Permasalahan dalam Stock Opname Di RS
Pendahuluan
Stock opname atas persediaan dilakukan untuk mengetahui jumlah peritem persediaan di akhir periode akuntansi. Tujuannya adalah untuk menyajkan nilai persediaan secara rill dalam necara & nilai HPP secara rill dalam laporan laba rugi (laporan operasional untuk RS BLUD). Stock opname juga merupakan bentuk dari upaya pengendalian terhadap persediaan BHP/obat di RS.
Stock opname dilakukan dengan melakukan perhitungan fisik persediaan BHP/obat pada seluruh unit yang ada di RS. Tujuannya adalah untuk mengetahui kesesuaian persediaan fisik dengan data pembukuan maupun sistem. Ketidaksesuaian keduanya, dapat berarti adanya kecurangan maupun kesalahan dalam pencatatan atau perhitungan.
Beberapa Masalah dalam Stock Opname Persediaan di RS
Pada kenyataannya, praktik stock opname di RS banyak mengalami kendala. Baik dari segi waktu maupun kebijakan dalam pelaksanaannya. Berikut adalah beberapa kendalanya :
- Keseragaman dan konsistensi satuan volume.
Harus ada kebijakan mengenai penerapan satuan volume pada setiap item BHP/obat. Hal ini dilakukan untuk menyeragamkan asumsi pelaksana stock opname. Karena mempengaruhi tingkat validalitas data hasil stock opname.
Pola penjualan obat juga sering berbeda, ada yang dijual melalui unit/ruangan atau langsung melalui farmasi, bahkan keduanya. Misalkan pada salep A, obat ini dibeli dalam bentuk box, sedangkan 1 box berisi 10 tube, dan penggunaan di unit/ruangan dengan cara oles dalam hitungan gram. Obat ini kadang dijual dalam bentuk tube oleh farmasi berdasarkan resep dokter saat kepulangan pasien. Namun, juga dipakai pasien saat di ruangan dengan cara oles. Karena itu, harus ditentukan satuan penjualannya apa. Hal ini untuk mempermudah pencatatan dan perhitungan saat stock opname. Apabila satuan volume tiap obat ditentukan, maka pemahaman pelaksana stock opname mengenai pencatatan stock akan sama. Seperti contoh di atas, apabila satuan volume ditentukan dalam hitungan gram, maka tidak ada pelaksana stock opname yang menghitung stock ruangan berdasarkan satuan tube atau bahkan box. Hal ini sangat mempengaruhi tingkat validalitas data hasil stock opname.
- Penjualan (billing system) yang belum terintegrasi dengan persediaan.
Sebagian besar RS belum menggunakan billing system yang terintegrasi. Pencatatannya masih banyak yang menggunakan excel. Hal ini dapat memicu ketidaksesuaian data pembukuan dengan perhitungan obat secara fisik. Dalam billing system yang terintegrasi, transaksi penjualan obat sudah langsung mengurangi stock persediaan item obatnya. Tingkat keakuratan datanya juga tinggi. Dan proses HPP dapat dilakukan dengan system secara otomatis. Sehingga tidak perlu melakukan pelatihan pada pelaksana stock opname mengenai penyeragaman satuan volume. Satuan volume dalam billing system ini sudah diatur sejak pembelian obat pertama. Satuan volume penjualan dibuat menjadi satuan terkecil untuk mempermudah penginputan transaksi obat ke data pasien serta mempermudah perhitungan dalam sistem. Misalkan obat A dibeli dalam bentuk box, sedangkan penjualannya dalam bentuk tablet. Dalam sistem seharusnya sudah diatur untuk satuan pembelian obat tersebut dalam bentuk box, dan satuan penjualannya tablet. Dan sudah ada juga jumlah pembagi bagi setiap item. Misal 1 box itu ada 20 tablet, maka saat penginputan pembelian, stock obat langsung terkonversi sesuai jumlah pembeliannya berdasarkan satuan penjualan obat tersebut. Sehingga tidak perlu melakukan penyesuaian secara manual saat pembelian, penjualan maupun perhitungan stock saat stock opname.
- Banyaknya unit terkait dan waktu pelaksanaan stock opname
Di RS, keberadaan BHP/obat tidak hanya ada pada satu atau dua tempat, namun tersebar di berbagai unit. Perputaran transaksi obat yang cepat juga menjadi faktor stock opname sulit dilakukan, terutama dalam penentuan waktu pelaksanaannya, karena terbatasnya SDM RS. Hal ini juga dipersulit dengan adanya ketidakseragaman satuan volume item BHP/obat seperti yang sudah dijelaskan di atas. Stock opname harus dilakukan dalam waktu yang sama. Tentukan waktu cut off transaksi obat.
- Penggabungan data
Data hasil stock opname dari masing-masing unit harus dikumpulkan, dijadikan satu dan direkap. Terkait dengan beberapa hal di atas, semuanya sangat mempengaruhi data akhir stock opname, dan dapat menimbulkan pengambilan keputusan yang salah.