Pendahuluan

RS membutuhkan sejumlah besar aktiva tetap agar apat berfungsi optimal dan efisien dalam memberikan pelayanan kesehatan terbaik kepada pasiennya. Banyaknya kas yang tertanam pada investasi aktiva tetap, tentunya akan sangat menyedot anggaran yang ada. Karena itu, manajemen RS harus mengelola hasil investasi tersebut agar berdampak pada peningkatan kinerja keuangan. Pengelolaam aktiva tetap yang buruk dapat menimbulkan konsekuensi yang sangat serius, selain menghabiskan waktu mencari aset yang hilang, juga akan berdampak pada kinerja keuangan yang buruk.

Peningkatan kinerja keuangan yang terkait dengan pengelolaan aktiva tetap, berasal dari penganggaran, kontrol, dan perencanaan yang baik. Pengelolaan aktiva tetap untuk menjaga stabilitas anggaran RS, tidak lagi dapat mengandalkan integrasi data dengan spreadsheet manual. RS membutuhkan platform terintegrasi yang mencakup long-range forecasting yang dapat membantu dalam mengoperasikan anggaran untuk melakukan kontrol yang dibutuhkan. Untuk itu, sangat diperlukan bagi RS untuk menggunakan perangkat lunak penelusuran aktiva tetap yang memberikan banyak manfaat pada pengendalian, pemeliharaan, dll.

Sistem penelusuran aktiva tetap untuk mempertahankan anggaran RS

Dalam situs www.blog.ezofficeinventory.com(2017)[1], dikemukakan tentang beberapa cara yang memungkinkan RS untuk mempertahankan anggaran pelayanan kesehatan dengan menggunakan sistem penelusuran aktiva tetap. Beberapa cara tersebut akan dipaparkan dibawah ini.

1. Helps in preventative maintenance management

Pada kondisi dimana seorang pasien ”segera membutuhkan” peralatan medis tertentu, namun setelah mencari alat yang dibutuhkan ternayata ditemukan bahwa alat dalam keadaan rusak, atau mungkin tidak berkinerja pada tingkat optimal. Kondisi ini bias berakibat fatal bagi pasien. Karena itu, untuk dapat membangun efisiensi dalam penelusuran aset adalah dengan manajemen peralatan yang tepat melalui penggunaan sistem penelusuran asset RS yang efektif.

Melalui pengelolaan aktiva tetap yang efektif juga dapat membantu menemukan dan memperbaiki sebagian besar masalah aktiva bahkan sebelum masalah itu muncul. Karena masalah ini menyebabkan lebih banyak kerusakan pada peralatan medis, yang mengharuskan biaya tambahan. Pemeriksaan pemeliharaan preventif tidak memakan waktu dan lebih murah dibandingkan dengan perbaikan darurat dan penggantian yang bisa datang sewaktu-waktu dengan perbaikan besar dan mahal. Hal ini tentunya dapat membantu RS dari biaya tambahan yang akhirnya harus dibayar di luar anggaran.

2. Ward off financial penalties by meeting compliance requirements

Kepatuhan terhadap peraturan mengenai perawatan dan privasi pasien yang semakin ketat merupakan masalah utama bagi setiap organisasi pelayanan kesehatan termasuk RS. Administrasi RS harus terus memastikan bahwa mereka telah memenuhi kepatuhan dan peraturan yang ada. Cara terbaik untuk selalu di posisi aman adalah dengan menggunakan sistem penelusuran aktiva tetap RS yang dapat menghasilkan laporan akurat setiap kali audit dilakukan. Sehingga tidak perlu repot mencari informasi yang dibutuhkan. Dengan sistem penelusuran aset, RS tidak perlu khawatir terkena denda akibat tidak mematuhi peraturan dan kepatuhan yang ada.

3. Prevent missing or stolen medical assets

Tidak ada yang bisa mengurangi anggaran pelayanan kesehatan lebih cepat daripada aset medis yang salah tempat, hilang, atau dicuri. Bahkan, 10 hingga 20 persen mobile assets RS hilang atau dicuri selama masa manfaatnya. Bayangkan berapa yang harus dikeluarkan untuk membayar apa yang sebenarnya sudah dimiliki. Jutaan dolar terbuang sia-sia setiap tahun karena aset yang salah tempat atau dicuri, dan hal ini dapat dicegah apabila memiliki sistem penelusuran aktiva tetap RS yang kuat. Melacak aset mungkin tampak seperti tugas yang berat, tetapi solusi digital membuatnya mudah dan sederhana untuk dilakukan.

Tidak hanya dapat menemukan aset dengan mudah, tetapi juga akan tahu siapa yang terakhir menggunakan aset tersebut untuk mengetahui siapa yang harus bertanggung jawab saat peralatan medis tersebut dicuri atau hilang. Staf RS akan lebih waspada dan sadar saat mereka tahu semua aset medis sedang diawasi. Petugas RS juga akan memiliki informasi mengenai di mana tepatnya aset medis berada setiap saat. Hal ini dapat menghemat banyak uang. Jutaan dolar yang dihemat dapat digunakan untuk meningkatkan inisiatif perawatan kesehatan, mempekerjakan lebih banyak staf atau melakukan penelitian.

4. Records maintenance history and provides reports

Keausan dapat terjadi pada semua perangkat dan aset medis. Pemeliharaan peralatan medis secara teratur membantu menjaganya bekerja secara optimal. Selain itu, juga dapat menghemat atau bahkan memperpanjang umur ekonomis aktiva. Mencatat kapan aset-aset ini terakhir diperiksa, diganti, diperbarui atau diperbaiki, sangat penting bagi profesional medis. Dengan akses pada riwayat perawatan terkini di seluruh inventaris medis, akan memperkecil kemungkinan peralatan gagal bekerja saat pasien benar-benar membutuhkannya.

Sistem penelusuran aset juga mengirim peringatan real-time ke administrasi setiap kali pemeliharaan, inspeksi atau pengujian jatuh tempo. Karena itu, RS dapat menghemat semua uang yang dihabiskan untuk melakukan perbaikan, dan penggantian. Memiliki semua perincian mengenai seluruh siklus hidup aset mengurangi waktu henti peralatan. Perangkat lunak dalam mengelola aktiva tetap memungkinkan manajemen untuk menelusuri pemanfaatan aset, tren peralatan, dan bahkan kontrak vendor. Hal ini juga memuat laporan inflasi, depresiasi, dan penganggaran. Semua ini terbukti membantu dalam mengidentifikasi tren yang terkait dengan pemeliharaan atau penggunaan aset, dan kemudian merencanakan pendekatan keuangan yang sesuai. Upaya tersebut dapat membantu meningkatkan efisiensi RS secara keseluruhan. Laporan terperinci dari aset dan keuangan inventaris membantu organisasi medis memahami kebiasaan pengeluaran mereka dan proyeksi laba yang membantu dalam membuat rencana keuangan setiap tahun.