Pendahuluan

Banyak organisasi sepakat bahwa karyawan merupakan aset terpenting. Karena itu, agar pengelolaan SDM menjadi lebih baik maka organisasi perlu membuat system SDM. Melalui sistem SDM, akan dapat membantu organisasi dalam mengelola sumber dayanya secara konsisten dan memberikan informasi untuk keputusan manajemen. Namun, untuk mengembangkan sistem yang efektif, perlu mempertimbangkan banyak faktor dalam menangani tugas-tugas seperti merekrut karyawan baru, kompensasi, promosi, perencanaan pensiun, dll.

Menurut Markgraf[1], ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam mengembangkan system manajemen SDM, yaitu; 1) tujuan, 2) fungsionalitas, 3) Keamanan, dan 4) pelaksanaan.

Tujuan

Tujuan keseluruhan dari sistem ini adalah untuk meningkatkan administrasi SDM sekaligus meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Untuk mencapai tujuan ini, sistem yang dibuat harus mengotomatiskan fungsi standar dan membuat pengiriman layanan kepada karyawan lebih nyaman. Sistem semacam itu mengumpulkan dan menyimpan lebih banyak informasi daripada sistem manual. Agar efektif, sistem ini harus dapat menyajikannya dalam bentuk yang dapat digunakan manajer untuk membuat keputusan personalia.

Fungsionalitas

Sistem informasi SDM yang akan dibuat, harus dapat melacak profil karyawan dan mengelolanya. Sistem yang lebih maju biasanya akan mengembangkan deskripsi posisi dalam organisasi, mencocokkan profil karyawan dengan posisinya, dan merekomendasikan pelatihan untuk tiap profil. Manajer dapat menggunakan sistem ini untuk merencanakan promosi karyawan yang cocok dengan profil mereka, sambil mengevaluasi kinerja terhadap persyaratan posisi yang dibutuhkan. Fungsi perencanaan membantu manajer menunjuk satu atau lebih pengganti, yang mungkin cocok untuk penggati karyawan yang hilang.

Keamanan

Sistem manajemen SDM yang dibuat harus mampu melindungi privasi karyawan dan memastikan bahwa data tersebut akurat, serta informasinya tetap dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Saat mengembangkan sistem, pastikan bahwa terdapat hak akses menggunakan nama pengguna dan kata sandi, dan dapat merekam aktivitas pengguna user. Biasanya, sistem tersebut menyediakan akses untuk melihat data, mengubah data dan mengubah struktur basis data. Prosedur yang mengatur perubahan pada informasi harus dipastikan hanya dimodifikasi bila perlu.

Pelaksanaan

Faktor kunci dalam mengembangkan sistem SDM adalah bagaimana system tersebut direnanakan untuk diimplementasikan. Pergantian pada sistem baru harus dilakukan tanpa mengganggu aktivitas operasional organisasi dan pengiriman layanan kepada karyawan. Selain itu, karyawan juga akan memerlukan pelatihan terkait sistem baru. Pada tataran implementasi system apapun, biasanya organisasi sering merencanakan operasi paralel dari sistem lama dan baru untuk waktu yang terbatas, dan pelatihan berlangsung sebelum dan selama waktu ini. Oleh karena itu, ketika sistem baru mengambil alih, sistem lama tetap dapat diakses untuk data historis apabila diperlukan.