How to Drive Down Aging Hospital Receivables[1]

Manajemen siklus pendapatan yang akurat dan efisien sangat penting untuk mempertahankan arus kas positif di fasilitas kesehatan. Mempertahankan kondisi keuangan RS yang positif mengharuskan pemrosesan klaim dan pembayaran dikelola secara efektif dan klaim dapat dilacak di semua titik sehingga masalah dapat segera ditangani.

Dalam tulisannya, Yarsinsky mengemukakan bahwa RS harus belajar apa masalah mereka ketika mereka mengetahui keuangan mereka berkinerja buruk. Beberapa pertanyaan terkait masalah ini adalah;

• Apakah ini departemen penagihan?
• Apakah ini rekam medis?
• Mungkinkah masalahnya menyangkut biaya?

Pembayar pihak ketiga dapat menjadi kontributor utama terhadap perlambatan dalam siklus pendapatan RS. JKN (BPJS) atau perusahaan asuransi swasta dapat secara efektif menghindari klaim pembayaran dengan mengharuskan kepatuhan terhadap persyaratan mereka. Perubahan persyaratan secara terus menerus akan menyebabkan sesuatu yang diterima tahun lalu dapat menyebabkan penolakan tahun ini.

Faktor-faktor lain yang secara negatif mempengaruhi piutang RS antara lain adalah teknologi informasi, kurangnya komunikasi antara departemen siklus pendapatan, dan pelatihan personil yang tidak memadai dalam hal spesifik siklus pendapatan RS. Untuk mengubah kinerja siklus pendapatan yang buruk atau tidak efisien dan meningkatkan arus kas, tim manajemen harus mampu menerapkan solusi yang baik dari perencanaan dan melakukan tindakan yang efektif.

Berikut adalah beberapa langkah kunci yang dapat mengurangi waktu piutang RS (Yarsinsky, 2017):

• Tentukan jumlah hari piutang ideal tergantung pada jenis fasilitas dan spesifik pembayar. Identifikasi ini merupakan langkah awal untuk mencapai tujuan.
• Bekerja dengan dokumentasi yang tepat waktu dan akurat. Melakukan evaluasi terhadap waktu penyelesaian piutang, dapat menemukan inefisiensi yang dapat diperbaiki.
• Tetapkan "clean claim". Tetapkan tujuan untuk mendapatkan clean claim dalam waktu 48 jam setelah menerima dokumentasi yang diperlukan. Dan buatlah sasaran untuk menindaklanjuti penolakan elektronik pada klaim yang diunggah dengan jelas.
• Mengelola proses penolakan klaim secara efektif memenuhi tujuan RS. Hal ini terkait dengan pentingnya ”waktu piutang” untuk menjaga siklus pendapatan RS.
• Pastikan RS memiliki proses untuk melakukan pelacakan penolakan dan pastikan staff memahami bagaimana penolakan harus ditangani untuk meminimalkan waktu pembayaran. Mengkomunikasikan proses penolakan klaim sebagai bagian dari prosedur pengaturan siklus pendapatan dapat secara efektif mengurangi waktu piutang.
• Mengajarkan staff RS mengenai kebijakan khusus pembayar untuk memastikan bahwa staff memiliki akses ke pelatihan tentang persyaratan untuk JKN (BPJS) dan perusahaan asuransi swasta.

Penutup

Pada saat ini RS menghadapi system pembayaran yang berubah. Karena itu, tagihan dan penagihan adalah salah satu aspek yang paling penting dalam mengelola bisnis RS. Kondisi keuangan RS yang tidak sehat bias diakibatkan oleh tingkat turnover piutang yang menurun dan jadwal pengumpulan piutang yang memburuk. Apalagi, untuk mengubah siklus pendapatan yang bermasalah bukanlah hal yang mudah. Sebagian besar RS harus terlebih dahulu menentukan apa yang salah dengan infrastruktur siklus pendapatannya dan kemudian menyusun rencana kerja yang akan dilakukan untuk mencapai perubahan yang diperlukan sambil mempertahankan arus kas untuk sementara.

Ketika umur piutang mencapai titik yang tidak normal, RS perlu melakukan berbagai kebijakan. Apa pun kebijakan yang dilakukan RS terkait piutang, tetap perlu dilakukan melalui perencanaan yang tepat dan mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk menghasilkan kinerja maksimum. Hal ini merupakan kunci keberhasilan upaya pengelolaan piutang yang sukses.