Pendahuluan

Aset medis merupakan sumberdaya yang signifikan bagi RS. Beberapa RS bahkan menggunakan perangkat lunak manajemen aset medis untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan dalam mengelola aset medisnya. Hal ini tentu saja dapat menguntungkan seluruh tim RS, mulai dari staf, bagian administrasi, dokter, dan bahkan pasien. Bagi dokter, penggunaan perangkat lunak tersebut, akan mempermudah pekerjaannya.

Solusi manajemen aset medis

Menurut Sohail (2018)[1], terdapat 5 cara sebagai solusi dalam manajemen aset medis yang dapat membantu dokter dalam pekerjaannya, yaitu;

1. Save time through automation

Dokter memiliki kehidupan yang penuh tekanan. Padahal, banyak hal bergantung pada ketepatan, ketajaman mental, dan kemampuan untuk membuat keputusan yang baik. Inilah sebabnya mengapa apa pun yang membantu mempermudah pekerjaan dokter sangat bermanfaat bagi industri pelayanan kesehatan dalam jangka panjang. Sekitar 47 persen dokter sudah menggunakan teknologi digital di tempat kerja untuk membantu tugas mereka, baik itu untuk berkomunikasi dengan pasien atau memiliki akses ke informasi teknis. Tapi bagaimana manajemen aset rumah sakit cocok dengan ini?

Melalui pengelolaan aset RS secara otomatis, maka pencatatan spreadsheet dan kertas dapat ditinggalkan. Hal-hal dapat dibuat lebih cepat dengan menandai semua item inventaris dengan kode batang atau kode QR yang unik. Dengan cara ini, staf dapat dengan mudah memindai alat medis untuk memelihara database yang andal & meningkatkan waktu pemrosesan. Semua ini memungkinkan dokter untuk fokus pada hal yang benar-benar penting.

2. Have medical assets on hand when needed

Dokter cenderung menghadapi berbagai situasi darurat setiap hari, & banyak di antaranya memerlukan penggunaan peralatan medis yang mahal seperti pemindai PET atau pompa infus. Padahal, beberapa  alat medis memiliki masa hidup yang terbatas, dan perlu didaur ulang agar sesuai dengan standar medis. Karena pasien terus berdatangan, RS harus memiliki sistem yang kuat sehingga penggantian dapat dilakukan tepat waktu. Ini berguna baik untuk aset mahal yang harus dipesan jauh sebelumnya dan barang bervolume tinggi yang perlu diisi ulang secara terus-menerus. Selain itu, dokter juga membutuhkan cara untuk memesan alat dan aset medis tertentu jauh-jauh hari. Ini memastikan tidak ada sumber daya yang terbuang percuma saat mencoba mencari pengganti di menit terakhir.

3. Improve equipment reliability

Peralatan RS harus berfungsi dalam segala keadaan. Rencana harus dibuat untuk situasi yang tidak terduga seperti pemadaman listrik, tetapi jangan lupakan pemeliharaan rutin juga. Buat struktur pemeliharaan yang dapat mengurangi gangguan dengan menggunakan solusi perangkat lunak untuk merencanakan sesi perbaikan dan servis dengan baik sebelumnya. Cara pemeliharaan terjadwal dapat membantu: 1) mengurangi waktu henti mesin dan peralatan, 2) meningkatkan efisiensi operasional melalui inspeksi rutin, 3) menurunkan biaya overhead melalui pengurangan penggantian dini, & 4) meningkatkan keamanan dan kendali mutu di RS.

Semua ini memungkinkan aset memenuhi standar kepatuhan dan peraturan, & ini sangat penting untuk kepercayaan yang berkelanjutan pada layanan RS. Selain itu juga menghilangkan banyak tekanan dokter dan membantu mereka mempertahankan kepercayaan diri di tempat kerja.

4. Eliminate expired medicines or injectables

Tidak jarang RS menampung stock obat-obatan, suntikan, & cairan infus. Stok medis memiliki umur simpan yang terbatas, setelah itu harus dibuang dengan benar. Beberapa barang bahkan perlu disimpan pada suhu tertentu, & di dalam unit penyimpanan khusus, untuk melindunginya dari kerusakan. Tidak memiliki sistem untuk melacak dan mengidentifikasi obat akan bermasalah.

Penelitian yang dilakukan oleh Cardinal Health menunjukkan bahwa sekitar 1/4 dari semua staf RS telah melihat atau mengetahui produk kadaluwarsa yang digunakan pada pasien. Ini adalah hal yang mengkhawatirkan. Sistem manajemen inventaris medis memungkinkan staf untuk memantau inventaris dari waktu pembelian hingga konsumsi, & mengirimkan peringatan saat suatu barang hampir kedaluwarsa. Oleh karena itu, ini memastikan praktik terbaik dan membantu dokter menghindari tuntutan malpraktek yang mahal terkait hal ini.

5. Bolster security through inventory check-ins

RS adalah organisasi yang kompleks. Karena alasan ini, mereka dibanjiri berbagai jenis perkakas & mesin dengan fungsi, instruksi penyimpanan, & spesifikasi yang sangat khusus. Tanpa perangkat lunak yang andal, barang dapat hilang, rusak, atau salah tempat dengan mudah. Karena kurangnya mekanisme check-in dan check-out yang tepat, berbagai hal juga dapat disalahgunakan dengan cukup mudah. Tindakan seperti itu dapat menjadi masalah bagi dokter.

Hal tersebut dapat dicegah dengan menggunakan manajemen asset otomatis. Sehingga, memungkinkan staf untuk melacak kepemilikan semua aset ke database terpusat. Melalui sistem keamanan yang ketat, dokter dapat menjalankan operasi sesuai rencana tanpa perlu kehilangan alat & instrumen.

[1] Momina Sohail, 2018, 5 Ways Medical Inventory Management Makes Doctors’ Lives Easier