Pendahuluan                         

Dennis Mullins, dalam  (Kaplan, 2017)[1], mengatakan bahwa jangan lewati uji tuntas saat membuat pusat layanan gabungan, atau anda berisiko gagal. Kelly bahkan menambahkan bahwa telah melihat pusat layanan gabungan terbuka dan staf tidak tahu cara menggunakan sistem, dan dengan cepat kembali menggunakan distributor karena pasien mereka tidak terurus.

Kaplan (2017) mengatakan bahwa jika distribusi mandiri dianggap tepat untuk sistem pelayanan kesehatan, RS harus lebih memperhatikan penerapannya dan mempertimbangkan tiga pertanyaan:

1. Apakah perlu menyewa konsultan?
2. Bisakah terhubung dengan RS lain yang telah melakukan ini?
3. Apakah persediaan distandarisasi?

Apakah perlu menyewa konsultan?

Setelah analisis selesai dan keputusan dibuat, sistem RS perlu membangun, membeli atau menyewa gudang, membeli teknologi, serta mempekerjakan dan melatih keterampilan. RS yang tidak tidak memiliki kemampuan untuk melakukan bagian dari proses ini mungkin harus menyewa konsultan. Selanjutnya, dalam Kaplan (2017), Kelly mengatakan bahwa lebih banyak RS tidak memiliki bandwidth untuk melakukannya. Mereka hampir tidak memiliki bandwidth yang cukup untuk menangani operasi mereka sendiri. Karena itu, banyak yang menggunakan dukungan konsultasi untuk melakukan proses peninjauan, perencanaan, perancangan dan implementasi. Para ahli dapat dimanfaatkan untuk membantu mentor dan melatih staf RS.

Bisakah terhubung dengan RS lain yang telah melakukan ini?

Luangkan waktu untuk mengecek jaringan dengan RS lain yang telah melalui ini. Dalam Kaplan (2017), Mullins mengatakan bahwa tim IU mengunjungi sistem lain dengan pusat layanan, termasuk Mercy di St. Louis, HCA di Nashville, Orlando Health, dan beberapa lainnya. "Kami mengunjungi fasilitas tersebut untuk melihat bagaimana mereka melakukannya, kesalahan apa yang mereka buat, dan apa yang mereka lakukan dengan cara berbeda," katanya. Dari jaringan mereka, kami belajar bahwa sistem lain berharap fokus pada manajemen perubahan.

Akibatnya, IU Health menekankan komunikasi sehingga tidak ada yang kaget akan perubahan yang ada. Tim komunikasi adalah pemain kunci dalam prosesnya. Kelly menyarankan untuk mencari sistem lain dengan budaya yang serupa, jadi Anda dapat membandingkannya.

Apakah persediaan distandarisasi?

Kaplan (2017), menyatakan bahwa IU sudah memusatkan pembelian dan kontrak sebelum memulai proses ini, tetapi semua distribusinya melalui Medline. Selama proses integrasi, mereka menyadari bahwa sangat sedikit persediaan yang distandarisasi. Menurut Kelly, jika persediaan tidak terstandardisasi, maka anda akan kehilangan sebagian besar hasil investasi anda.

Beberapa RS menggunakan model distribusi mandiri untuk mendorong proses standarisasi tersebut. Dan banyak RS berpikir bahwa mereka telah terstandarisasi. Dalam Kaplan (2017), Kelly mengatakan bahwa satu klien menemukan sembilan hair combs yang berbeda dalam sistem mereka. Dan informasi tersebut tidak terlihat sebelum memulai analisis distribusi mandiri. Dia mengatakan banyak RS menganggap bahwa dirinya sudah 80% terstandarisasi, namun ketika melewati proses, ternyata yang terstandar hanya 40%.

Mengacu pada tulisan Kaplan (2017), disebutkan bahwa penelitian IU Health menunjukkan mereka memiliki 5.400 item dengan volume penyimpanan. Ketika membandingkan angka itu dengan sistem perawatan lain yang menjalankan pusat layanan gabungan, sistem itu memiliki lebih dari 4.000 item. Mullins menyadari bahwa IU Health memiliki lebih banyak pekerjaan standarisasi yang harus dilakukan. Meskipun idealnya itu akan dilakukan sebelum memulai proses ini, namun itu terjadi pada saat yang sama ketika mereka merencanakan pusat layanan mereka.

RS dapat mengambil beberapa jalur. Sistem yang paling sukses adalah mereka yang menggunakan tim dokter untuk membuat keputusan berdasarkan bukti tentang persediaan apa yang harus dipesan.

Berapa lama transisi menuju distribusi mandiri ?

Waktu untuk menerapkan sistem distribusi mandiri tergantung pada organisasi. Dalam Kaplan (2017), Kelly menatakan bahwa jika sistem pelayanan kesehatan sudah memiliki gudang dan ruang untuk menangani volume yang ada, maka akan dapat dilakukan dengan sukses dalam sembilan bulan. Sedangkan untuk RS yang mengembangkan sistem dari awal, tanpa gudang, akan membutuhkan setidaknya 18 bulan.

Dalam Kaplan (2017), Mullins mengatakan bahwa mereka memulai proses sekitar dua tahun lalu. Ruang kantor seluas 35.000 kaki persegi di bangunan gudang 300.000 kaki mereka dibuka pada bulan Agustus. Gudang dan kegiatan distribusi fase I tidak akan terbuka hingga musim semi berikutnya. Tidak semua RS IU Health akan terlibat pada hari yang sama. Mereka akan bertahap, dengan penilaian inventaris masing-masing. Mereka mencoba bekerja melalui inventaris pesanan massal sekarang.