Pendahuluan

Laporan keuangan yang valid adalah laporan keuangan yang didukung dengan berbagai bukti transaksi.  Laporan seperti ini secara otomatis akan dibuat melalui proses akuntansi yang standar, dan tentu saja bukan merupakan hasil rekapan. Karena dibuat dengan proses akuntansi yang benar, laporan keuangan tersebut akan dapat mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya dari suatu organisasi pada saat tertentu.

Tulisan ini akan memaparkan terkait berbagai kendala yang dihadapi oleh Puskesmas dalam menyusun laporan keuangan yang auditable, melalui proses akuntansi yang benar. Pada akhir tulisan ini, juga akan diberikan solusi terkait upaya yang harus dilakukan manajemen Puskesmas dalam menyajikan laporan keuangan yang auditable.

Kendala yang dihadapi Puskesmas dalam proses penyusunan laporan keuangan

Membuat suatu laporan keuangan yang auditable sangat dibutuhkan oleh puskesmas. Karena, laporan keuangan bukan hanya bentuk pertanggungjawaban atas pengelolaan keuangan yang dilakukan manajemen. Informasi yang terdapat dalam laporan keuangan juga dapat digunakan sebagai dasar dalam keputusan manajemen lainnya seperti penyusunan RBA. Informasi pendapatan misalnya, harus bisa memisahkan antara pendapatan secara akrual (dalam LO) dan penerimaan kas (dalam LRA). Begitu juga dengan informasi biaya, yang harus dapat membedakan antara biaya akrual (dalam LO), dan pengeluaran kas (dalam LRA). Hal ini akan mempengaruhi dalam memproyeksi pendapatan dan biaya pada RBA Puskesmas. Ketidakakuratan informasi laporan keuangan akan menjadikan keputusan manajemen lainnya, juga akan menjadi tidak akurat.

Volume transaksi keuangan puskesmas memang tidak sebanyak yang terjadi di RS. Namun, karena berbagai keterbatasan misalnya SDM, dll, membuat upaya dalam menyusun laporan keuangan puskesmas menghadapi berbagai kendala. Karena berbagai keterbasatan, beberapa puskesmas (mungkin saja banyak), menyajikan laporan keuangan tidak melalui proses akuntansi, tetapi melalui rekapan data excel yang kemudian  dimasukkan nilainya kedalam format neraca atau laporan operasional. Berikut ini adalah beberapa kendala, yang sangat mungkin membuat puskesmas akan kesulitan dalam menyusun untuk menyusun laporan keuangan.

1. Infrastruktur sistem informasi akuntansi yang belum memadai,

Dukungan infrasruktur system informasi manajemen berbasis tekhnologi informasi, sangat mendukung penyusunan laporan keuangan yang auditable. Billing system, system persediaan, dan system aktiva tetap yang terintegrasi dengan system akuntansi akan membantu SDM puskesmas dalam menyusun laporan keuangan dengan lebih cepat dan auditable. Infrastruktur system ini juga akan membantu mengurangi kendala SDM puskesmas yang terbatas, dalam menyusun laporan keuangan.

2. Proses berbasis pencatatan secara manual/excel,

Kendala dalam pencatatan transaksi keuangan secara manual/excel, dapat mempengaruhi kualitas laporan keuangan. Karena, walaupun dibantu dengan excel tetapi antar data yang satu dengan lainnya tidak saling terkineksi. Hal ini sangat mungkin terjadi kesalahan. Berikut ini adalah beberapa kendala dalam proses pencatatan transaksi keuangan secara manual, yaitu:

1. Validitas laporan yang rendah

Validitas laporan keuangan harus didukung oleh data dan sistem atau proses akuntansi yang memadai. Selain itu juga SDM yang kompeten dalam mengolah data dan informasi. Namun dalam pencatatan manual, seringkali terdapat keterbatasan dalam ketiga hal tersebut, sehingga kemungkinan besar validitas laporan keuangannya menjadi rendah.

2. Lama waktu pengerjaan

Pengerjaan laporan keuangan pada proses pencatatan manual membutuhkan banyak waktu. Terutama apabila tidak memiliki SDM dan dukungan data yang memadai. Hal ini dapat memicu keterlambatan pelaporan keuangan untuk kebutuhan-kebutuhan tertentu, misalkan saat ada audit BPK.

3. Kualitas & kuantitas SDM ,

SDM akuntansi mulai direkrut saat suatu puskesmas menjadi BLU. Karena itu, perlu untuk mengupgrade kualitas SDM tersebut terkait dengan kemampuan akuntansi maupun pengetahuan tentang system di puskesmas. Dari segi kuantitas SDM akuntansi puskesmas juga biasanya hanya 1 orang. Keterbatasan SDM menimbulkan kemungkinan proses pencatatan transaksi keuangan dilakukan dengan benar menjadi sangat kecil. Selain karena kerumitan dalam pencatatan secara manual, transaksi keuangan yang cukup banyak dapat menghabiskan waktu kerja akuntan dalam hal pencatatan. Oleh karena itu tidak dapat fokus pada upaya efisiensi biaya pelayanan atau hal lainnya.

Klik di sini untuk informasi lengkap mengenai software penyusunan laporan keuangan RSD dan Puskesmas

Kendala Pencatatan Transaksi Keuangan Secara Manual

Mengantisipasi berbagai kendala dalam penyusunan laporan keuangan puskesmas, maka manajemen perlu melakukan 2 hal secara bertahap, yaitu;

1. Mengembangkan/membeli software khusus pelaporan keuangan puskesmas,

Software akuntansi khusus dapat membantu menghasilkan laporan keuangan dengan tingkat validitas yang tinggi. Selain itu juga tidak membutuhkan SDM yang banyak dan tidak menghabiskan waktu dalam pengerjaannya.  Software yang nantinya digunakan sebaiknya bukan hanya software akuntansi akrual saja (seperti Zahir, Myob, dll). Karena, software akuntansi akrual biasa, hanya dapat menghasilkan laporan keuangan standar (neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, laporan arus kas). Karena itu, puskesmas harus menggunakan software akuntansi khusus yang mampu menghasilkan laporan keuangan seperti; 1) Neraca, 2) Laporan Operasional (LO), 3) Laporan Arus Kas (LAK), 4) Laporan Perubahan Ekuitas (LPE). dan 5) Laporan Realisasi Anggaran/LRA (tambahan laporan sebagai SKPD PEMDA.

2. Secara bertahap mengembangkan system informasi manajemen.

Penting bagi manajemen puskesmas untuk secara bertahap mengembangkan system informasi manajemen dalam mendukung infrastruktur akuntansi dengan baik. Billing system, system persediaan, system aktiva tetap, dan system akuntansi secara terintegrasi sangat penting untuk dikembangkan kedepan.