Langkah dalam mengelola piutang menjadi lebih baik (Lanjutan)

Laurie Morgan,MBA (senior consultant with California-based Capko & Morgan) mengatakan bahwa sangat penting untuk memperhatikan hari piutang, karena semakin lama tagihan, semakin sulit & semakin mahal untuk dikumpulkan (www.medicaleconomics.com). Terkait manajemen piutang yang lebih baik, dalam situs www.medicaleconomics.com, disebutkan beberapa hal, yaitu; 1) Analyze your AR in detail, 2) Prioritize insurance verification, 3) Collaborate with outside billers, 4) Focus on coding, 5) Engage patients, 6) Beware of consolidation caveats, & Follow the golden rule. Berikut pembahasan lanjutan terkait item-item tersebut dari artikel sebelumnya.

4. Focus on coding

Hampir semua praktik perawatan primer di AS, terdapat peluang bagi dokter untuk meningkatkan dokumentasi dan pengkodean. Davis mengatakan bahwa saat dokter melihat pasien dalam berbagai pengaturan, seperti panti jompo atau RS, sangat penting bagi praktik untuk memiliki sistem dalam menangkap semua layanan yang disediakan dokter. Davis juga menambahkan bahwa sejumlah layanan yang dapat ditagih tidak terkumpul oleh praktik dokter hanya karena kurang memahami. Karena itu, dokter harus tahu mana layanan yang dapat diganti atau tidak. Ini adalah tantangan karena bukan bidang keahlian dokter. Dokter hanya ingin melihat pasien, dan tidak mempelajari semua aturan dan peraturan pengkodean. Tetapi pada akhirnya dokter tetap yang bertanggung jawab.

Pengkodean yang akurat juga mempercepat siklus penagihan, yang meningkatkan kemungkinan pasien membayar tagihannya, kata Morgan. Semakin lama piutang tidak tertagih, semakin besar kemungkinan pasien akan lupa tentang tagihannya, & ini akan menghabiskan waktu staf untuk mempertanyakan tagihan. Sehingga tidak hanya kehilangan uang dari biaya operasional untuk mengatasi masalah ini, tetapi kemungkinan juga tidak mendapat pembayaran sama sekali.

5. Engage patients

Penting untuk melibatkan pasien lebih awal, sehingga tagihan atau permintaan pem-bayaran tidak akan mengejutkan. Davis mengatakan bahwa langkah ini tidak hanya dengan memberikan informasi pasien terkait kebijakan pembayaran atau mengi-ngatkan mereka tentang tagihannya. Tetapi berarti memberi pasien cara mudah untuk terhubung dengan praktik & membayar tagihannya. Davis melanjutkan bahwa pasien sangat paham teknologi, & semakin RS memberi akses portal online & metode pem-bayaran yang nyaman, maka akan membuat pasien lebih mudah terlibat dalam proses itu.

6. Beware of consolidation caveats

Morgan megatakan bahwa keterlibatan dan aksesibilitas pasien sangat penting ketika sebuah praktik sedang melalui transisi seperti merger atau pembelian RS. Namun. peralihan sistem penagihan RS sering mengakibatkan penundaan penagihan, yang mengarah ke masalah yang disebutkan sebelumnya dan dapat merusak hubungan pasien dengan RS. Sehingga lakukan apa pun untuk mengkomunikasikan apa yang sedang terjadi, seperti perubahan yang terjadi, pembaruan infrastruktur, potensi keterlambatan penagihan, atau orang baru untuk diajak bicara dengan pertanyaan dapat mengatasi masalah.

7. Follow the golden rule

Terlepas dari struktur praktik layanan kesehatan, Davis merekomendasikan agar mengikuti pedoman bahwa siapa pun yang memasukkan data, maka ia memiliki data.

Contoh dari filosofi ini di tempat kerja adalah saat klaim kembali ditolak karena ID pelanggan yang salah. Daripada memperbaiki kesalahan di tingkat back-office dan mengajukan kembali, Davis menyarankan untuk mengembalikan klaim ke karyawan yang melakukan kesalahan, sehingga ia dapat melihat apa yang terjadi dan tidak melanjutkan kesalahan ini.

Davis mengatakan bahwa staf frontline biasanya adalah orang-orang yang berusaha untuk melakukan yang terbaik. Karena itu, saat terdapat gangguan namun tidak memberikan umpan balik, maka artinya pimpinan tidak mengizinkan mereka untuk memahami hasil dari tindakan mereka. Melibatkan karyawan dalam solusi adalah pelatihan utama.