Pendahuluan

Perlu dipahami bahwa pengendalian internal merupakan suatu proses. Proses dalam pengendalian intern dirancang untuk mencegah penipuan, melindungi sumber daya organisasi, serta memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. Pengendalian internal hanya efektif apabila dirancang sesuai kebutuhan spesifik organisasi. Untuk memastikan bahwa pengendalian intern berfungsi sesuai rencana maka dalam pelaksanaannya perlu dipantau dan diukur.

Lima komponen pengendalian internal

Pendekatan proaktif harus dilakukan manajemen untuk mencegah dan mendeteksi kesalahan karyawan melalui penerapan kebijakan terkait pengendalian internal. Proses pencegahan dan deteksi dini sangat penting dalam setiap proses pengendalian internal dengan meminimalkan tingkat risiko tertentu. Joy Hicks (2017)[1] memaparkan terkait lima komponen dalam pengendalian intern yang efektif, yaitu;

1. Hiring Practices

Mempekerjakan staf yang kompeten merupakan cara efektif dalam memperkuat proses pengendalian internal. Melakukan review atas record karyawan dan meminta referensi merupakan salahsatu cara mudah untuk menghilangkan kemungkinan buruk dan mencegah orang tertentu melamar pekerjaan. Pemeriksaan latar belakang termasuk pemeriksaan kredit juga dapat memberikan rincian mengenai riwayat pribadi pelamar.

2. Separation of Duties

Selain itu, pemberian tugas yang terpisah dapat mencegah satu karyawan untuk memiliki tanggung jawab atas beberapa transaksi yang melibatkan penanganan keuangan. Setiap kali seorang karyawan terlibat dengan transaksi uang, maka harus ada satu orang yang mengesahkan transaksi tertentu, kemudian ada orang lain yang bertanggung jawab untuk memproses, serta orang yang berbeda untuk merekonsiliasi dan mencatat. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tidak seorang pun dapat melakukan tugas tanpa terdeteksi atau ditinjau oleh orang lain.

Pemisahan tugas terseut dapat mengurangi jumlah uang yang hilang, baik itu pada tingkat bawah maupun pada level kantor. Ketika karyawan tahu bahwa setiap proses dilacak dan dipantau, maka akan mendorong akurasi dan kejujuran dalam melakukan tugas.

3. Documentation

Setiap transaksi keuangan harus memiliki jejak. Dokumentasi bukan hanya menulis atau mendokumentasikan tindakan, tetapi juga menyimpan salinan semua catatan keuangan seperti faktur dan pengiriman uang untuk pembayaran. Karyawan tidak boleh melakukan transaksi berdasarkan permintaan verbal. Dokumentasi yang valid meliputi formulir resmi, kop surat, atau faktur, harus disahkan dengan tanda tangan. Cek harus selalu memiliki faktur, demikian juga pengembalian uang, transfer uang atau posting pembayaran. Uang tunai hanya boleh diterima, tidak boleh dikeluarkan kecuali untuk mengembalikan uang kembalian. Rekonsiliasi penerimaan uang juga harus didokumentasikan pada awal dan akhir setiap shift.

4. Physical and Electronic Safeguards

Penggunaan brankas, sistem alarm, kamera, dan kunci juga dapat membantu dalam melindungi data, inventaris, aset, dan uang. Perlindungan elektronik dapat mencakup penggunaan kata sandi dan pembatasan akses hanya untuk personel yang berwenang.

5. Monitoring Operations

Setiap proses pengendalian internal tidak akan lengkap tanpa memantau aktivitas operasional. Pengawasan pengendalian internal melibatkan peninjauan atas aktivitas operasional harian untuk memastikan proses beroperasi dengan benar. Hal ini meliputi;

• Rekonsiliasi kas,
• Audit akun atau bagan,
• Verifikasi dengan membandingkan laporan,
• Pemeriksaan persediaan rutin.

Mengawasi semua proses sangat penting, tetapi beberapa yang tidak boleh diabaikan meliputi :

• Tetapkan aturan dan tujuan
• Mengkomunikasikannya kepada semua staf
• Berikan umpan balik secara teratur