Menggunakan Tag Aset (penanda aset) untuk keperluan Check-Out dan Check-In Instrumen Medis

Untuk memaksimalkan efisiensi sistem manajemen persediaan otomatis sebagai bagian dari sistem manajemen supply chain RS yang lebih besar, manajemen harus menggunakan tag aset. Gunakan sistem manajemen persediaan untuk menetapkan label pada peralatan dengan barcode yang menampilkan nomor identifikasi unik untuk setiap item. Jangan menggunakan nomor seri item sebagai nomor identifikasi karena produsen dapat menduplikasi nomor seri, dan itu akan membuat pelacakan setiap peralatan tidak dapat dilakukan.

Memberi tag (menandai) peralatan medis sangat penting untuk melacak penggunaannya dan memungkinkan check-out dan check-in cepat untuk penyedia layanan kesehatan. Melacak instrumen medis dapat menghemat uang karena menghilangkan kemungkinan kerugian dan pencurian. Ini juga memperlancar pemeliharaan peralatan dan membantu manajer memantau siklus hidup peralatan medis yang bernilai. Memindai tag untuk check-out dan check-in peralatan juga meningkatkan visibilitas aset dan membantu mengungkap barang yang hilang dengan melacak siapa pengguna terakhirnya dan di mana penggunaannya. Secara keseluruhan, tag aset dengan label barcode dapat membantu dalam mengurangi biaya persediaan dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas staf dengan merampingkan proses check-out dan check-in.

Manfaat penerapan praktik terbaik dalam manajemen persediaan RS

Ketika RS menerapkan tiga praktik di atas secara efisien, maka akan memperoleh manfaat, serta dapat memaksimalkan pengembalian investasi. Menurut Pontius (2019), manfaat paling signifikan dari merampingkan praktik manajemen persediaan RS meliputi:

• Meeting inventory goals

Manfaat pertama adalah dapat memenuhi sasaran manajemen persediaan. Dengan pengambilan data otomatis melalui sistem manajemen inventaris, maka rumah sakit akan memiliki penghitungan inventaris secara real-time yang akurat dan dapat menyiapkan parameter untuk pemesanan ulang otomatis. Hal ini akan menghilangkan pemborosan dan kekurangan produk.

• Maximizing provider time

Memaksimalkan waktu SDM unit layanan akan membuat terciptanya efesiensi. Selama ini perawat sering menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengelola persediaan. Sistem manajemen persediaan otomatis akan membebaskan perawat dari tugas supply chain, sehingga perawat dapat menghabiskan waktu untuk merawat pasien.

• Manage recalls and reduce expirations

Manfaat lainnya adalah dapat mengelola penarikan persediaan dan mengurangi kedaluwarsa. Melacak peralatan medis, perangkat, dan obat-obatan dengan tag aset dan barcode dapat membantu mengelola penarikan item secara lebih efisien dan mengurangi jumlah produk yang kadaluwarsa.

• Use analytics to make better decisions

Informasi yang dihasilkan dari sistem manajemen persediaan otomatis akan dapat digunakan dalam proses analisis, sehingga keputusan yang diambil menjadi lebih baik. Sistem manajemen supply chain RS dan sistem manajemen persediaan otomatis mengumpulkan data menjadi analitik untuk membantu RS dalam memahami penggunaan persediaan, pemborosan, dan kebutuhan perawatan. Sehingga RS akan memiliki kekuatan untuk membuat keputusan berbasis data dalam memperkirakan permintaan dengan lebih akurat.