Berikut adalah pembahasan lanjutan dari artikel MENGEMBANGKAN STRATEGIC COST MANAGEMENT YANG BERHASIL (Part 1), mengenai pertanyaan dalam review kategori biaya, menurut Tandon[1],

4. IS INFLATION REALLY A PROBLEM OR JUST AN EXCUSE?

Profesional yang malas dan salah informasi lebih sering menyalahkan inflasi ketika biaya meningkat. Namun professional yang mengandalkan rasionalitas (pintar), selalu akan menemukan cara untuk menjaga biaya tetap konsisten atau setidaknya di bawah tingkat inflasi. Hal tersebut merupakan salahsatu cara dalam membuat organisasi tetap menguntungkan.

Perlu diingat bahwa inflasi tidak mempengaruhi setiap biaya tunggal. Karena itu, apabila biaya meningkat, identifikasi dan telusuri penyebabnya. Salahsatunya, dengan cara menanyakan pada pemasok dan vendor terkait kenaikan biaya. Tanyakan apakah mereka juga mengalami kenaikan biaya, dan mengapa mereka melakukan hal tersebut.

5. ARE WE BALANCING RUTHLESSNESS AND INSPIRATION FOR OUR TEAM?

Banyak manajer tidak suka meninjau kegiatan operasional dan anggaran secara lebih dalam. Mereka tidak mau mengakui bahwa mereka telah banyak menghabiskan uang. Dan memangkas anggota tim mereka. Apabila ingin melakukan pengurangan/pemotongan biaya, perhatikan anggaran yang ada. Dalam konteks ini, kepemimpinan sangat memainkan peran penting dalam melakukan pengurangan/pemotongan biaya yang bertanggung jawab dan berkelanjutan.

Strategi motivasi dapat memunculkan kompetisi internal untuk menginspirasi semua karyawan dalam bentuk menemukan peluang pengurangan biaya.

6. ARE OUR ATTEMPTED COST CUTS STRATEGIC OR CREATING CYCLICAL PROBLEMS?

Apabila pengurangan/pemotongan biaya dapat menciptakan biaya yang berbeda di area lain, strategi yang dilakukan tidak akan berhasil. Misalnya, apabila manajemen memutuskan untuk membangun sendiri elemen produk daripada membelinya, maka harus dipastikan bahwa hal ini merupakan SCM jangka panjang yang dapat diskalakan. Karena itu, diskusikanlah 2 pertanyaan berikut;

• Jika bisnis tumbuh dengan cepat, dapatkah organisasi mengantisipasi permintaan?,
• Jika strategi ini bergantung pada beberapa karyawan yang terampil, apa yang terjadi apabila ada satu orang yang pergi

Pertimbangkan juga peningkatan efisiensi. Apabila manajemen mengambil alih bagian produksi, mungkin dapat membuat biaya tetap rendah, namun tim telah memiliki lebih banyak pengalaman dan dapat bergerak lebih cepat, sehingga dapat memangkas biaya dalam jangka panjang. Pertimbangkan juga terkait penggunaan tekhnologi. Karena teknologi juga dapat membantu mengurangi biaya. Banyak solusi teknologi yang dapat membantu tim untuk melakukan lebih banyak dan lebih cepat.

7. HOW OFTEN ARE WE REVIEWING COSTS?

Manajemen biaya bukanlah inisiatif dalam satu waktu atau kurun waktu tertentu. Karena itu, anggota tim harus selalu fokus untuk menjaga biaya tetap rendah dari waktu ke waktu. Setiap triwulan, lakukan pertemuan setengah hari untuk meninjau secara formal semua biaya. Diskusikan terkait beberapa biaya yang mengalami kenaikkan, dan bagaimana cara mengatasinya.

Pastikan bahwa setiap departemen dan tim merasa berperan. Ide-ide terbaik sering datang dari karyawan frontline yang melihat pemborosan secara langsung. Karena itu, pastikan mereka merasa berperan.