Pendahuluan

Perkembangan tekhnologi informasi mendorong semua industri untuk memanfaatkannya  secara maksimal. Hal itu dilakukan mulai dari aspek pemasaran (melalui pemasaran digital), aspek aktivitas operasional (mendukung aktivitas operasional), maupun dari aspek kebutuhan manajerial. Bagi industri RS, perkembangan tekhnolohi tersebut dapat digunakan untuk mengimplementasikan sistem informasi manajemen (SIM) terintegrasi. Karena, SIM terintegrasi akan sangat bermanfaat bagi manajemen RS dalam berbagai aspek.

SIM terintegrasi akan mendukung upaya peningkatan efisiensi dan mempermudah pekerjaan menjadi lebih terorganisir. Sehingga, profesional medis akan lebih fokus pada pemberian layanan yang lebih berkualitas kepada pasien. Sistem ini juga akan berperan dalam pengelolaan data RS, sehingga akan membantu manajemen dalam menerapkan efesiensi biaya, dan membuat data administrasi bebas dari kesalahan.

Dorongan untuk menggunakan tekhnologi informasi di RS

1. Jumlah populasi usia tua. Banyaknya propulasi usia tua dalam sistem kesehatan akan memerlukan pelayanan lebih, dan tingkat kepegawaian dalam pelayanan kesehatan tidak akan dapat bertahan. Dr. Peter Buerhaus dan rekannya menemukan bahwa meskipun saat ini terjadi pengurangan perawatan akibat resesi, namun kekurangan perawat AS diproyeksikan akan tumbuh menjadi 260.000 perawat pada tahun 2025. Jumlah ini dua kali lebih besar dari kekurangan perawat yang dialami sejak pertengahan 1960an.
2. Biaya RS gaji dan tunjangan, rata-rata 50% -60% dari biaya organisasi pelayanan kesehatan. Alasan kedua yang diungkapkan Dias ini, mengacu pada pernyataan John Dragovits (chief financial officer dari Parkland Health & Hospital System). Dragovits mengatakan kepada HealthLeader pada tahun 2012: "Jika anda melihat laporan keuangan rata-rata RS, 50% -60% dari biaya mereka adalah gaji dan tunjangan. Menurut definisi, pelayanan kesehatan adalah model inflasi, namun diperparah oleh fakta bahwa setiap orang ingin mempekerjakan lebih banyak orang daripada memikirkan bagaimana mereka dapat bertahan dengan lebih sedikit orang. Tantangan di industri ini selalu membuat orang bersemangat dan tertarik pada hal-hal inovatif dan menggunakan teknologi untuk melakukan sesuatu dengan lebih cepat dan lebih murah".

SIM terintegrasi; perubahan mindset manajemen & pentingnya SIM terintegrasi   

Perubahan cara pandang manajemen & pemilik tentang SIM RS harus dilakukan, seandainya ingin memaksimal SIM menjadi keunggulan untuk bersaing. Persaingan RS kedepan sangat membutuhkan dukungan informasi yang cepat, akurat, & terintegrasi, yang dihasilkan dari SIM terintegrasi. Apabila dirancang dengan baik saat pengembangan SIM dengan beberapa modul terintegrasi, SIM dapat mengambil alih fungsi pencatatan, pengendalian, dan pelaporan yang selama ini dilakukan oleh SDM.

Agar usaha meningkatkan pendapatan dan pengendalian biaya dapat berhasil, implementasi SIM terintegrasi mutlak diperlukan di RS. Bagi RS yang telah memiliki billings system, segeralah untuk mengembangkan berbagai modul lainnya dan integrasikan dengan billing system tersebut. Sebagai catatan bagi manajemen bahwa billing systems hanya sebagian kecil dari SIM RS. Bahkan, Billing system model lama hampir menyerupai POS (point of sales) yang digunakan di banyak supermarket. Cirinya, hampir semua transaksi pendapatan seperti tansaksi ”kas”, tanpa ada laporan piutang secara terperinci. Padahal, model seperti ini harusnya sudah tidak digunakan karena tren pembayar saat ini, mulai dari BPJS, asuransi   kesehatan swasta, & pembayar pihak ketiga. Sedangkan bagi RS yang belum memiliki billing system akan lebih mudah karena mengembangkan SIM terintegrasi sejak awal.

Pemahaman manajemen RS tentang SIM terintegrasi sangat penting. Karena, melalui SIM terintegrasi akan mendukung manajemen  dalam berbagai aspek, mulai dari informasi yang cepat & valid, efesiensi SDM non medis, pengendalian, dll. Manajemen RS dapat menggunakan SIM tenrintegrasai untuk;

1. Mendorong dalam meningkatkan kualitas pelayanan RS. Saat ini, masyarakat semakin teliti & hati-hati dalam memilih pelayanan kesehatan di RS. Hal ini menun-tut RS untuk mengutamakan kepuasan pasien, agar bisa bersaing dengan RS lainnya. SIM yang baik sangat diharapkan untuk dapat mendorong meningkatkan kualitas layanan.
2. Mengintegrasikan informasi dalam menyusun laporan. Sistem pengolahan data yang tidak terintegrasi dapat menimbulkan banyak kesulitan. Berbagai data yang ada di instalasi, bagian/unt, diolah secara terpisah dengan menggunakan file terpisah, sehingga sering menimbulkan duplikasi file. Permasalahan lain yang juga sering timbul; a) Data & informasi yang tidak sinkron antar bagian yang ada di RS, b) terhambatnya realtime proses, dan c) kemungkinan terjadinya kebocoran (tidak efisien). Dengan pengembangan SIM diharapkan akan memenuhi berbagai laporan yang dibutuhkan unit tanpa harus melakukan entry ulang.
3. Meningkatkan kinerja SDM RS. Pada sistem manual, SDM lebih banyak dimanfaatkan untuk melakukan pekerjaan administrasi seperti pencatatan, perhitungan, pengklasifikasian, penyimpanan, pengumpulan data dll, padahal pekerjaan tersebut seharusnya bisa digantikan dengan menggunakan komputer. Akibatnya untuk pekerjaan administrasi yang terlalu banyak, jumlah SDM yang diperlukan juga lebih banyak, padahal biaya SDM sekarang cukup mahal.
4. Mendapatkan informasi yang akurat & tepat waktu. SIM yang dirancang terintegrasi harusnya mengakomodir semua kebutuhan informasi mulai dari manajer bawah, menengah, hingga manajemen puncak(direksi). Apabila hal ini telah dilakukan, informasi yang dihasilkan SIM merupakan informasi yang akurat, tepat waktu, sehingga dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan.

5. Melakukan pengendalian. Salahsatu sumber pendapatan penting di RS adalah obat. SIM yang baik harusnya dirancang dengan sistem validasi mulai dari PO (order pembelian), validasi manajemen atas PO, pembelian barang, penerimaan barang, validasi manajemen, hingga otomatisasi masuknya stok dalam sistem. Mutasi obat kesemua gudang akan dapat dilihat manajemen kapanpun dibutuhkan. Hal ini akan dapat menekan tingkat kebocoran dalam pengelolaan obat.

[1] James Dias, 2014, 6 Big Benefits Of applying Automation to Healthcare