Pendahuluan

Memiliki data yang akurat sangat penting bagi manajer farmasi dalam mengelola departemennya dan mengembangkan layanan farmasi yang berpusat pada pasien. Karena itu, penting bagi manajemen farmasi untuk mengimplementasi Balanced scorecard (BSC) di unitnya. BSC dapat mendukung visi dan misi unit farmasi, menjelaskan metrik BSC dan bagaimana pengumpulannya, dan merekomendasikan bagaimana manajemen farmasi dapat secara efektif menggunakan hasil BSC dalam mempromosikan farmasi. Apabila dirancang dengan benar dan diperbarui secara konsisten, BSC dapat memberikan pandangan luas mengenai kinerja farmasi, berfungsi sebagai panduan untuk pengambilan keputusan strategis, dan meningkatkan kualitas layanannya.

Menurut Enwere dkk (2014)[1], manajer farmasi menghadapi tantangan dengan meningkatnya biaya obat-obatan, sementara staf farmasi yang terbatas diharapkan untuk memberikan layanan farmasi berkualitas tinggi. Karena itu, manajemen farmasi harus menyeimbangkan sumber daya dan kinerja. Mereka harus menunjukkan bagaimana pencapaian keseimbangan tersebut. Data departemen dapat digunakan secara efektif untuk membantu mengukur keberhasilan departemen dalam memenuhi tujuan strategis mereka, yang secara ideal selaras dengan tujuan organisasi.

Tulisan ini akan membahas terkait implementasi BSC di unit farmasi untuk meningkatkan layanan berbasis pasien. Disamping itu, juga akan dipaparkan terkait element BSC mengacu pada tulisan Enwere dkk (2014).

Elements of the BSC (Enwere dkk, 2014)

Mengembangkan departemen farmasi BSC adalah proses yang rumit, oelh karena itu manajemen farmasi harus dapat memahami perbedaan antara dashboard dan BSC saat mempertimbangkan metrik apa yang akan digunakan untuk pembandingan internal dan eksternal. Dashboard berfokus pada pemantauan grafis dari proses operasional; sedangkan BSC mencakup langkah-langkah terperinci yang selaras dengan tujuan dan sasaran strategis organisasi. Berdasarkan pertimbangan tersebut, manajer disarankan untuk menggabungkan empat perspektif luas Kaplan dalam menciptakan BSC departemen.

Tim farmasi yang bekerja sama dengan pemangku kepentingan lain (misalnya, perawat, dokter, dll), harus bertukar pikiran untuk menentukan tindakan kinerja apa yang harus dievaluasi BSC, sehingga dapat menyediakan data yang relevan, valid, dan terpercaya. Setelah metrik diidentifikasi, tim harus ditugaskan untuk mengumpulkan dan menganalisis data untuk BSC. Data dasar harus diperoleh untuk membantu menetapkan sasaran sasaran kinerja untuk setiap ukuran. Hasil BSC harus dapat divalidasi dan kredibel. Frekuensi dalam memperbarui BSC harus ditentukan sejak awal (yaitu, bulanan, triwulanan, dan tahunan). Kemudian hasilnya harus dapat dibandingkan dengan kerangka waktu sebelumnya, dan catat untuk memvisualisasikan kemajuan.

Umumnya, metrik BSC difokuskan pada bidang; 1) keamanan dan kualitas obat, 2) kegiatan operasional farmasi, 3) penelitian, pendidikan & beasiswa, dan 4) kinerja keuangan. Berikut ini akan dijelaskan terkait hal tersebut.

1. Keamanan dan Kualitas Obat

Departemen dalam layanan kesehatan harus dapat menghapus kesalahan pengobatan. Manajemen farmasi dapat mengidentifikasi metrik kinerja utama yang dapat dilacak pada BSC, seperti total kesalahan pengobatan yang dilaporkan dan kaitannya dengan kerusakan maupun kesalahan non-medis. Kesalahan pengobatan dikelompokkan berdasarkan proses (penyimpanan, pemesanan, pengolahan/ penyediaan, administrasi, dan monitoring). Peningkatan keamanan obat, misalnya ditunjukkan oleh tren penurunan kesalahan pengobatan berbahaya sambil mempertahankan pelaporan kesalahan keseluruhan secara konsisten.

2. Operasi/Kegiatan Farmasi

Manajer farmasi menggunakan sistem pembandingan internal dan eksternal untuk mengoptimalkan adanya kesalahan, dan sistem ini harus dimasukkan ke dalam BSC. University HealthSystems Consortium (UHC) menjadi sebagai sumber daya bernial manajer farmasi untuk membandingkan departemen mereka dengan lembaga sejenis lainnya. Action OI (Thomson Reuters Corporation, New York) adalah organisasi eksternal yang tersedia melalui UHC untuk digunakan sebagai pembanding eksternal. Hal ini dirancang untuk membandingkan data operasional dan keuangan komparatif dari departemen RS dengan demografi yang sama. Contoh-contoh data yang menjadi patokan meliputi jam kerja/unit layanan, skill, biaya tenaga kerja dan biaya pengadaan/unit layanan, serta praktik operasional lainnya. Hal ini memberikan pandangan cepat mengenai kinerja operasional departemen dibandingkan dengan kinerja operasional lainnya. Manajer farmasi diharapkan dapat membuat metrik tolok ukur internal. Sistem pemantauan produktivitas internal dengan menghindari perbandingan yang tidak pantas dengan organisasi yang berbeda. Selain itu praktik ini dapat memungkinkan departemen farmasi untuk menilai volume beban kerja terkait dengan aktivitas staf dan mempraktikkan perubahan.

Indikator kegiatan operasional penting lainnya yang harus dilaporkan oleh manajer farmasi melalui BSC termasuk STAT (Stat, digunakan sebagai arahan untuk tenaga medis selama dalam situasi darurat, berasal dari kata Latin statim, yang berarti "langsung" atau "segera") dan waktu verifikasi rutin, prosentase automated dispensing cabinet (ADC), ADC stock outages, serta total dosis rawat inap yang dikeluarkan dan dikembalikan. Setelah menetapkan sasaran untuk masing-masing metrik internal ini, kinerja departemen farmasi dapat dilacak secara bulanan, triwulanan, dan tahunan untuk memastikan semuanya berjala baik. Selain itu, sistem informasi kesehatan elektronik memberikan peluang untuk penangkapan data yang lebih baik, sehingga memungkinkan masalah dapat ditelusuri hingga ke pengguna akhir tertentu.

Terkait dengan implementasi BSC, Ohio State University Wexner Medical Center’s (OSUWMC) melacak langkah-langkah operasional yang mendasar. Ini difasilitasi melalui implementasi health information system (IHIS). Salah satu tujuan strategis departemen farmasi adalah untuk terus menyempurnakan IHIS serta memenuhi kebutuhan obat pasien. Sebagai hasil dari IHIS, OSUWMC mampu lebih andal menangkap waktu verifikasi apoteker dan menetapkan waktu verifikasi tujuan yang ditargetkan, masing-masing 15 menit dan 60 menit untuk STAT dan obat-obatan rutin. Data-data ini secara otomatis dikumpulkan dari IHIS, kemudian diekspor dari database ke BSC setiap bulan.