Besaran anggaran dalam transformasi digital suatu organisasi, tidak sama dengan besaran anggaran transformasi digital di organisasi lainnya. Karena itu, anggaran yang akan disiapkan (direncanakan) manajemen suatu organisasi bisnis dalam transormasi digital, harus cukup memadai dalam mewujudkan strategi tersebut. Walaupun demikian, manajemen juga harus memegang prinsip konservatif agar transformasi tersebut dapat menghasilkan ROI. Manajemen juga sebaiknya bekerja sama dengan mitra luar mana pun agar mendapatkan masukan dan keahlian mereka, dengan tujuan membentuk anggaran hemat biaya dalam organisasi yang unik.Menurut Singleton (2021)[1], dalam melakukan transformasi digital terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi anggaran transformasi digital, yaitu: Type of Digital Transformation Initiative, In-house Resources vs. Outside Resources, Company Size and Scope, Digital Transformation Timeline. Faktor-faktor tersebut akan dibahas di bawah ini.
Type of digital transformation Initiative
Apakah manajemen berencana membuat dasbor alur kerja baru untuk karyawannya?. Mungkin manajemen akan memutuskan secara resmi untuk pindah ke cloud. Tek Systems melaporkan bahwa 3 tujuan utama transformasi digital adalah untuk meningkatkan pengalaman dan keterlibatan pelanggan, mengurangi inefisiensi operasional, dan mengganti atau meningkatkan sistem IT lama. Tujuan transformasi dan teknologi yang dipilih manajemen untuk mengatasinya akan mempengaruhi anggaran yang ada.
In-house Resources vs. Outside Resources
Jika manajemen memiliki keahlian yang diperlukan untuk proyek tersebut, maka mereka dapat membentuk tim transformasi internal. Pertimbangkan berapa banyak waktu yang dapat mereka alokasikan untuk inisiatif ini dan tentukan apakah menarik mereka dari tanggung jawab lainnya akan sepadan dengan waktu yang dihabiskan perusahaan. Jika manajemen merasa tidak masuk akal untuk memanfaatkan bakat yang ada atau tidak memiliki ahli di bidangnya yang dibutuhkan, maka bekerja dengan mitra luar adalah pilihan yang bagus. Manajemen mungkin dapat mempercepat jadwal dan bahkan mengurangi keseluruhan biaya proyek.Jika ada sistem perusahaan yang kurang dimanfaatkan, maka manajemen mungkin dapat memanfaatkan teknologi yang ada. Proyek integrasi yang lebih sederhana, seperti integrasi EHR atau Epic, dapat memobilisasi tumpukan teknologi yang sudah dimiliki. Tingkat adopsi teknologi yang ada dan sumber daya luar yang perlu dibawa akan mempengaruhi anggaran.
Ukuran dan industri bisnis dalam suatu organisasi bisnis dapat mempengaruhi anggaran secara signifikan. Jika organisasi yang ada merupakan perusahaan B2B kecil, maka sasaran yang mungkin adalah bergantung pada beberapa klien utama. Sementara, untuk perusahaan B2C besar mungkin ingin meningkatkan proses yang akan digunakan oleh jutaan pelanggannya.
Digital Transformation Timeline
Kapan transformasi digital berakhir? Beberapa inisiatif transformasi merupakan usaha yang terus berkembang. Karena itu, KPI yang telah ditetapkan harus membantu mengidentifikasi bagaimana perjalanan transformasi digital berlangsung, namun beberapa inisiatif akan memiliki rentang waktu kapan implementasi harus selesai atau menghasilkan ROI. Manajemen dapat mengoptimalkan cakupan, anggaran, atau jadwal, tetapi tidak yang lainnya. Jika manajemen mempunyai keterbatasan waktu, maka bersiaplah untuk mempertimbangkannya dalam anggaran (dan ruang lingkup) organisasi.[1]Siara Singleton, 2021, How To Budget For A Digital Transformation Journey