Pendahuluan

Sistem pengendalian intern dijalankan melalui proses yang dipengaruhi oleh SDM & sistem, untuk membentuk organisasi mencapai tujuannya. Pengendalian internal sangat penting untuk menjaga organisasi dari pemborosan, kesalahan dan frud. Karena itu, dalam implementasinya pengendalian intern akan lebih terfokus pada usaha untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi.

Apabila dikaitkan dengan tujuannya, sistem pengendalian intern terbagi 2 kategori yaitu; pengendalian intern akuntansi  & pengendalian intern administrasi. Keterhubungan antara pengendalian intern dan audit intern berada pada tujuan pengendalian intern akuntansi. Secara konsep, penerapan sistem pengendalian oleh manajemen bertujuan agar organisasi pelayanan kesehatan mencapai kinerja yang efektif & efesien. Untuk mryakinkan manajemen bahwa system pengendalian yang ada teleh efekti, maka dilakukan evaluasi secara periodik terhadap melalui alat evaluasi yaitu audit. Proses audit akan mengevaluasi setiap pengendalian yang mempengaruhi efektivitas & efesiensi organisasi. Hasil audit tersebut berupa rekomendasi atas kekurangan atau kelemahan dari system pengendalian intern yang ada.

Three Tips for Internal Controls at Healthcare Practices

Menurut sebuah tulisan dalam situs www.resolver.com, pengendalian internal dapat meliputi dua gagasan penting, yaitu:

1. Division of labor:

Tidak seorang pun boleh memiliki kendali penuh atas fungsi bisnis yang penting. Tanggung jawab pembelian tidak boleh memegang kendali keuangan, karena bisa berdmpak pada potensi terjadinya penipuan, karyawan dapat melakukan pembelian yang buruk, dan menyembunyikannya di dalam pembukuan. Melalui pembagian tugas, maka peluang kerugian akan berkurang.

2. Maintain presence:

Pengendalian internal adalah alat yang efektif untuk mencegah kerugian dan mencapai tujuan organisasi. Namun, sistem ini harus relevan. Bisnis tidak dapat memahami efektivitas pengendalian apabila mereka tidak terhubung dengan operasi. Karena itu, manajer dan eksekutif tetap harus meninjau ruang kerja agar semua mengerti bahwa kegiatan operasi dalam pengawasan.

Praktik layanan kesehatan tidak berbeda dengan organisasi bisnis lainnya, yang membutuhkan pengendalian internal yang efektif untuk menjaga operasi mereka. Banyak organisasi medis menghadapi peningkatan pengawasan dari regulator dan perundang-undangan, sehingga pengendalian internal sangat penting. Masih mengacu pada tulisan dalam situs www.resolver.com, berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat diterapkan praktik kesehatan untuk meminimalkan kerugian:

3. Keep better records:

Mengelola catatan (dokumen) sangat penting untuk banyak operasi bisnis. Memiliki catatan atas segala hal mulai dari daftar pasien, file medis, dan bahkan kas kecil, memungkinkan organisasi layanan kesehatan untuk mengetahui aktivitas mencurigakan dari pengendalian internal yang tidak efektif.

4. Put two people on every task

Kembali pada konsep "pembagian tugas". Tidak seorang pun boleh memiliki kendali penuh atas segalanya. Namun merekrut banyak orang pada tugas-tugas tertentu juga menyebabkan pemborosan waktu dan redundansi.

5. Act first, think later

Apabila pemimpin organisasi pelayanan kesehatan mengindikasi adanya fraud yang terjadi di aktivitas operasional bisnisnya, maka harus segera menghubungi orang-orang yang tepat.

Pentingnya auditor internal di RS AS[1]

Berbagai kondisi yang terjadi di RS AS, mengharuskan adanya auditor internal. Berikut ini adalah beberapa kondisi yang menyebabkan RS AS membutuhkan auditor internal;

1. Semakin banyak RS melanggar kewajiban kontrak dengan bank,

Perlunya kontrol audit internal yang lebih besar, dapat menandai dan menangani masalah tersebut. RS kecil yang dibiayai dengan hutang obligasi atau pinjaman bank, mengharuskan mereka tetap sejalan dengan tujuan atau perjanjian keuangan tertentu. Manajemen RS bahkan mengeluhkan bahwa mereka terganggu oleh berbagai masalah lain, mulai dari meningkatkan volume pasien hingga meningkatkan peralatan yang sudah ketinggalan zaman dan merekrut dokter, tetapi yang benar-benar dibutuhkan adalah strategi risiko yang tepat dan sistem audit yang dapat mengurangi risiko. Tanpa kontrol audit, RS berisiko menjadi tertekan secara finansial, atau bahkan bangkrut.

2. Banyak RS gagal untuk menjaga kontrak mereka dengan organisasi perawatan terkelola.

Akibatnya, RS mungkin tidak mendapatkan biaya yang dapat mereka kenakan atau melewatkan kesempatan untuk menegosiasikan tingkat penggantian yang lebih baik. RS juga perlu memperhatikan tinjauan kepatuhan perusahaan asuransi. Ketika terjadi kesalahan pengkodean, maka ini dapat menyebabkan RS menagih terlalu sedikit kepada perusahaan asuransi. Memiliki kontrol yang tepat dapat menemukan masalah ini sejak dini dan mengembangkan rencana tindakan yang mencegah masalah menjadi serius.

3. RS juga sering memiliki masalah terkait audit dengan dokter mereka.

Seringkali, RS gagal untuk meninjau dan memperbarui perjanjian dokter sesuai dengan praktik terbaik. RS yang masih membayar gaji dokter, harus beralih ke pendekatan relative value unit untuk mengatur kompensasi. Terkait dengan auditor, RS dapat berkoordinasi dengan organisasi lain untuk berbagi biaya menempatkan auditor, serta mempekerjakan dan mempertahankan staf terbaik dalam mengelola proses audit.

[1] Diadaptasi dari tulisan Tony Colarossi , 2017, Why distressed hospitals need better internal audit controls