KERANGKA TRANSFORMASI DIGITAL YANG UMUM
Pendahuluan
Transformasi digital merupakan keharusan bagi setiap organisasi bisnis di era ini. Namun, manajemen perlu memastikan bahwa pekerjaan transformasi tersebut harus dianggarkan secara strategis dan cerdas. Kepastian manajemen seperti itu sangat penting dan akan menentukan keberhasilan pekerjaan tersebut. Walaupun proses transformasi digital bisa jadi tidak pasti, namun bukan berarti tidak bisa mengetahui angka-angka di baliknya untuk membuat strategi organisasi menjadi masuk akal. Mengimplementasi langkah-langkah yang harus diambil sebelum memulai transformasi digital, harus dimulai dengan menetapkan kerangka transformasi tersebut.Tiga Langkah dalam kerangka transformasi digital
Kerangka transformasi digital sangat penting dalam memulai upaya transformasi digital dalam suatu organisasi bisnis. Menurut Singleton (2021)[1], Arcweb Technologies mengikuti kerangka transformasi digital dalam 3 langkah, yaitu: menganalisis tantangan, merancang solusi, dan membangun teknologi. Ketiga Langkah ini akan dibahas dibawah ini.- Phase 1: Analyze the Problem Fase
Pertama dan terpenting adalah perlu menganalisis masalah yang ingin diselesaikan. Jangan pernah mengadopsi teknologi demi “peningkatan”, tetapi kenalilah seluk beluk bisnis yang saat ini digeluti. Masalahnya bisa berupa proses bisnis internal yang menghambat kesuksesan karyawan, atau mungkin masalah yang berhubungan dengan pelanggan yang merugikan keuntungan. Fase ini kemungkinan besar memerlukan penilaian mendalam terhadap perusahaan dan teknologinya. Sebuah organisasi bahkan mungkin memerlukan proyek penelitian atau survei untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
Salah satu contohnya saat Arcweb meluncurkan aplikasi untuk perusahaan kesehatan digital yang membantu orang yang menderita migrain. Sebelum tim memulai untuk merancang aplikasi, didahului dengan survei dari calon pelanggan yang menjelaskan tantangan hal unik yang mereka hadapi terkait penyakit migrain. Hasil survei tersebut mengarahkan tim untuk membuat pilihan desain yang spesifik dan berpusat pada manusia yang menjadikan aplikasi lebih bernilai dan efektif bagi pengguna akhir.
Biaya pada fase ini sering kali bersifat statis, namun bergantung pada mitra luar yang dipilih untuk bekerja sama. Jika manajemen berencana untuk menyewa tim luar, inilah saat terbaik untuk mulai berkonsultasi dengan mereka. Banyak mitra transformasi memiliki pengalaman luas dalam melakukan penilaian strategi dan mitra yang ideal, dan juga akan membantu manajemen menganggarkan sisa proyek agar sukses. Diperkirakan, waktu yang diperlukan untuk langkah ini sekitar 2-4 minggu.
- Phase 2: Design a Solution
Setelah melakukan diagnosis masalah (atau mengidentifikasi peluang), kemudian dapat mulai untuk melakukan penyusunan rencana. Pada fase ini, manajemen akan memutuskan teknologi mana yang akan diadopsi dan bagaimana mengintegrasikannya ke dalam perusahaannya. Namun, menentukan jenis alat digital yang akan digunakan hanyalah sebagian kecil dari perjuangan tersebut. Manajemen juga perlu mencari tahu bagaimana teknologi tersebut akan selaras dengan tujuan organisasi bisnisnya dan di organisasi mana mereka akan mempekerjakannya. Tanyakan pada diri kita terkait dengan apa yang akan berubah dan apa yang akan tetap sama. Bagaimana cara memperkenalkan teknologi baru tanpa mengganggu proses yang berjalan dengan baik? Jangan lupa bahwa untuk mempertimbangkan kepatuhan dan bagaimana karyawan atau pelanggan akan bereaksi terhadap perubahan baru. Tidak semua orang siap mengadopsi teknologi baru. Namun, harus dipastikan bahwa teknologi baru ini benar-benar bermanfaat bagi masyarakat dan mengomunikasikan manfaatnya secara efektif, sehingga manajemen akan mendapat dukungan yang lebih kuat untuk transformasi tersebut.
Fase ini sangat penting dari sudut pandang penganggaran, karena solusi yang ditetapkan pada fase desain akan menentukan berapa banyak waktu, tenaga, dan sumber daya yang perlu diinvestasikan di dalamnya. Jika fase strateginya adalah mensurvei lahan, bayangkan fase desain sebagai pembuatan cetak biru untuk bangunan tertentu. Setelah memiliki cetak biru sebenarnya, kemudian manajemen juga akan mengetahui betapa sulitnya membangun dan menerapkannya. Jangka waktu dalam proses ini diperkirakan akan memakan waktu sekitar 6-8 minggu.
- Phase 3: Build the Technology
Fase ini merupakan bagian yang menarik untuk mewujudkan transformasi organisasi. Pada fase ini, manajemen akan membangun dan atau mengintegrasikan teknologi baru ke dalam bisnis. Riset dan perencanaan yang dilakukan pada dua fase pertama, akan membantu supaya percaya diri mengaktualisasikan strategi transformasi. Saat memasuki fase pembangunan, bersikaplah fleksibel. Transformasi digital tidak dapat diprediksi, sehingga kemungkinan besar anda akan menghadapi hambatan. Sangat penting bagi manajemen untuk menyusun anggaran tangkas yang memiliki ruang untuk modifikasi.
Garis waktu dan anggaran sebenarnya untuk fase pembangunan (juga disebut implementasi), hampir seluruhnya bergantung pada apa yang ingin dibangun. Bagi sebagian besar transformasi digital, fase ini juga mewakili sebagian besar waktu dan biaya proyek. Jangka waktu langkah ini diperkirakan memakan waktu sekitar 3-6 bulan
[1] Siara Singleton, 2021, How To Budget For A Digital Transformation Journey