Pendahuluan
Nilai aktiva tetap dalam laporan posisi keuangan (neraca), sangat berpengaruh secara material terhadap laporan keuangan RS secara keseluruhan. Karena itu, proses pencatatan aktiva tetap harus dibuat sisitematis, agar supaya tidak ada lagi yang tidak tercatat. Bayangkan, apabila ada satu aktiva tetap yang bernilai “cukup besar”, dan telah dioperasionalkan sehingga membantu RS dalam memperoleh pendapatan, tetapi nilainya belum dilaporkan dalam neraca. Belum lagi biaya penyusutan aktiva tetap tersebut yang belum dicatat dalam laporan laba/rugi.
Kenyataan di beberapa RS
Saat membantu memberikan konsultasi di beberapa RS, kami sering mendapatkan kenyataan bahwa aktiva tetap yang terdata di bagian akuntansi jauh lebih kecil dari aktiva tetap yang real. Hal ini bisa saja terjadi karena beberapa faktor, antara lain;
- Adanya aktiva tetap yang berasal dari “bantuan pihak tertentu” ke RS swasta yayasan. RS yayasan sering mendapatkan bantuan baik berupa “uang/kas” ataupun aktiva tetap dari berbagai pihak. Namun, masuknya bantuan tersebut biasanya harus melalui yayasan. Dalam kasus diatas, catatan aktiva tetap tersebut tidak pernah masuk dalam daftar aktiva tetap RS. Sehingga, secara otomatis tidak akan pernah dilaporan dalam laporan keuangan RS. Padahal aktiva tersebut terlah digunakan dan membantu RS dalam menghasilkan pendapatan.
- Pengadaan aktiva tetap yang dilakukan tidak masuk dalam data bagian akuntansi, Hal ini lebih dikarenakan pada kesalahan ”prosedur pembelian” di RS. Harusnya, setelah pembelian dilakukan atau saat barang datang, bagian akuntansi harus mendapatkan buktinya, sehingga bisa dicatat.
- Adanya aktiva tetap yang telah digunakan cukup lama, tetapi belum pernah dimasukkan dalam neraca RS.
Mendata Aktiva tetap RS
Mengantisipasi hal tersebut diatas, manajemen RS harus melakukan validasi terhadap informasi aset tetap dengan melakukan verifikasi aset tetap RS. Tanpa langkah tersebut, tidak akan ada proses penambahan jumlah, pengendalian, atau perhitungan benar yang dapat memastikan keakuratan akuntansi aset tetap. Berikut adalah beberapa hal terkait dengan verifikasi aktiva tetap di RS.
- Melakukan inventarisasi aset fisik. Aktiva tetap harus diinventarisasi secara periodik untuk meyakinkan bahwa kenyataan dan catatan akan selalu sama. Untuk mencegah pembelian aktiva tetap baru yang tidak tercatat, bagian pengadaan dan akuntansi harus bekerja sama membangun sebuah sistem untuk meyakinkan bahwa prosedur operasional yang sedang berjalan akan menghasilkan informasi aktiva tetap paling akurat.
- Tandai aset dengan tepat. Hal ini penting karena jika RS memiliki beberapa aktiva yang hampir sama, maka akan sangat rawan terjadi kesalahan dalam pencatatannya, bisa terjadi pencatatan duplikat atau kesalahan dalam pengidentifikasian aset mana yang masih dipakai dan tidak. Solusi termudah adalah dengan memberi tanda unik berbentuk label atau barcode untuk setiap aset.
- Tinggalkan pencatatan aktiva tetap dengan spreadsheet/workbook (non-sistem). Perhitungan penyusutan dengan menggunakan sistem spreadsheet/workbook yang dilakukan secara manual sangat rawan kesalahan, disamping memerlukan waktu banyak. Beberapa kesalahan yang dapat terjadi:
- Kesalahan dalam rumus yang tidak diketahui dan menyebabkan kesalahan perhitungan
- Sulit mengubah metode penyusutan aset
Untuk mengurangi risiko kesalahan manusia yang tidak perlu dan memanfaatkan sebaik-baiknya waktu kerja karyawan, sistem (software) pengelolaan aktiva tetap harus terintegrasi dengan sistem (software) akuntansi.