Pendahuluan

Salahsatu langkah penting dalam analisis biaya organisasi pelayanan kesehatan adalah melakuan desain terhadap sistem biaya. Sistem biaya yang baik, akan mampu menghasilkan informasi biaya yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Karena itu, penting   bagi manajemen untuk menentukan sistem biaya yang akan digunakan. Tulisan ini akan membahas tentang mendesain sistem biaya berbasis aktivitas (activity based cost systems) di organisasi pelayanan kesehatan.

Tiga langkah analisis dalam desian sistem biaya

Menurut Chapman dkk (2016)[1], terdapat tiga langkah analitis dasar yang harus diambil dalam memasukkan unsur-unsur biaya organisasi ke objek biaya yaitu;

1. Sistem penetapan biaya perlu mengidentifikasi dan mengelompokkan biaya berbagai jenis sumber daya yang dimiliki organisasi,
2. Biaya sumber daya harus dikelompokkan ke dalam kumpulan biaya (berdasarkan departemen atau pusat biaya manajerial lain, atau kegiatan) yang dibuat sebagai penggerak/pemicu biaya.
3. Biaya harus dihubungkan ke objek biaya yang dipilih.

 Masih menurut Chapman dkk (2016), ketiga tahapan dalam mendesain sistem biaya terbagi menjadi: 1) determining the granularity of costs at resource level, 2) determining the granularity of cost pools and cost drivers, & determining the granularity of the chosen cost object. Ketiga tahapan tersebut akan dijelaskan dibawah ini.

 Step 1: determining the granularity of costs at resource level

Berdasarkan bagan akun (dalam buku besar organisasi), biaya biasanya dikelompokkan berdasarkan jenis biaya, seperti gaji atau biaya pokok. Bagan akun secara signifikan mempengaruhi detail yang tersedia untuk keperluan penetapan biaya. Biaya gai misalnya, dapat juga dirinci menjadi gaji perawat, dokter, teknisi, staf administrasi, dan sebagainya. Selain itu, pemisahan gaji dapat dilakukan untuk tingkat kelas/unit tertentu. Struktur bagan akun dan rinciannya sangat mempengaruhi detail dan sifat biaya yang tersedia untuk keperluan perhitungan biaya dalam langkah 2 dan 3. Oleh karena itu, desain sistem biaya sangat bergantung pada struktur bagan akun.

Bagan akun juga dapat menunjukkan perilaku biaya yang relevan terkait perbedaan biaya tetap dan biaya variabel  dalam kaitannya dengan sumber daya tertentu. Perbedaan ini dapat memberikan perubahan biaya marjinal dalam kaitannya dengan keputusan desain ulang layanan dan penerapan teknik akuntansi manajemen dasar yang terdiri dari analisis cost–volume–profit. Akuntansi manajemen juga dapat menunjukkan perbedaan antara biaya langsung (biaya yang dapat secara logis terkait dengan objek biaya) dan biaya tidak langsung.

 Kelemahan pendekatan tradisional biaya berbasis volume kemudian diperbaiki dengan pendekatan biaya berbasis aktivitas. Argumen utama dari penetapan biaya berdasarkan aktivitas adalah bahwa alokasi tradisional berbasis volume secara sistematis menilai terlalu tinggi proses volume dan mengabaikan volume rendah yang kompleks. Akibatnya, sistem seperti ini mendorong lebih banyak aktivitas kompleks bervolume rendah yang pada saatnya memerlukan pengeluaran overhead yang lebih besar. Dengan demikian, risiko terkait sistem berbasis volume adalah bahwa biaya tidak langsung akan naik lebih cepat daripada volume layanan.

 Step 2: determining the granularity of cost pools and cost drivers

Langkah ini melibatkan dua pilihan terkait. Pilihan pertama melibatkan agregasi sumber daya yang diidentifikasi dalam bagan akun ke dalam kumpulan biaya yang membentuk struktur dasar analisis dalam sistem biaya. Sedangkan pilihan kedua terkait dengan melibatkan pemilihan pemicu biaya ke objek biaya yang dipilih (langkah 3). Penetapan biaya berbasis aktivitas adalah pendekatan untuk mengaitkan biaya sumber daya (langkah 1) ke objek biaya (langkah 3), di mana pilihan dibuat untuk menghubungkan biaya tidak langsung dengan aktivitas tertentu yang mendorongnya. Penentuan biaya berbasis aktivitas adalah alternatif untuk alokasi biaya tidak langsung yang berkaitan dengan volume ke objek biaya (misalnya, membagi biaya pada seluruh jumlah pasien). Sedangkan alokasi berbasis volume menyederhanakan dan mengurangi biaya pengukuran. Untuk memutuskan cara terbaik dalam memperhitungkan biaya tidak langsung, penting untuk selalu mempertimbangkan biaya dan manfaat yang terkait dengan pengumpulan data tersebut.

 Step 3: determining the granularity of the chosen cost object

Sistem biaya selalu dapat menghasilkan perkiraan objek biaya tertentu (misalnya, rangkaian perawatan pasien, pasien/produk layanan, saluran layanan, kepercayaan). Langkah terakhir ini berpotensi paling tidak informatif dalam hal memberikan indikasi mengenai perincian sistem penetapan biaya, yang dalam prakteknya lebih banyak berasal dari pilihan yang dibuat dalam dua langkah sebelumnya. Masalah utama dalam hal perincian pada tingkat ini adalah mengenai sejauh mana biaya tertentu mewakili rata-rata di tingkat tertentu dari objek biaya, atau menunjukkan variabilitas yang dapat diandalkan antara biaya pada tingkat tersebut.

 Masalah ini sering berkaitan dengan biaya top-down dan bottom-up. Membagi total biaya operasi dengan jumlah pasien untuk mengidentifikasi biaya yang dapat diatribusikan kepada pasien individu merupakan pendekatan top-down. Sedangkan menggabungkan biaya per menit untuk mencapai biaya per pasien total merupakan pendekatan bottom-up yang memungkinkan visibilitas variasi biaya antara pasien.

[1] Christopher S. Chapman, Anja Kern, Aziza Laguecir, & Wilm Quentin, 2016, 4 Management accounting and efficiency in health services: the foundational role of cost analysis