Pendahuluan

Kinerja keuangan merupakan salahsatu parameter pengukur keberhasilan satu organisasi. Sering waktu, kebutuhan dalam meningkatkan, mengelola, dan mengawasi kinerja keuangan menjadi semakin meningkat. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengakomodasi fungsi-fungsi ini. Dengan demikian, fokus pada sistem informasi akuntansi menjadi sangat penting. Sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi yang mengolah dan menyajikan data keuangan secara terkomputerisasi. Sistem ini diharapkan dapat menyuplai segala informasi terkait keuangan secara tepat dan akurat. Sehingga hasil informasi keuangan dapat disajikan sebagai bahan pertimbangan dalam setiap pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi yang baik juga dapat mendukung proses perhitungan biaya produksi (unit cost).

Akuntansi keuangan dan Kebutuhan informasi dari SIM terintegrasi

Industri yang besar dan kompleks seperti RS membutuhkan sistem informasi akuntansi yang kompleks dan terintegrasi. Sistem informasi akuntansi yang hanya khusus menghasilkan laporan keuangan tidak lagi dibutuhkan. Sistem tersebut tidak efektif untuk mengendalikan kinerja keuangan pada masing-masing unit. Karena informasi yang disajikan biasanya hanya berdasarkan data rekapan pada informasi keuangan tiap unit. Hal ini tentunya dapat mempersulit penggunaan informasi keuangan untuk keperluan analisis biaya dan keputusan keuangan. Sehingga memang dibutuhkan sistem informasi akuntansi yang mampu menangkap detail informasi keuangan (pendapatan dan biaya) pada RS secara keseluruhan. Sistem informasi ini dikenal dengan sebutan SIMRS (Sistem Informasi Manajemen RS).

SIMRS merupakan sistem informasi yang dapat memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses dalam bisnis RS. Untuk dapat mengakomodasi semua fungsi yang dibutuhkan, secara garis besar SIMRS harus memiliki beberapa modul sbb;

a. Modul billing sistem

Billing sistem dirancang untuk mengakomodasi semua transaksi pasien pada seluruh unit yang ada di RS. Modul ini dapat menghasilkan informasi terkait pendapatan, piutang, jasa dokter, dll.

b. Modul farmasi dan persediaan

Modul ini berfungsi sebagai tempat transaksi obat secara internal/antar unit, maupun secara eksternal dengan pihak lain. Terkait dengan akuntansi biaya, modul farmasi dan persediaan dapat membantu dalam menyediakan informasi penggunaan stock, , stock opname, pemrosesan HPP secara otomatis, dan melakukan manajemen persediaan.

c. Modul rekam medik

Modul ini berfungsi untuk menangkap segala bentuk aktivitas atau alur pasien dalam mendapatkan layanan perawatan di RS. Dalam menghitung unit cost dapat membantu dalam mengumpulkan informasi jumlah hari rawat, LOS, dan BOR RS.

d. Modul aktiva tetap

Modul ini memuat semua data dan histori aktiva tetap pada setiap unit RS. sehingga akan mempermudah proses manajemen aset dan perhitungan biaya penyusutan.

e. Modul akuntansi

Modul ini digunakan untuk mencatat dan menampung semua transaksi pada seluruh unit. Namun apabila sudah menggunakan modul di atas secara terintegrasi, maka jurnal untuk setiap transaksi akan terbentuk secara otomatis. Oleh karena itu, informasi biaya dan pendapatan dapat dilihat secara detail pada setiap unit.

 Berikut adalah ilustrasinya;

Gambar 1: Ilustrasi Sistem Informasi Akuntansi Terintegrasi

Sistem akuntansi biaya dan metode perhitungan biaya produksi (unit cost)

Akuntansi keuangan memiliki output yang berbeda dari akuntansi biaya. Akuntansi keuangan memiliki output laporan keuangan RS secara global. Sedangkan akuntansi biaya berorientasi untuk menghasilkan informasi biaya untuk setiap unit layanan. Namun, akuntansi keuangan dan akuntansi biaya memiliki keterkaitan dalam mendukung kualitas output masing-masing. Satu hal yang penting diketahui bahwa akuntansi biaya adalah rincian biaya setiap unit, atas total biaya yang ada dalam laporan keuangan (output sistem informasi akuntansi)

Tekanan untuk melakukan efisiensi mendorong manajemen untuk melakukan pengelolaan biaya dengan lebih baik. Salahsatu aspek yang dapat mendukung kualitas biaya adalah sistem informasi akuntansi (biaya). Dengan sistem terintegrasi, semua data informasi biaya dapat disajikan secara detail untuk setiap unit yang ada di RS. Hal ini tentunya dapat mempermudah manajemen apabila melakukan perhitungan unit cost layanan dengan membebankan biaya pada setiap produk/jasa layanan di RS. Dengan ketepatan hasil analisis, manajemen dapat melakukan dan memberikan keputusan terkait kepentingan manajemen/pengendalian biaya.

Beberapa orang seringkali salah dalam mengartikan sistem informasi akuntansi (biaya), dengan metode perhitungan biaya produksi (di RS dikelnal dengan unit cost layanan). Seperti yang dijelaskan sebelumnya, sistem informasi akuntansi (biaya) hanya membantu dalam melakukan pengumpulan informasi biaya. Sedangkan metode perhitungan biaya produksi merupakan alat yang digunakan untuk menghitung biaya produksi (harga pokok produksi). Metode perhitungan juga mempengaruhi tigkat akurasi harga pokok produksi yang dihasilkan. Di RS, harga pokok produksi biasa dikenal dengan istilah unit cost.

Terkait dengan metode perhitungan unit cost layanan, secara umum terbagi menjadi 2 yaitu, 1) metode konvensional (termasuk double distribution), dan 2) metode activity based cost (ABC). Metode konvensional sudah tidak digunakan lagi dalam menghitung unit cost karena konsep/metode tersebut secara konsep sudah tidak rasional dalam memberikan informasi unit cost layanan secara akurat. Karena itu, metode konvensional sudah dianggap kadaluarsa karena informasi yang dihasilkan bahkan akan menyesatkan manajemen.

Saat ini, metode perhitungan biaya produksi (unit cost) double distribution sudah ditinggalkan/dianggap kadaluarsa (lihat pada KELEMAHAN METODE KONVENSIONAL (SEPERTI DOUBLE DISTRIBUTION) DALAM MELAKUKAN PERHITUNGAN UNIT COST DI RS). Karena tekanan untuk menghasilkan informasi biaya yang akurat semakin tinggi, organisasi bisnis pada umumnya (termasuk RS) lebih baik menggunakan metode perhitungan Activity Based Cost (ABC). Meskipun proses perhitungannya cukup rumit, metode ABC dapat dikatakan lebih akurat. Karena, metode ABC menghitung biaya berdasarkan pemicu biaya pada setiap produk. Namun karena jumlah produk dan tindakan di RS sangat banyak, metode ini menjadi sulit untuk diterapkan secara semi manual (melalui excel). Oleh karena itu, dibutuhkan software khusus yang mampu melakukan perhitungan biaya produksi (unit cost) dengan metode ABC.

Informasi software perhitungan unit cost di RS