Pendahuluan

Pengelolaan persediaan merupakan suatu hal yang kompleks karena merupakan rangkaian kegiatan mulai perencanaan, pembelian, barang datang, hingga penggunaannya. Penumpukkan barang merupakan salahsatu kesalahan manajemen dalam pengelolaan persediaan. Untuk meminimalisasi hal tersebut, salah satu alternatifnya adalah menggunakan konsep just in time (JIT) dalam mengelola persediaan.

Perlunya keseimbangan antara investasi dalam persediaan dan kebutuhannya, merupakan salahsatu faktor mengapa organisasi bisnis mulai menggunakan konsep just in time. JIT adalah suatu konsep di mana bahan yang digunakan untuk aktifitas produksi didatangkan dari pemasok atau suplier tepat pada waktu bahan itu dibutuhkan, sehingga akan sangat menghemat bahkan meniadakan biaya persediaan barang/penyimpanan barang. Tujuan utama JIT adalah untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui usaha pengendalian biaya, peningkatan kualitas, serta perbaikan kinerja pengiriman.

Dalam tulisan ini akan memaparkan mengenai konsep JIT, sebagai salahsatu alternatif yang dapat digunakan dalam mengelola persediaan di RS.

Menurut Wikipedia, JIT merupakan suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga organisasi mampu menyerahkan produknya sesuai kehendak konsumen tepat waktu. Untuk mencapai sasaran dari sistem ini, perusahaan memproduksi hanya sebanyak jumlah yang dibutuhkan/diminta konsumen dan pada saat dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya pemeliharaan maupun menekan kemungkinan kerusakan atau kerugian akibat menimbun barang.

Masih menurut Wikipedia, sistem JIT ini dirintis oleh Toyota Motor Corporation dan dikenal juga dengan Sistem Produksi Toyota, yang kemudian dikenal juga dengan istilah Sistem Produksi Ramping (Lean Production System) dan sistem kanban. Melalui sistem JIT, akan dapat mengatasi 3 pemborosan (overproduction, excess inventory dan waiting) diantara 7 pemborosan (7 Waste) yang harus dihindari dalam sistem produksi Toyota. JIT apabila diterjemahkan langsung ke dalam bahasa Indonesia berarti tepat waktu. Tepat Waktu disini berarti semua persediaan bahan baku harus tiba tepat waktunya dengan jumlah yang tepat juga. Semua barang jadi juga harus siap diproduksi sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh pelanggan pada waktu yang tepat pula. Dengan demikian Stock Level atau tingkat persedian bahan baku, bahan pendukung, komponen, bahan semi jadi (WIP atau Work In Progress) dan juga barang jadi akan dijaga pada tingkat atau jumlah yang paling minimum. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan Cash Flow dan menghindari biaya-biaya yang akan terjadi akibat kelebihan bahan baku dan barang jadi.

Banyak kelebihan yang dapat dinikmati dalam menerapkan sistem JIT, diantaranya sebagai berikut :

1. Memiliki tingkat persediaan yang rendah.  Bagi organisasi, hal ini akan bermanfaat pada 2 hal, yaitu; 
   • Dapat menghemat tempat penyimpanan dan biaya-biaya terkait seperti biaya sewa tempat dan biaya asuransi,
   • Kemungkinan terjadinya pemborosan akibat produk yang ketinggalan zaman, kadaluarsa dan rusak atau usang akan menjadi semakin rendah.
2. Persediaan diperoleh saat dibutuhkan. Sehingga modal (kas) yang tertanam dalam persediaan akan sangat rendah.
3. Penekanan pada kualitas bahan dari Supplier (Pemasok). Hal ini akan berdampak pada meminimalisasi waktu pemeriksaan dan pengerjaan ulang.

Konsep Just In Time, dapatkah diterapkan di RS ?

Berdasarkan pemaparan diatas, manajemen RS perlu mengkaji kemungkinan menerapkan konsp JIT sebagai salahsatu alternatif dalam mengelola persediaan. Menerapkan JIT di RS, sangat tepat dalam menjaga persediaan tetap ramping dan harganya rendah. Rampingnya persediaan akan menguntungkan RS terutama dalam mencegah terjadinya “tertanamnya” kas pada persediaan.

Penerapan konsep JIT dalam mengelola persediaan mulai dilakukan beberapa RS di luar negeri. Menurut tulisan Grenn (2015)^[1], Cardinal Health mulai melakukan proses pengelolaan persediaan JIT untuk tujuan pengendalian. Masih menurut tulisan Gren,  yang mengutip  pernyataan Don Spence, wakil presiden Corporate Development untuk GHX. Beliau mengatakan bahwa pembelian JIT memberikan manfaat di industri dengan menurunkan biaya persediaan. "Jika anda membeli produk massal dan menganggap biaya tercatat persediaan," katanya. Pada saat bersamaan, sistem ini memastikan tingkat konsumsi sesuai dengan penggunaan setiap pasokan, yang membantu meminimalkan atau menghilangkan stok usang yang bisa mahal, kata Spence.

Namun, konsep JIT bukan berarti tanpa risiko keuangan. Salahsatu satu risiko yang dapat muncul adalah kemungkinan terjadinya potensi kurangnya ketersediaan stock. Karena itu perlu dikaji secara matang sebelum konsep ini di implementasikan di RS.