Pendahuluan

Oranisasi pelayanan kesehatan termasuk RS, diharapkan dapat memberikan layanan dengan tingkat kesalahan ”Zero” atau setidaknya mendekati. Hal ini menjadi krusial, karena RS sangat terkait dengan keselamatan nyawa pasien. Kesalahan dalam pemberian layanan bisa disebabkan oleh human error, managerial, ataupun sistem dan alur kerja.  Kesalahan karena human error ataupun manajerial, bisa dikurangi melalui pelatihan. Sedangkan, kesalahan yang diakibatkan oleh sistem dan alur kerja harus dilakukan review dan perbaikan atas hal tersebut. Sistem & alur kerja, bisa diperbaiki melalui penerapan prinsip Dynamic Work Design (DWD). 

 DWD merupakan kumpulan prinsip dan struktur yang memandu perilaku manusia saat proses kerja dalam organisasi, termasuk menemukan dan memperbaiki masalah serta melakukan perbaikan. Konsep DWD ini, telah banyak digunakan untuk mendesain alur kerja (dapat juga digunakan untuk mendesain alur pasien), dan telah sukses di banyak industri lain. Penggunaan prinsip DWD di RS, dapat meningkatkan aliran proses dan kesembuhan, yang mengarah ke hasil yang lebih baik bagi pasien, dengan biaya sistem yang lebih rendah.

 Memahami DWD

Menurut Madden (2018)[1], Work design dalam DWD berfokus pada perancangan pekerjaan yang memperhitungkan keterampilan & kemampuan pelaksana tugas. Work design tidak bisa didasarkan pada karyawan ideal, yang jarang ada. Oleh karena itu, work design harus diupayakan untuk menciptakan karya yang mengenali kekuatan & kelemahan karyawan, serta menciptakan dasar untuk mengembangkan pekerjaan yang akan melibatkan & memuaskan mereka yang diberi tugas. Berikut ini adalah tiga kriteria utama yang diuapayakan untuk dipenuhi oleh work design (Madden, 2018);

1. Memahami hasil. Orang yang melakukan pekerjaan harus memahami alasan mengapa mereka diberikan tugas tersebut dan dapat menggunakan berbagai keterampilan dalam pelaksanaannya,
2. Memungkinkan kontrol individu. Orang akan merasa tugas mereka lebih menarik ketika mendapatkan setidaknya beberapa masukan atau kontrol atas bagaimana hal tersebut dilakukan,
3. Membangun umpan balik yang cepat. Menerima umpan balik yang teratur dan cepat dalam suatu pekerjaan dapat membuat orang termotivasi.

 Empat prinsip DWD dalam memperbaiki alur pasien

Seperti halnya beberapa metodologi perbaikan proses (misalnya Lean Processes dan Six Sigma), DWD menghasilkan solusi khusus, mengujinya, dan melakukan pemantauan lanjutan. Namun, tujuan spesifik DWD tidak hanya untuk melakukan perbaikan, tetapi juga untuk membuat pekerjaan lebih menarik dan bermanfaat bagi orang-orang yang melakukannya.  Mengacu pada tulisan Somlo dkk (2018)[2],  proses yang dirancang menggunakan DWD dicirikan oleh empat prinsip ini:

1. Continuously reconcile activity and intent. Hal ini dilakukan dengan mempermudah orang untuk mengetahui alasan mengapa mereka melakukan hal tersebut, dan memahami bagaimana kegiatan tersebut mempengaruhi hasil yang diberikan. Penelitian menunjukkan tentang bagaimana masalah aliran pasien mengarah pada hasil yang lebih buruk.
2. Connect the human chain. Menghubungkan rantai manusia, mengacu pada implementasi komunikasi melalui tatap muka dalam alur kerja. Interaksi antar SDM sangat efektif untuk mentransfer informasi yang kompleks.

Leverage structured problem-solving. Dalam mengatasi “pemecahan masalah terstruktur”, sangat terkait dengan bagaimana mendidik pekerja untuk mengetahui cara menilai kesalahan dan ketidakefisienan dengan menggunakan metode klarifikasi Structured Problem-Solving (SPS), alat lembar kerja dengan sub-bagian yang mengatur identifikasi masalah proses dan klarifikasi solusi. Pengalaman dengan SPS dapat memungkinkan orang melakukan pekerjaan di semua tingkatan untuk mengenali dan menerjemahkan masalah ke dalam perubahan yang dapat ditindaklanjuti. Misalnya, ketika anggota tim berpendapat bahwa penundaan terjadi karena tidak ada cukup tempat tidur ICU, maka manajemen dapat memandu mereka melalui analisis berbasis data dengan menggunakan data historis.

[1] Susanne Madden, 2018, Introduction to dynamic work design