Pendahuluan

Pengelolaan berbagai persediaan penting di RS, perlu dilakukan manajemen untuk meyakinkan bahwa telah tersedia persediaan yang cukup dalam mendukung aktivitas operasional. Pada era pandemi (COVID-19) seperti saat ini, manajemen RS perlu menemukan cara baru dalam mengamankan, melacak, dan memprediksi pola penggunaan persediaan penting tersebut. Cara baru dalam pengelolaan persediaan, perlu dilakukan manajemen untuk meyakinkan ketersediaan alat pelindung diri (APD) dan persediaan ventilator. Hal ini juga seperti yang dibahas dalam webinar terkait mengelola tantangan pasokan secara efektif (BD-sponsored webinar on effectively managing supply challenges).

Inventory management amid COVID-19 (www.pharmacypracticenews.com)

Steve Sapilewski (director of platform marketing for BD), mengatakan bahwa pengelolaan inventaris dilakukan sebagian besar berdasarkan biaya item, padahal item yang dikelola secara keseluruhan tersebut bukan merupakan komponen yang sangat mahal dari keseluruhan inventaris. Karena itu, Sapilewski merekomendasikan agar RS & organisiasi pelayanan kesehatan menggali data mereka dan mengidentifikasi barang-barang penting lainnya, seperti persediaan saluran udara. Menurut Evelyn Willett, BSN, RN, CNOR (a senior clinical consultant with BD), terdapat tiga langkah untuk proses ini, yaitu:

1. Lindungi apa yang dimiliki. Ketahui apa yang ada di inventaris dan di mana letaknya, serta pastikan inventaris tersebut tidak keluar dari fasilitas.
2. Lacak apa yang anda gunakan. Pastikan bahwa perangkat lunak manajemen persediaan yang ada dapat memberikan akses ke laporan, hanya dengan menekan beberapa tombol untuk data secara real time.
3. Memprediksi pola. Gunakan analitik untuk membantu manajemen dalam mengelola level persediaan, berdasarkan pola penggunaan.

Manajemen harus tahu apa yang terjadi di fasilitasnya, & memahami bahwa ini adalah situasi yang berubah-ubah, dan dapat secara proaktif mempersiapkan setiap lonjakan yang mungkin terjadi. Menurut Sapilewski, manajemen juga perlu memilih terkait keamanan yang berkaitan dengan APD, suplai jalan napas, dan barang-barang pentingnya. Misalnya, bisa jadi di unit atau bangsal tidak dilakukan pengamanan barang-barang tersebut, tetapi mereka hanya pergi ke area dengan cara yang lebih terbatas, dengan sebagian besar persediaan disimpan di lemari terkunci. Manajemen juga harus memperkirakan perlunya keamanan di setiap lantai, dan melihat ketersediaan lemari pengeluaran otomatis (ADC/automated dispensing cabinet). Apabila tersedia, maka manajemen harus menilai item yang saat ini disimpan di lokasi tersebut yang dapat dipindahkan ke tempat lain, atau di luar penyimpanan yang aman, untuk mengosongkan ruang.

Willett mencatat bahwa Institute for Safe Medication Practices (ISMP) merekomendasikan penguncian APD di ADC, dan survei Becker's Hospital Review terhadap 75 pemimpin RS di 10 negara bagian (di AS) yang paling parah terkena COVID-19, juga menemukan bahwa mereka merekomendasikan untuk mengamankan APD dan mendistribusikannya secara internal, melacak nomor beberapa kali per hari dan mungkin mendirikan pusat logistik untuk mendapatkan persediaan dengan cepat ke lantai saat habis. Selanjutnya, Mr. Sapilewski merekomendasikan untuk memanfaatkan kapasitas sistem yang ada secara maksimal untuk laporan operasional harian. Menurutnya, data adalah segalanya, dan manajemen harus memanfaatkan pelaporan dengan waktu yang lebih singkat untuk visibilitas data yang mendekati real time.

Contoh laporan operasional sehari-hari yang penting termasuk laporan inventaris, akurasi inventaris, ringkasan kehabisan stok, & kedaluwarsa produk. Manajemen dapat menggunakan pelaporan kehabisan stok untuk mengidentifikasi indikator awal untuk item yang paling terpengaruh, & mungkin perlu memiliki lebih banyak di rak secara konsisten. Selain pandangan operasional sehari-hari, Mr. Sapilewski mengatakan bahwa penyimpanan & konsolidasi data jangka panjang sangat membantu untuk pelaporan & prediksi analitis, sehingga mendorong praktik terbaik. Menurutnya, manajemen dapat melihat tren secara musiman & tahunan. Karena itu, memiliki gudang data dengan kemampuan jangka panjang juga memungkinkan manajemen untuk mengkonsolidasikan data di berbagai fasilitas dalam sistem kesehatan. Alat-alat ini juga biasanya menyediakan beberapa tingkat indikator kinerja utama yang digabungkan dengan dasbor kinerja manajemen. Karena itu, manajemen harus bersikap proaktif dan lakukan penyesuaian sebelum indikator-indikator ini berdampak buruk pada organisasi atau bahkan dapat menghentikan bisnis karena tidak memiliki persediaan yang sesuai yang dibutuhkan.