Pendahuluan

Piutang merupakan salahsatu strategi peningkatan pendapatan, dan terjadi di bisnis apapun termasuk RS. Bagi RS dan organisasi pelayanan kesehatan secara keseluruhan, piutang bisa terjadi karena pembayaran pihak ketiga (asuransi swasta, BPJS, pasien, dll) atas layanan yang telah diberikan kepada pasien. Karena itu, mengelola piutang secara maksimal merupakan tantangan manajemen RS. Meminimalkan total piutang & lama (hari piutang) akan berdampak pada ketersediaan kas yang memadai di RS.

Langkah dalam mengelola piutang menjadi lebih baik

Laurie Morgan,MBA (senior consultant with California-based Capko & Morgan) mengatakan bahwa sangat penting untuk memperhatikan hari piutang, karena semakin lama tagihan, semakin sulit & semakin mahal untuk dikumpulkan (www.medicaleconomics.com). Terkait manajemen piutang yang lebih baik, dalam situs www.medicaleconomics.com, disebutkan beberapa hal, yaitu; 1) Analyze your AR in detail, 2) Prioritize insurance verification, 3) Collaborate with outside billers, 4) Focus on coding, 5) Engage patients, 6) Beware of consolidation caveats, & Follow the golden rule. Ketujuh item tersebut akan dijelaskan berikut.

1. Analyze your AR in detail

Langkah pertama dalam manajemen piutang adalah menganalisis titik awal piutang. Proporsi piutang yang dibayar, harus seiring dengan bagaimana laporan piutang dimanfaatkan. Morgan mengatakan bahwa penting untuk menjabarkan piutang pasien yang dari asuransi untuk dapat memahami masing-masing. RS tidak dapat melihat laporan piutang secara global saja.

Satu hal yang perlu diperhatikan adalah apabila piutang pasien meningkat dengan cepat. Hal itu dapat berarti bahwa terjadinya kurang komunikasi antara bagian frontline dengan pasien tentang kebijakan keuangan. Menurunnya kinerja dari sisi asuransi juga bisa menunjukkan kesalahan di bagian frontline, atau menunjukkan masalah yang lebih besar terkait dengan fungsi penagihan pihak ketiga.

2. Prioritize insurance verification

Titik awal untuk mengatasi masalah piutang adalah dengan memverifikasi pertanggungan asuransi dan kelayakan pasien. Stephanie Davis, direktur manajemen siklus pendapatan untuk Halley Consulting Group di Ohio mengatakan bahwa memeriksa kelayakan asuransi sebelum pasien datang ke klinik, merupakan indikator piutang yang kuat. Sebagian besar sistem yang digunakan untuk memeriksa kelayakan dapat meliputi situs web pembayar, perangkat lunak yang dibangun dalam sistem manajemen praktik atau produk pihak ketiga. Hal ini dapat memberikan informasi terperinci yang dapat membantu karyawan terkait piutang. Data ini tidak hanya mencakup pertanggungan pasien, tetapi berapa banyak yang dapat tergan-tikan & bahkan apabila polis tersebut dalam masa penangguhan karena tidak mem-bayar premi. Idealnya, karyawan harus dapat berkomunikasi (& berpotensi mener-jemahkan) informasi ini kepada pasien sebelum mereka datang untuk membuat janji.

Davis mengatakan bahwa apabila kelayakan asuransi pasien tidak diverifikasi atau tidak terhubung dengan pasien sebelum mereka datang, maka hal ini akan menim-bulkan pekerjaan besar di belakang terkait penyelesaian klaim. Tina Smith (CPC, CPC-H, administrator Steamboat Medical Group di Colorado), menambahkan bahwa RS sering membuat kesalahan dengan tidak mempertahankan staf yang cukup untuk memverifikasi manfaat & memberikan informasi ke pasien secara memadai.

3. Collaborate with outside billers

Siklus pendapatan meluas jauh, bahkan saat suatu praktik menggunakan perusahaan penagihan pihak ketiga. Morgan mengatakan bahwa manajer sering kali sangat sibuk dan ingin menurunkan beberapa hal untuk tidak dikhawatirkan. Sehingga seolah-olah tanggung jawab penagihan adalah pekerjaan orang lain. Padahal, sudah seharusnya manajer bekerjsama dengan para penagih walaupun sebagian besar penagihan dilakukan oleh pihak luar. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua pihak mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dan kinerjanya dapat memenuhi harapan. Menurut Smith, keberhasilan dalam bidang ini tergantung pada kuatnya hubungan RS dengan perusahaan penagihan.

Walaupun interaksi tatap muka dengan pembayar bukan merupakan pilihan, namun hal itu menjadi lebih penting untuk memahami aturan penagihan dan berkomunikasi dengan perusahaan secara rutin. Apabila memungkinkan, karyawan perusahaan penagihan yang sama harus bekerja dengan praktik yang diberikan secara konsisten, sehingga menjadi terbiasa dengan biaya dan kontrak pembayaran.