Tulisan ini merupakan kelanjutan dari tulisan sebelumnya tentang ” Empat aspek penting dalam proses perubahan anggaran terkait transformasi keuangan organisasi layanan kesehatan”. Pada tulisan tersebut dijelaskan 2 (dari 4 aspek) penting dalam proses perubahan anggaran terkait transformasi keuangan organisasi layanan kesehatan mengacu pada pendapat Taylor. Tulisan ini akan menjelaskan 2 aspek lainnya yaitu Flexibility, & Lessons learned, & tetap mengacu pada tulisan LaPointe (2021)[1].
Flexibility fleksibilitas
Selain executive champion (eksekutif yang bermental juara) dan komunikasi yang sering, fleksibilitas juga merupakan kunci untuk mengubah proses keuangan. Misalnya, mengidentifikasi metrik yang perlu dilacak oleh pemimpin operasional untuk keberhasilan penganggaran bergulir (rolling budgeting) tidak selalu statis. Taylor menggunakan contoh dengan mengendalikan apa yang anda makan dengan memasak di rumah versus makan di restoran. Hal ini terkait dengan pengeluaran yang dapat dikendalikan, seperti mengidentifikasi pemborosan penggunaan barang.Menurut Taylor, banyak dari contoh diatas akan menjadi semacam perubahan perilaku yang membuka mata & cara berpikit, dan kemudian merasa bahwa hal seperti itu adalah bagian dari solusi, & mengetahui bahwa mereka dapat mengubahnya. Taylor juga memperingatkan untuk memberi staf lebih dari yang bisa mereka dapatkan dalam hal transformasi keuangan perawatan kesehatan. Di John Muir Health, tim perencana keuangan bekerja sama dengan para pemimpin di seluruh perusahaan untuk membuat daftar metrik kinerja untuk pelaporan bulanan. Ini dimulai sebagai daftar metrik standar untuk semua orang. Dengan bermitra dengan Strata Decision Technology, tim kemudian menyadari & mendapatkan wawasan tentang bagaimana RS lain menerapkan anggaran bergulir yang mereka perlukan untuk menyesuaikan metrik berdasarkan fungsi utama departemen.Taylor menambahkan bahwa umpan balik dari staf operasional adalah untuk tetap fokus. Jika memiliki terlalu banyak [metrik], orang akan kewalahan dan mereka mungkin tidak memperhatikan semuanya. Dan jika kita memiliki terlalu banyak, maka mereka mungkin merasa tidak memiliki pengaruh terhadapnya. Jadi, fokuslah pada metrik apa yang menurut anda benar-benar berpengaruh terhadap perubahan dan itulah yang mendorong titik awal kami.
Setelah melalui implementasi, Taylor mengatakan bahwa pelajaran terbesar yang dipetik adalah tidak memiliki struktur akuntabilitas. Menurut Taylor, mereka tidak memiliki tinjauan bisnis bulanan dan triwulanan pada tahun 2017 untuk melakukan ini pada tahun fiskal 2018. Taylor menambakan bahwa walaupun telah melatih metrik, namun hal itu sebenarnya tidak wajib. Karena itu, kemudian mereka mulai focus pada seperti apa akuntabilitas proses peninjauan bisnis dilakukan. Membuat cetak biru itu jadi hal yang hidup," lanjut Taylor. Kemudian mereka mengubah metrik, part, agar ada pedoman yang bisa diikuti. Kemudian mereka menerapkan modul pendukung keputusan di Strata, untuk mempertahankan struktur manajemen kinerja lini layanan.”Teknologi baru tersebut akan membantu organisasi bekerja tidak hanya dengan pemimpin operasional, tetapi juga lini layanan yang lebih fokus pada volume, margin, dan strategi. Kemudian, mengubahnya dengan mengembalikan proses tinjauan bisnis triwulanan dengan lensa yang lebih seimbang dari laporan operasional, laporan lini layanan, & inisiatif strategis. Akhirnya, organisasi juga akan mengambil pelajaran ini dan mengikat sistem penganggaran baru ke perencanaan modalnya untuk firing on all cylinders," kata Taylor. Menerapkan proyek transformasi keuangan layanan kesehatan seperti penganggaran bergulir membutuhkan waktu dan beberapa rintangan di sepanjang jalan. Taylor menyimpulkan bahwa orang-orang cenderung berpikir itu adalah hal satu tahun, menggantikan anggaran tahunan. Namun, hal ini benar-benar perjalanan multi-tahun dan kita harus benar-benar menilai selera organisasi dan bandwidth untuk perubahan.[1]Jacqueline LaPointe, 2021, For Healthcare Financial Transformation, Cultural Change is Key