Pendahuluan

Penyusunan laporan keuangan merupakan suatu hal yang krusial bagi setiap organisasi. Untuk dapat menyusun laporan keuangan yang berkualitas, salahsatu hal yang harus diperhatikan adalah proses akuntansi dalam penyusunan laporan tersebut. Proses pertama, terutama bagi organisasi yang baru pertama kali menyusun laporan keuangan adalah membuat neraca awal (lihat pada tulisan sebelumnya PROSES AWAL DALAM PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN). Proses selanjutnya adalah mengerjakan proses transaksi harian beserta transaksi penyesuaiannya. Pencatatan(proses akuntansi) ini ditujukan untuk mendokumentasi transaksi keuangan suatu organisasi ke dalam laporan keuangan. Oleh karena itu, validitas laporan keuangan menjadi hal yang penting.

Pada tulisan ini, kami akan membahas mengenai proses transaksi harian dan transaksi penyeseuaian yang mungkin harus dilakukan dalam pelaporan keuangan. Serta bagaimana kendala yang mungkin akan ditemui oleh akuntan non puskesmas dalam pengerjaan proses ini.  Harapannya, pembahasan ini dapat membantu akuntan puskesmas dalam menerapkan penyusunan laporan keuangan yang lebih baik. Dalam tulisan ini, tidak akan membahas tekhnis jurnal, karena “proses penjurnalan” dilakukan melalui software akuntansi.

Proses penyusunan laporan keuangan & berbagai kendala yang dihadapi

Gambaran berikut merupakan proses penyusunan laporan keuangan dan berbagai kendala yang dihadapi oleh organisasi non puskesmas.

Proses penyesunan laporan keuangan

Berikut ini adalah beberapa hal terkait proses penyusunan laporan keuangan.

1. Proses transaksi harian

Dasar acuan dalam menyusun laporan keuangan adalah transaksi harian yang terjadi dalam organisasi selama periode terkait. Pada proses ini, akuntan harus dapat mengumpulkan bukti-bukti transaksi yang valid. Kemudian melakukan identifikasi dan analisis bukti transaksi. Selanjutnya adalah melakukan pencatatan terhadap bukti transaksi yang telah dianalisis dalam catatan jurnal. Transaksi harian yang perlu dicatat meliputi transaksi dalam;

• Jurnal pembelian; misalkan transaksi pembelian secara kredit.
• Jurnal penjualan; misalkan transaksi penjualan secara kredit.
• Jurnal penerimaan kas; misalkan transaksi penerimaan pendapatan.
• Jurnal pengeluaran kas; misalkan transaksi pembayaran biaya listrik, biaya ATK, dll.
• Jurnal umum; misalkan terdapat transaksi pengembalian barang.​

2. Memvalidasi pencatatan keuangan

Tidak semua yang berkaitan dengan transaksi keuangan organisasi tertuang dalam transaksi harian. Oleh karena itu, perlu dilakukan validasi transaksi untuk memastikan kembali nilai pencatatan atas transaksi harian telah sesuai. Begitu juga untuk memasukkan item transaksi yang belum masuk dalam pencatatan keuangan. Transaksi yang perlu divalidasi antara lain meliputi :

1. Mutasi bank

Salahsatu transaksi yang perlu divalidasi adalah transaksi mutasi bank. Pada umumnya, seringkali terdapat perbedaan pencatatan nilai transaksi dengan data pencatatan milik bank. Perbedaan ini dapat disebabkan oleh adanya perbedaan tanggal pencatatan, adanya bunga dan biaya administrasi, dll. Untuk menyesuaikan nilai transaksi atas perbedaan ini, maka akuntan harus membuat penyesuaian transaksi.

2. Persediaan

Hal yang tidak kalah penting adalah melakukan perhitungan fisik persediaan. Stock opname dilakukan untuk mengetahui jumlah stock secara riil di lapangan. Stock opname yang dilakukan secara rutin (setidaknya tiap akhir bulan) dapat membantu manajemen untuk melakukan pengendalian internal. Selain itu juga mencegah kerugian karena persediaan yang terlalu banyak/sedikit, risiko kehilangan, dll.

3. Transaksi sewa (apabila ada)

Transaksi sewa yang di maksud adalah transaksi pendapatan sewa atau hutang sewa yang telah berjalan. Artinya, perlu dilakukan penyesuaian berapa nilai sewa yang sebenarnya pada periode/bulan yang berkaitan.

4. Pencatatan penyusutan aktiva tetap

Penyusutan aktiva tetap merupakan salahsatu transaksi keuangan yang tidak tertuang dalam transaksi harian. Oleh karena itu harus dihitung terlebih dahulu beban penyusutan pada perode bulan terkait.

Berbagai kendala yang dihadapi dalam penyusunan laporan keuangan

• Ketidakpahamanan SDM dalam proses penyusunan laporan keuangan,

Organisasi harus memiliki SDM yang kompeten, dan memahami alur kerja organisasi beserta transaksi yang terlibat di dalamnya. Sehingga dapat mampu menyajikan laporan keuangan dengan tingkat kesalahan yang minim.

• Tidak tersedianya data dan bukti transaksi yang valid,

Data dan bukti transaksi merupakan dasar acuan dalam penyusunan laporan keuangan. Sehingga harus dipastikan validitasnya terlebih dahulu. Hal ini dilakukan agar laporan keuangan yang disajikan benar-benar mencerminkan gambaran keadaan keuangan organisasi yang sebenarnya.

• Tidak teraturnya pencatatan transaksi oleh staf terkait. 

Staf harus melakukan pencatatan transaksi dengan benar dan runtut sesuai waktu kejadian transaksi (secara kronologis). Salahsatu manfaatnya adalah untuk mempermudah proses penelusuran data.

Bahan pembelajaran bagi akuntan puskesmas

Berdasarkan dari penjelasan mengenai proses akuntansi dalam penyusunan laporan keuangan di atas, berikut adalah beberapa bahan pembelajaran yang dapat diterapkan puskesmas.

1. Transaksi harian;

Dalam transaksi harian, terdapat dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu;

• Pengumpulan bukti

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bukti transaksi merupakan dasar acuan pencatatan dalam penyusunan laporan keuangan. Oleh karena itu, bukti transaksi yang dikumpulkan tidak hanya harus lengkap, tetapi juga validitasnya terjamin.

• Penjurnalan

Penjurnalan merupakan proses dokumentasi bukti transaksi. Dalam proses ini, akuntan puskesmas harus dapat mengidentifikasi dan menganalisis bukti-bukti transaksi yang terlah dikumpulkan. Kesalahan dalam identifikasi bukti transaksi dapat menyebabkan klasifikasi penjurnalan yang salah, sehingga mempengaruhi validitas laporan keuangan. Risiko kesalahan akan lebih besar apabila akuntan puskesmas masih menggunakan pencatatan keuangan secara manual. Oleh karena itu, kami merekomendasikan organisasi puskesmas untuk beralih pada sistem pencatatan software akuntansi. Selain mengurangi risiko dari kesalahan SDM, penggunaan software akuntansi dapat mengurangi waktu dan kebutuhan SDM, lebih mudah dan tentunya auditable. Informasi mengenai software akuntansi untuk puskesmas dapat dilihat pada link berikut (A-BLU SOFTWARE KHUSUS PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN RSD & PUSKESMAS)

2. Transaksi akhir bulan/tahun

Transaksi akhir bulan/tahun merupakan transaksi penyesuaian atas transaksi yang terjadi selama periode akuntansi tersebut. Transaksi penyesuaian dilakukan untuk menyesuaikan nilai transaksi sesuai nilai aslinya pada akhir periode tersebut. Secara umum, transaksi yang sering dilakukan dalam puskesmas adalah sebagai berikut;

• Transaksi mutasi bank

Setiap transaksi terkait mutasi bank memang telah di lakukan dalam jurnal harian. Namun, biasanya banyak hal yang tidak terakomodasi dalam transaksi harian. Karena itu.,setiap akhir bulan Akuntan puskesmas harus memvalidasi rekap bukti transaksi bank (rekening koran) dengan buku besar bank dalam pencatatan puskesmas. Seringkali, perbedaan pencatatan nilai transaksi terjadi karena adanya biaya bunga, pendapatan bunga, biaya administrasi, atau pengakuan tanggal transaksi yang berbeda. Oleh karena itu, akuntan harus menyesuaikan pencatatannya dengan rekening koran dari bank.

• Stock opname persediaan

Dalam pelayanan kesehatan (termasuk puskesmas), penempatan persediaan bahan medis sering tersebar di berbagai ruang pelayanan. Misalkan ada yang ditempatkan dalam gudang farmasi, ruang UGD, ruang perawatan, dll. Penyebaran penempatan bahan medis ini sangat rawan dengan risiko kehilangan atau kerusakan. Sehingga bisa saja pencatatan mutasi persediaan yang selama ini dilakukan tidak sesuai dengan jumlah fisik persediaan yang sebenarnya. Oleh karena itu dibutuhkan stock opname (perhitungan fisik), untuk mengetahui berapa jumlah riil persediaan di setiap ruangan. Hal ini juga bermanfaat dalam proses penilaian HPP pada periode tersebut. Dalam pajak, penilaian persediaan hanya diperbolehkan menggunakan dua maca metode, yaitu metode FIFO dan metode rata-rata. Namun karena banyaknya persediaan bahan medis di puskesmas dan pertimbangan tingkat mutasi bahan medis yang cukup cepat, maka akan lebih baik menggunakan metode rata-rata. Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai metode penilaian persediaan ini, dapat dilihat dengan klik di sini.