Pendahuluan

Pengelolaan keuangan sangat penting bagi setiap organisasi bisnis, termasuk RS. Karena itu, penting bagi manajemen untuk mengelola keuangan dengan baik untuk mendukung salahsatu kunci sukses organisasi. Pengelolaan keuangan merupakan aktivitas yang dilakukan dalam organisasi, terkait dengan bagaimana organisasi mendapatkan dana sebagai modal untuk bekerja, dan mengalokasikan dana tersebut secara efektif serta mengelola aset-aset yang dimiliki secara teratur untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Ryan (2018)[1], mengacu pada survei terbaru American College of Healthcare Executives yang dilakukan terhadap CEO RS, melaporkan bahwa CEO menilai tantangan keuangan sebagai masalah nomor satu yang dihadapi RS. Karena itu, sangat penting mengelola keuangan dan menelusuri kinerja kuncinya, agar RS tetap survive dan berkembang.

Indikator kinerja keuangan utama di RS

Menurut Ryan (2018), RS harus melacak indikator kinerja keuangan utama, untuk memantau dan mengevaluasi kesehatan keuangan dan profitabilitas. Hal ini penting dilakukan agar dapat mengukur terkait indikator yang dimulai dengan kualitas hingga finansial, klinis dan operasional. Pakar siklus pendapatan RS (eSolutions) telah membuat daftar 5 metrik keuangan teratas yang harus diperhatikan oleh RS (Ryan, 2018), yaitu;

1. Days in Accounts Receivable (A/R)

Days in A/R, akan mengukur jumlah waktu antara pemulangan pasien dan kapan pembayaran dilakukan. Hal ini secara langsung mempengaruhi arus kas RS dan merupakan indikator utama dalam siklus pendapatan. Secara umum, pembayaran atas klaim AR akan dilakukan sekitar 14 hari setelah tagihan diterima. Namun, pada kenyataannya pembayaran AR memiliki jadwal yang berbeda bergantung kesepakatan RS dengan pihak ketiga. Berikut adalah hari-hari piutang di RS dalam pedoman kinerja A/R:

• 30 hari atau kurang   = Berkinerja tinggi
• 45-50 hari                  = Rata-rata
• 60+ hari                     = Di bawah rata-rata

Tujuan utama tim penagihan RS adalah untuk meminimalkan waktu antara pengajuan klaim dan ketika pembayaran diterima. Hal ini memungkinkan pengiriman klaim harus dilakukan seakurat mungkin kepada pembayar.  Manajemen juga dapat melacak variabel lain sebagai bagian dari perhitungan hari piutang, seperti:

• Persentase hari dalam A/R> 90
• Waktu pemrosesan staf vs. Waktu pemrosesan pembayar

Menghitung hari piutang dapat memakan waktu, namun sangat berguna untuk mengidentifikasi tanda bahaya dalam siklus pendapatan. Karena itu, manajemen harus memasukkan perhitungan bulanan hari piutang ke dalam proses, sehingga dapat membandingkan metrik tersebut dengan periode waktu tahun-tahun sebelumnya.

2. Readmission Rates

Readmission Rates dapat melacak jumlah pasien yang dirawat di RS yang sama atau berbeda dalam waktu 30 hari setelah pemulangan untuk kondisi yang sama atau komplikasi. Di AS, Center for Medicare dan Medicaid Services (CMS) memasukkan indikator Readmission Rates ke dalam penggantian biaya RS. Hal ini berarti bahwa readmission rate dapat berdampak negatif terhadap keuangan RS. RS dengan readmission rate yang lebih tinggi dari normal dapat dikenakan sanksi finansial oleh Medicare. Hal ini penting karena indikator ini dapat mencerminkan indikator kualitas perawatan. Mungkin saja indicator seperti ini berlaku dalam program BPJS di Indonesia.

3. Timely Filing

Menyerahkan klaim tepat waktu kepada pembayar dapat mencegah keterlambatan penagihan ataupun penolakan. Untuk mendukung upaya pengajuan klaim, sangat penting bagi RS untuk menggunakan teknologi. Tekhnologi dapat membantu mengelola pengarsipan yang tepat waktu dan dapat mendokumentasikan serta melacak klaim yang benar-benar dikirim dan diterima oleh pembayar.

4. Error Claim Rate

Sangat penting bagi RS agar klaim tidak ditolak karena tidak memenuhi persyaratan tertentu. Karena, mengelola klaim yang ditolak, dapat memakan waktu staf dan uang. Berikut ini adalah beberapa penyebab umum kesalahan klaim di RS?

• Kesalahan registrasi dan verifikasi tidak benar
• Data klaim tidak valid atau hilang
• Tidak ada hak klaim
• Kesalahan pengodean medis
• Dokumentasi yang buruk atau tidak cukup
• Kurangnya kebutuhan medis
• Pengajuan sebelumnya

5. Cost to Collect

Ketika tanggung jawab pembayaran pasien terus meningkat, RS akan semakin merasa tertekan untuk mengumpulkan piutang perawatan. Penagihan ini dapat membuang sumber daya dan waktu staf, serta menambah biaya keseluruhan proses penagihan. HFMA’s MAP Keys merekomendasikan bahwa segala pengeluaran yang terkait dengan fungsi-fungsi seperti verifikasi kelayakan, transkripsi dan pengkodean, serta peningkatan dokumentasi klinis harus dipertimbangkan saat pengumpulan biaya.

Mengukur secara akurat biaya RS mungkin sulit, terutama karena biaya per klaim dapat berubah selama masa klaim yang belum dibayar. Jika diketahui biaya tinggi, manajemen dapat mengatasi masalah proses di awal, tengah dan akhir dalam siklus pendapatan. Ini termasuk komunikasi menyeluruh dengan pasien saat perawatan, mengotomatiskan pengajuan dan manajemen klaim, dan memanfaatkan manajemen penolakan serta solusi alur kerja.